2.4.4. Consentimento de Acordos em Governança
SOBRE A NECESSIDADE DE CRIAÇÃO DE ACORDOS
Após subir uma tensão no backlog de governança Anga&Din4mo, é fundamental refletir sobre o impacto do acordo e sua relação com os demais acordos já existentes. As seguintes perguntas e respostas podem ajudar a endereçar uma proposta de acordo:
A tensão em questão necessita de uma resposta, restrição ou integração estabelecida a nível Anga&Din4mo, ou poderia ser endereçada de forma eficaz nas governanças dos círculos?
Se a resposta for o segundo ponto, sugere-se que seja conversado diretamente com os papéis sistêmicos dos círculos afetados.
A tensão em questão está dentro da área de responsabilidade de um papel existente, ou poderia ser tratada por meio da revisão das responsabilidades de um papel existente, inserindo esse tópico?
Se sim, sugere-se conversar com o ocupante do papel sobre a decisão a ser tomada, ou propor uma revisão de papel.
A tensão em questão já é abordada parcialmente por um acordo existente, ou poderia ser processada por uma revisão de um acordo existente?
Se sim, sugere-se propor a revisão deste acordo, antes de criar um novo acordo.
Nenhum dos casos anteriores.
Nesse caso, deve-se seguir com a construção da proposta.
SOBRE A ELABORAÇÃO DE PROPOSTAS DE ACORDOS
Para a elaboração da proposta de acordo, o energizador deve levar os seguintes pontos em consideração.:
Aplicação operacional: descrever com clareza informações como critérios de decisão, processos a serem seguidos para implementar a proposta, gatilhos que ativam o acordo, responsáveis, e qualquer outra informação necessária para o entendimento do impacto operacional da proposta.
Impacto financeiro: custo que a proposta gera (se aplicável), e como será alocado nos centros de custos existentes.
Alinhamento cultural/estrutural: destacar o possível impacto na cultura da organização, assim como novos comportamentos esperados.
SOBRE A ELABORAÇÃO DE PROPOSTAS DE ACORDOS
Para a elaboração da proposta de acordo, o energizador deve levar os seguintes pontos em consideração.:
Aplicação operacional: descrever com clareza informações como critérios de decisão, processos a serem seguidos para implementar a proposta, gatilhos que ativam o acordo, responsáveis, e qualquer outra informação necessária para o entendimento do impacto operacional da proposta.
Impacto financeiro: custo que a proposta gera (se aplicável), e como será alocado nos centros de custos existentes.
Alinhamento cultural/estrutural: destacar o possível impacto na cultura da organização, assim como novos comportamentos esperados.
SOBRE A DECISÃO DOS ACORDOS
Após a apresentação de uma proposta de acordo ao círculo de governança, é fundamental que os participantes da governança reflitam, além dos méritos da proposta em si, sobre os seguintes pontos:
Impacto operacional: como a proposta será implementada? Temos responsáveis claros? As ferramentas necessárias estão estabelecidas? É possível implementar a proposta em tempo hábil para que seus resultados previstos sejam alcançados?
Impacto financeiro: a proposta gera novos custos? Eles podem ser contemplados nos orçamentos existentes por meio de realocação de recursos?
Alinhamento cultural/estrutural: a proposta vai contra algum valor ou princípio declarado do Grupo? Ela vai contra algum acordo, papel ou círculo existente? Existe algum risco cultural causado pela proposta?
Além disso, é fundamental que a proposta seja apresentada em texto, para facilitar sua compreensão, rastreabilidade e cadastro no aplicativo de acordos. Apresentações, imagens e planilhas podem ser utilizadas apenas como referências para a proposta, não como a proposta em si.
SOBRE A COMUNICAÇÃO DOS ACORDOS
Após a tomada de uma decisão sobre um acordo, em até 3 dias os papéis sistêmicos de Anga&Din4mo devem comunicar a todos por meio de dois passos (além da atualização do app Acordos):
Deve-se criar uma página na Wiki ou revisar uma página existente, na seção acordos, com o acordo detalhado, assim como possíveis referências e guias.
Deve-se elaborar uma postagem sobre o acordo no blog de Anga&Din4mo, explicando a decisão que foi tomada e destacando os seus efeitos no trabalho de cada um (o que muda na minha vida?)