As equipes devem se encontram em intervalos regulares para formar, decidir e desenvolver acordos e estruturas que cuidem das tensões organizacionais. Dedicar um tempo focado para fazê-lo, preparar antecipadamente e agendar encontros aumenta o potencial de que as pessoas afetadas e aqueles com a responsabilidade de decidir possam participar.

Os detalhes

A reunião de governança pode incluir quaisquer passos que uma equipe julgar relevantes. É muito importante que o facilitador da equipe possa criar e compartilhar um pauta provisória antes do encontro, para ajudar a informar os participantes sobre as questões a serem abordadas e lhes dar o devido tempo para preparação. Isso inclui: ler documentação relevante, ter conversas relevantes, familiarizar-se com os tópicos, etc.

Uma pauta de governança pode ser construída a partir de itens do Backlog de Tensões - onde tensões que necessitam de decisões de governança podem ser coletadas e priorizadas e onde podem ficar as propostas relacionadas e instruções de preparos necessárias. A preparação prévia permite avaliar o número de tópicos que exigem atenção, o tempo aproximado que eles podem demorar e o que a equipe pode fazer para se preparar antes da reunião.

1. Check-in

2. Revisão da ata

3. Decisões de governança

4. Avaliação da reunião

5. Check-out

Observações:

• Com a utilização de um roteiro claro para a reunião é possível torná-la mais focada, além de gerar consistência, promovendo fortalecimento da cultura do time e permitindo a comparação da evolução ao longo do tempo.

• A reunião de governança tem 5 etapas, e é fundamental que todas sejam seguidas. Caso não haja tempo disponível, sugere-se processar menos itens de pauta.

• O(a) facilitador(a) deve convidar cada membro do grupo para compartilhar algo que será seu "check-in". Este pode ser um sentimento, uma reflexão a partir do dia anterior, uma atitude que trazem para a reunião, ou algo lúdico como "o animal que representa o meu humor hoje."

• O(a) facilitador(a) deve escolher a pergunta de check-in com base no grupo e no propósito do time.

Um por um os participantes da reunião fazem seu check-in, em ordem ou aleatoriamente. Uma vez que cada pessoa fez seu check-in, o check-in termina.

Essa etapa é de responsabilidade da(o) guardiã(o) do círculo, que deve:

• relembrar a todos do que ficou decidido na ata da última reunião e no o registro de governança;

Ao passo que o facilitador do círculo deve:

• checar se há itens de última hora para a pauta e a ajustar conforme necessário.

Nessa etapa se processam as tensões do círculo, listadas no backlog de governança ou emergentes no início da reunião. Os itens de pauta contam com:

• novas tensões de governança que requerem tomadas de decisão por consentimento para avançar, incluindo:

  • criar acordos;

  • criar e definir novos papéis e equipes (círculos);

  • excluir papéis, círculos e acordos existentes

• revisão de acordos, papéis ou círculos existentes cuja revisão está na data devida, ou cuja revisão foi proposta, seguindo os padrões de revisão;

• selecionar pessoas para exercer papéis, utilizando o padrão de seleção de papel.

Os métodos utilizados para tratar esses novos assuntos são os padrões Tomada de Decisão por Consentimento e Seleção de Papel.

Nessa etapa os participantes podem compartilhar apreciações e sugestões de melhoria relativas a:

• Eficácia: se os objetivos da reunião foram alcançados.

• Facilitação: se os processos da reunião foram conduzidos da melhor forma.

Clima: se a reunião foi agradável para todos os participantes.

• O check-out da reunião de governança começa com uma celebração - reconhecer os resultados e quaisquer desafios encontrados e cuidados.

• O facilitador deve convidar cada membro do grupo para compartilhar algo que será seu "check-out". Este pode ser um sentimento, uma reflexão, a coisa mais importante que se leva da reunião. O facilitador deve escolher uma pergunta de check-out com base no grupo e no propósito do time.

Um por um os participantes da reunião fazem seu check-out, em ordem ou aleatoriamente. Uma vez que cada pessoa fez seu check-out, o check-out termina e a reunião termina.