O orçamento poderá ser acompanhado, ao longo do ano, por meio de duas principais visualizações:

1. Por item, que permite uma visualização do desempenho orçamentário da empresa no formato de DRE, trazendo uma visão de resultado operacional.

2. Por centro de custo, que permite uma visualização do desempenho orçamentário da empresa por alocação, trazendo uma visão de eficiência na alocação dos recursos.

Em cada uma das visualizações, poderão ser acompanhados os resultados mês a mês daquela perspectiva de acordo com três status possíveis:

• Planejado: se refere ao número que constava no orçamento definido inicialmente, elaborado a partir desse acordo como um desdobramento direto do planejamento estratégico. Tende a ser igual, ou muito próximo, dos números da DRE invertida.

• Realizado: se refere ao resultado real daquele item/centro de custo no mês, calculado a partir das notas fiscais emitidas ou gastos registrados no NetSuite.

• Reprojetado: se refere ao número reprojetado de uma linha do orçamento a partir da comparação entre o planejado e o realizado. pode ser reprojetado para cima (como no caso de faturamento abaixo do planejado nos meses anteriores, que pode levar a uma reprojeção para cima como forma de compensar), ou para baixo (como no caso de redução de custos).

Vale destacar que ambas as visualizações são apenas recortes diferentes de uma mesma realidade, dado que todo gasto conta com um centro de custos e um item relacionado.

CADASTRO DO PLANEJADO

Como descrito acima, o time de operações A&D deve receber as planilhas de planejamento orçamentário de cada empresa, e deve consolidar os dados de todas as empresas e processar as bases para garantir a visualização e comparabilidade com o realizado e reprojetado, descritos a seguir.

ATUALIZAÇÃO DO REALIZADO

O time de operações A&D deve atualizar, semanalmente, o resultado realizado do orçamento das empresas, a partir dos cadastros feitos no NetSuite, de forma a trazer uma visão sempre atualizada do orçamento, permitindo a realocação dinâmica de recursos.

ATUALIZAÇÃO DO REPROJETADO

Nas Reuniões de Análise Estratégica e de Finanças (RAEF), prevista no Acordo de planejamento e gestão estratégica anual, o time de operações A&D já terá levantado o realizado do orçamento e compartilhado com as empresas. A parte da reunião referente ao desempenho orçamentário será de avaliação do planejado/reprojetado vs. realizado por item ou centro de custo (a visualização que fizer mais sentido na análise), e o time de operações A&D deverá trazer recomendações de cursos de ação possíveis (como a redução de certos centros de custo, redistribuição de gastos, etc).

Vale destacar que a autonomia para definição dos números reprojetados é da pessoa no papel de coordenação, mas é responsabilidade do time de operações A&D atualizar as bases de dados com os números definidos.

TRANSPARÊNCIA ORÇAMENTÁRIA

Feitas as atividades acima, todas as pessoas que quiserem ter acesso às informações de orçamento (como os responsáveis por centros de custos), poderão fazê-lo por meio do dashboard de gestão orçamentária, desenvolvido e atualizado pela equipe de operações A&D. É fundamental que cada empresa tenha seus rituais para revisitar esses números, promovendo uma alocação de recursos mais consciente a partir das informações geradas.

ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS DOS ITENS

À medida que os números realizados do orçamento são preenchidos, as pessoas em papéis de coordenação devem acompanhar os resultados de cada item e seu impacto na DRE realizada, para possivelmente realocar gastos a partir da avaliação dos gastos já efetuados, ou mesmo do faturamento realizado. Sugere-se sempre analisar os itens verticalmente (ou seja, do mais representativo ao menos representativo), para buscar as maiores alavancas de realocação, assim como acompanhar as tendências mensais dos itens mais representativos ao longo do ano.

ACOMPANHAMENTO DA EVOLUÇÃO DOS RESULTADOS DOS CENTROS DE CUSTOS

Além do acompanhamento os itens, as pessoas em papéis de coordenação devem acompanhar os resultados de centro de custos, como forma de acompanhar a eficiência orçamentária de cada unidade da empresa (unidade aqui definido da forma como o círculo preferir na criação dos centros de custos). Assim como com os itens, sugere-se sempre analisar os centros de custos verticalmente (ou seja, do mais representativo ao menos representativo), e estar próximo dos responsáveis por cada centro de custos para ajudá-los a realocar gastos se necessário, a partir da reprojeção mensal.

