Seleção de Papel é um processo facilitado no qual membros da equipe decidem para quem atribuir um papel sobre o qual o círculo é responsável ou pelo qual eles serão afetados.

As pessoas são selecionadas com base na força dos motivos ou argumentos pelos quais elas são consideradas aptas ao papel, e não somente de acordo com os votos da maioria.

Detalhamento

A Seleção de Papéis indica um processo para escolher pessoas da própria equipe e de um número de candidatos. Entender porque um papel foi criado e no que isso implica ajuda as pessoas a fazerem uma escolha bem-informada sobre quem eles acham que seria mais adequado ao papel.

Preparação

1. Entendimento do Papel

Para que a seleção seja possível, é necessário que o papel esteja com descritivo completo no Podio e que as condições de sucesso e competências necessárias estejam bem especificada. Caso o papel já exista e não tenha passado por revisão nos últimos 6 meses, sugere-se uma revisão do mesmo (aprovado em governança).

2. Levantamento da tensão

Papéis Novos

Para que seja possível um processo de decisão e preparação das pessoas interessadas em assumir o papel, é necessário respeitar um tempo mínimo de antecedência, via tensão levantada no Podio, especificando critérios, quando houver.

Exemplos de Critérios

• Seleção para o papel de Facilitação no círculo X, onde foi consentido o critério de nomeação de mulheres apenas;

• Seleção para o papel de Representante do círculo X, onde foi consentido o critério de nomeação de pessoas com 6 meses ou mais no círculo;

Tempo Mínimo

• Papéis Novos: 1 semana entre a criação em Governança e a seleção;

• Papéis Existentes: 2 semanas entre o levantamento da tensão e a seleção;

Nesse período, qualquer pessoa em Anga&Din4mo poderá despertar o interesse pelo papel, e buscar informações sobre o Papel na área do Podio onde este se encontra, no respectivo aplicativo Papéis.

3. Reflexão sobre Competências

Antes de demonstrar interesse, é esperado que a pessoa tenha feito uma reflexão sobre as suas capacidades e motivações, bem como as responsabilidades e competências esperadas para assumir o papel.

Recomenda-se que as pessoas que decidirem demonstrar o seu interesse em assumir o Papel realizem um Processo de Aconselhamento, buscando coletar feedbacks sobre sua atuação nos papéis ou funções anteriores, conversar com pessoas que já ocuparam aquele papel ou papéis parecidos nos Círculos A&D ou outras organizações, e entender com as pessoas do círculo do papel quais as expectativas para aquela nova seleção.

Esse processo ajudará a pessoa interessada a entender suas motivações e conexão com o papel e ajudará também as outras pessoas do círculo a terem uma perspectiva mais completa para suas nomeações.

4. Restrições e Especificidades

O Processo de Seleção de Papel é um padrão de Governança do AngaOS que busca ser amplo para atender às diferentes possibilidades que um papel pode existir no sistema. Por isso, é importante estar consciente de algumas especificidades e restrições:

• Um mesmo papel pode ser ocupado por mais de uma pessoa?

  • Sim. Desde que isso não esteja especificado no papel, não há uma restrição sobre a quantidade de pessoas que podem ocupá-lo. Por exemplo, o papel de Facilitador de Projetos, na Tribo, ou o papel de Squad Leader na Eureca, são ocupados por mais de uma pessoa.

• Quantos papéis uma pessoa pode ocupar?

  • Não há uma limitação quanto ao número de papéis. Uma pessoa pode ocupar vários papéis e em círculos diferentes, desde que cumpra com as condições de sucesso. Caso o círculo entenda como importante, é possível estabelecer na criação/revisão do papel uma restrição para a seleção, como carga horária ou dedicação exclusiva.

• Todos os papéis seguem o mesmo processo de seleção?

  • Não. Podem haver acordos específicos para algum tipo de papel, como o Acordo de Seleção de Papeis de Coordenação de Círculos/Subcírculos, que deverão ser levantados como tensão e processados na Governança do Círculo, desde que não desrespeitem as premissas contidas neste padrão;

Seleção

O processo padrão de Seleção de Papel tem 10 etapas:

1. Apresentar papel

Apresentar informações como:

- a razão pela qual o papel foi criado (quais a tensão que será cuidada?)

- domínio

- responsabilidades

- condições de sucesso

2. Perguntas sobre o Papel

Verificação de que as pessoas entenderam de forma completa o papel que será selecionado. Esse processo pode ocorrer até todas as pessoas tirarem suas dúvidas, com a pessoa responsável pelo papel ou pela Facilitação da reunião respondendo às dúvidas uma a uma.

3. Anotar Nomeações

Os participantes escrevem o nome de uma pessoa que desejam nomear. Isto pode incluir auto-nomeação – se estiverem escolhendo pessoas de dentro da equipe – ou podem optar por passar a vez.

Caso a reunião seja virtual, podem enviar o nome da pessoa que desejam nomear para o facilitador por meio de uma ferramenta de conversas (chat).

Expressar interesses ou opiniões de antemão nessa etapa não é recomendado para evitar que os outros sejam influenciados.

4. Razões para Nomeações

Cada pessoa compartilha quem nomeou e porquê.

5. Reunir informações relevantes

O facilitador checa se há mais informações (além das razões já explicadas) que pode ajudar a equipe a tomar a decisão.

As pessoas que foram indicadas compartilham sua opinião em relação à nominação, como identificação com o papel disponibilidade e afins.

6. Alguma mudança?

O facilitador checa para ver se alguém quer alterar sua nomeação após ouvir as razões e informações passadas até aquele momento.

As pessoas que mudarem sua nomeação explicam o porquê.

7. Propor um candidato

Um facilitador é responsável por guiar ou sugerir um processo para identificar um candidato adequado, com base nas razões que ouviu.

Para fazer isso, um facilitador poderá:

- ele mesmo propor um candidato;

- convidar os candidatos para conversar entre si e então propor alguém;

- solicitar uma discussão;

- pedir para que outro / outros na equipe nomeiem alguém;

- usar outros meios criativos para identificar um candidato.

8. Colheita de Reações

O papel de Facilitação convida uma a uma todas as pessoas do grupo para trazer uma reação à proposição para o papel. As pessoas podem reconhecer, trazer preocupações e/ou sugestões em resposta à proposição, para o círculo ou para a pessoa indicada. Caso haja uma objeção, ela ainda não é apresentada.

9. Alguma objeção?

Uma vez que uma proposta é feita, o facilitador:

- pede para que as pessoas, uma de cada vez, indiquem se enxergam alguma razão pela qual a nomeação proposta poderá ser inadequada ou imprópria em relação ao contexto e necessidades às quais aquele papel deve servir - perguntando para a pessoa nomeada por último.

- pede para quem levantou uma objeção que explique o(s) motivo(s).

- decide junto com a equipe como tratar as objeções.

Algumas perguntas que podem ser úteis ao tratar as objeções:

- A proposta pode ser alterada? Alguns exemplos de possíveis alterações:

- designe um mentor para a pessoa que irá exercer o papel;

- selecione 2 (ou mais) pessoas para o papel;

- altere a duração do mandato;

- inclua algum tipo de treinamento.

- Alguma alteração pode ser feita ao papel?

- Faria mais sentido nomear alguma outra pessoa?

10. Celebrar

Faça uma pausa para reconhecer o fato de que um novo papel foi energizado e para agradecer à nova pessoa selecionada para o papel.