As pessoas intencionalmente prestam atenção às tensões que experienciam no decorrer de sua atividade diária para identificar como otimizar os resultados dentro das estruturas existentes.

Os detalhes

Os processos de Operações baseiam-se no pressuposto de que todos os problemas, desafios e oportunidades percebidos são sintomas de novas informações buscando emergir. Munidos dessas informações, pessoas que ocupam papéis podem encontrar caminhos mais eficientes e eficazes para alcançar os resultados esperados.

As pessoas muitas vezes reagem automaticamente à tensões implementando estratégias baseadas na experiência passada, independentemente dessas estratégias serem eficazes ou não e às vezes com mal-entendidos em relação ao que observam ou às necessidades que emergem.

Os processos de operações convidam a uma pausa antes de agir, a fim de verificar se a realidade atual é como a imaginamos, esclarecer o que é realmente necessário e tendo em conta as condições e o contexto e refletir sobre e decidir por uma resposta adequada.

Isso pode levar a dois tipos de respostas a uma tensão operacional:

• Resolver via papel: A(s) pessoa(s) cujo papel contém, em suas responsabilidades ou domínios, a autoridade para lidar com situações referentes ao escopo da tensão, podem simplesmente resolver a questão. Basta definir o curso de ação e executá-lo, comunicando a equipe para gerar alinhamento.

• Envolver o círculo: Caso o curso de ação ideal não esteja claro para o responsável, ou acredite-se que os demais podem contribuir na definição da melhor forma de lidar com a situação, pode-se trazer a questão para uma Reunião Operacional. Nessa reunião gera-se alinhamento em relação ao que deve ser feito para que o papel ou o círculo de forma geral possam gerar resultados de forma mais eficiente e eficaz. A forma genérica de se lidar com as tensões operacionais é a seguinte:

1. Identificar objetivos: O primeiro passo para gerar alinhamento é identificar com clareza quais os objetivos do círculo que contém a tensão, e avaliar se o processamento da tensão irá contribuir para que sejam alcançados. A pergunta chave nessa etapa é: "resolver essa tensão nos tornará mais capazes de alcançar os objetivos propostos?" Caso a resposta seja não, possivelmente a tensão deve ser despriorizada, pois a resposta revela um possível desperdício de tempo e energia nas condições atuais do círculo. Caso a resposta seja sim, avança-se para a próxima etapa.

2. Decidir ações: Os membros do círculo podem então definir as ações que serão executadas para processar a tensão observada. Nesse momento, pode-se levantar diferentes ideias e priorizar de acordo com critérios definidos pelo próprio círculo. É importante deixar claros os papéis que devem apropriar-se das ações definidas em conjunto, para que a ação aconteça com autoridades claras.

3. Coordenar execução: Definido o que será feito, o círculo pode coordenar entre seus membros como se dará a execução, se será uma tarefa (ação única) ou projeto (conjunto de ações) quem será o responsável, se envolverá equipe e, se sim, quem participará se existe ou não prazo para a ação ou projeto. Essa etapa busca promover alinhamento entre todas as partes que devem se envolver para processar a tensão, e distribuir poder para que a responsabilidade pela execução volte à autoridade individual de cada um.

O processamento de tensões operacionais acontece tanto no dia a dia quanto nas Reuniões Operacionais, que buscam fazê-lo de forma eficiente e eficaz.

1. Reunião operacional: padrões de reunião que buscam alinhar o time, disciplinar a ação e processar tensões operacionais.

2. Reunião emocional: padrões de reunião para processar tensões emocionais e relacionais entre o time.

3. Reuniões individuais (1:1): padrões de reunião para pessoas em papéis de liderança acompanharem o time.

4. Resolução de conflitos: padrões para lidar com conflitos emergentes entre as pessoas.