REPROJEÇÃO MENSAL

Como destacado anteriormente, as pessoas em papéis de coordenação deverão fazer, com o auxílio do time de operações A&D, uma reprojeção do orçamento dos meses seguintes a partir do resultado de meses anteriores, como a redução de certos centros de custos (no geral, uma realocação mais intuitiva de ser feita do que por item, que pode ser realizada também). É fundamental um contato constante com as pessoas responsáveis pelos centros de custos, para que nenhuma dessas reprojeções gere surpresas no time da empresa (por isso mesmo o acompanhamento detalhado nos dois itens anteriores é fundamental).

ALOCAÇÃO DE INVESTIMENTOS

Para acima de 1% do faturamento planejado, e cujo retorno esperado não se dá por completo dentro do ano fiscal corrente, é fundamental que seja feito um processo de aconselhamento com o Comitê de Gestão Financeira, que deve trazer um ponto de vista construído coletivamente pelos participantes acerca do investimento, assim como possíveis recomendações (como por exemplo, a execução de investimentos semelhantes entre empresas de forma coletiva).

É fundamental apresentar, além da descrição e do valor do gasto, o prazo previsto de reembolso e o retorno esperado (quantitativo e qualitativo) do gasto, assim como possíveis riscos previstos.

Pode-se submeter esses investimentos nas reuniões mensais do comitê, e os participantes podem propor um prazo razoável, ainda que curto, para oferecer uma opinião.

ACOMPANHAMENTO DOS REGISTROS DE PAGAMENTOS

As pessoas responsáveis por centros de custos são, por consequência, responsáveis pelo cadastro de itens dentro deste centro de custo no NetSuite. Isso não quer dizer que a pessoa precisa realizar, por si só, todos os cadastros, mas que torna-se imediatamente responsável por todos os gastos cadastrados lá, dado que será computado dentro do orçamento total do centro de custo (no caso de faturamento, o mesmo é cadastrado pela equipe de operações A&D). Dessa forma, é fundamental que a pessoa saiba o que está sendo cadastrado, assim como oriente os cadastros de gastos feitos por outras pessoas.

ACOMPANHAMENTO DOS CENTROS DE CUSTOS

As pessoas responsáveis por centros de custos devem acompanhar os resultados do centro de custos, como forma de acompanhar a eficiência da alocação dos recursos sobre sua responsabilidade. Sugere-se analisar, dentro dos centros de custos do qual se é responsável, quais os gastos mais representativos, como forma de poder mantê-los sob controle, assim como as flutuações mensais do centro de custo.

É fundamental também sempre fazer um comparativo do realizado com o planejado/reprojetado de acordo com a semana do mês: se a maior parte dos recursos de um centro de custo forem alocados no começo do mês, é possível que falte no final. Dessa forma, uma preocupação de distribuição inteligente de gastos ao longo do mês se torna fundamental para que a alocação seja eficiente.

ALOCAÇÃO DE RECURSOS DE FORMA DINÂMICA

A pessoa responsável pelo centro de custos pode tomar decisões de alocação dentro do centro de custo alocado para o mês como preferir, sem pedir permissões, considerando duas restrições:

1. Ela deve se comprometer a não estourar o limite planejado ou reprojetado para o(s) centro(s) de custos sob sua responsabilidade no mês, para que tenhamos maior previsibilidade e saúde financeira. Caso o resultado de um centro de custo estoure o previsto, isto deverá ser compensado de alguma forma mais à frente, seja por meio do aumento do faturamento necessário, da redução deste centro de custo ou da redução de outros centros de custos das empresas.

2. Ela só pode deslocar o valor orçado se ele for de mesmo item (ex.: fee por fee; ferramenta por ferramenta, etc). Quando é realmente necessário fazer a alteração por naturezas diferentes, a pessoa precisa fazer um aconselhamento com o time de operações A&D e com a coordenação do círculo empresa, que deve validar a decisão de deslocamento (dado seu possível impacto na DRE).