A cada trimestre (também chamado de quarter), cada círculo se reúne para definir metas específicas para o período. As metas definidas devem se alinhar às metas anuais definidas, englobando os mesmos indicadores. Suas definições seguem a seguinte lógica:

• As metas trimestrais estratégicas sempre são definidas com as mesmas métricas das metas do ano, considerando a contribuição daquele trimestre. Por exemplo, uma parcela trimestral de uma meta acumulada do ano, ou uma média aceitável dentro da média esperada da métrica para o ano.

• As metas trimestrais operacionais representam algumas prioridades secundárias definidas pelo círculo, que podem contribuir com as metas anuais naquele período. São acessórias, e recomenda-se que não superem o número de metas estratégicas para o período. As metas operacionais não precisarão ser cadastradas no Podio e não serão monitoradas pelo Círculo de Operações. Porém, recomenda-se utilizar o sistema para centralizar os controles em um mesmo local.

• As ações estratégicas representam os projetos que serão executados pelo círculo para promover o alcance de certas metas previstas para o quarter. Como são efetivamente ações que causam mudanças significativas nos resultados, na estrutura ou na dinâmica de trabalho do círculo, recomenda-se que sejam poucas por período. Poderão ser acompanhadas pelo Círculo de Operações, nas Reuniões de Análise Estratégica e Financeira (definidas abaixo) ou em momentos esporádicos. Caso estejam registradas, terão suporte do time de Operações.

O processo sugerido para a elaboração desse planejamento trimestral é o seguinte:

1. Criação das metas estratégicas trimestrais: As métricas trimestrais são desdobramentos diretos das metas anuais, ou seja, são recortes daquele número em um período menor. Por exemplo: uma meta de faturamento trimestral nada mais é do que a contribuição daquele trimestre para a meta anual de faturamento, assim como uma meta de bem estar trimestral será um dos números que irá compor a média de bem estar no ano. A definição da parcela de contribuição daquele quarter para a meta total do ano é do responsável pela meta, que deverá propor um número a cada quarter que se inicia. É fundamental considerar os resultados passados na projeção dos resultados futuros. Por exemplo: caso o resultado de faturamento do Q1 seja abaixo da meta, é fundamental reprojetar os próximos meses para compensar o resultado insatisfatório.

2. Criação das metas operacionais trimestrais: Tendo em vista as aspirações das o círculo para cada quarter, é fundamental que o círculo reflita sobre outras métricas que, caso alcançadas, podem contribuir consideravelmente para o avanço das metas do ano. É fundamental priorizar, e considerar que as metas operacionais só existem para contribuir com as metas estratégicas, e não são um fim em si só.

3. Criação das ações estratégicas: A partirnos das metas trimestrais, o círculo deve definir se têm ações que devem ser executadas para que as metas sejam alcançadas. Por ações estratégicas, entende-se ações que têm impacto significativo nas metas ou no trabalho, e não continuação de coisas que são realizadas no dia a dia.

4. Apresentação final do plano do trimestre: após a definição das metas trimestrais e das ações, sugere-se realizar uma reunião, de no máximo uma hora, onde os responsáveis por cada meta e ação do círculo para o quarter os apresentam e recebem feedbacks e sugestões dos demais. Feito isso, as metas e ações devem ser inseridas nos seus respectivos apps do Podio, e passam a ser gerenciadas por lá.