O planejamento estratégico deve ser desdobrado em ações práticas, que permitam ao círculo acompanhar seu progresso em relação aos objetivos definidos.

O planejamento tático é o padrão que busca desdobrar o planejamento estratégico em partes menores e mais implementáveis. Ele corresponde a um horizonte de um ano, representando assim a implementação da estratégia trienal dentro de um ano fiscal.

O planejamento tático é fundamental para círculos empresa, mas pode ser utilizado, de forma adaptada se necessário, para outros círculos.

Elaboração do planejamento tático

O modelo de planejamento tático do círculo é composto por três blocos:

• Plano de metas: Documento central do planejamento anual, é a ferramenta que apresenta as metas anuais definidas pelo círculo, a partir do seu planejamento estratégico. Ela é construída a partir das outras duas ferramentas que servem de referência.

• Orçamento anual: Ferramenta que permite com que cada círculo construa sua “história financeira” no ano, ou seja, partindo das metas consentidas em sua estratégia, define como pretende gerar receita e alocar recursos para chegar lá. Conta com um exercício intenso de levantamento de premissas, que podem ser discutidas e rediscutidas para gerar maior entendimento do círculo em si, especialmente do modelo de negócio no caso de círculos empresa.

  • • Lista de premissas e checkpoints: Ferramenta onde cada círculo pode listar as principais premissas que adotou na criação do plano. Serve tanto para induzir uma análise mais rigorosa e racional das metas definidas, quanto para destacar as hipóteses que serviram de base para o plano, assim como formas específicas de validá-las.

• Avanços estratégicos: Descrição qualitativa dos saltos que o círculo pretende dar no ano em relação a cada um dos temas estratégicos definidos no seu plano estratégico.

  • • Lista de Projetos Estratégicos: Ferramenta onde cada círculo pode listar os projetos estratégicos que pretende realizar para aproximá-lo do avanço definido em cada tema estratégico.

Quando o plano tático é consentido, consente-se o plano de metas, o orçamento e os avanços estratégicos previstos para o ano. Tanto a lista de premissas quanto a lista de projetos estratégicos são relevantes para o entendimento do plano, mas não precisam ser consentidos, dada sua natureza dinâmica.

1. Plano de metas

O plano de metas consiste nos resultados quantitativos e mensuráveis que o círculo busca alcançar no ano. O número a ser alcançado não precisa ser idêntico ao previsto no ano pelo planejamento estratégico, mas, naturalmente, deve ser baseado no mesmo. Além do resultado esperado para o ano, é fundamental prever a decomposição da meta por trimestre, que servirá de parâmetro para o acompanhamento do plano (mas não influencia o consentimento das metas anuais).

• Indicador: nome atribuído à métrica para a qual será definida uma meta.

• Métrica: fórmula que será mensurada para avaliar o resultado do indicador e alcance da meta.

• Meta: resultado esperado (número) que se busca alcançar naquela métrica.

• Agregação: se a mensuração se dá por meio de resultado acumulado, média, ou última mensuração.

• Premissas relacionadas: listagem das premissas adotadas no planejamento que se relacionam com a meta. Estão referenciadas na Lista de premissas e checkpoints.

2. Orçamento anual

O orçamento anual conta a história financeira do círculo no ano, para alcançar os objetivos propostos. Para isso, utilizamos uma metodologia conhecida como “DRE Invertida”. Como o nome sugere, uma DRE invertida começa com o resultado final e retrocede para o que o círculo deve realizar para entregar esse resultado financeiro (ainda que seja zero), consistente com o planejamento estratégico do círculo.

É uma ferramenta poderosa que pode ajudar a garantir que as ideias estejam imbuídas da realidade. Muito frequentemente, as organizações simplesmente não têm o pensamento disciplinado que as força a articular o que deve ser realizado. A DRE invertida busca imbuir o rigor e declarar, de forma específica, quais são as premissas adotadas por trás dos números, para que possam ser questionadas.

O orçamento é formado por (quando aplicável, pode haver alterações dependendo da natureza do círculo):

• Lucro Líquido e EBITDA requeridos, que é definido como ponto de partida e definem o começo do plano. O EBITDA é calculado como uma função do lucro líquido e projeções de impostos sobre o lucro e despesas financeiras.

• Faturamento e seus componentes, ou seja, as premissas que são adotadas para que, como parte de uma equação, cheguem no faturamento proposto (ticket médio, projetos vendidos, cobranças recorrentes, etc).

• Custos e seus componentes, ou seja, as premissas adotadas se chegar em um valor estimado necessário para o alcance do faturamento (salário médio de front-office e número de pessoas, custo de projetos, custos de marketing e vendas, etc). Deverão ser usados somente os seguintes componentes:

  • Fee

  • Mensalidade de Software e Plataformas

  • Prestação de Serviços Terceiros

  • Custos Logística

  • Outros custos operacionais

• Despesas previstas para o ano fiscal, em grandes grupos (que podem ser detalhados posteriormente no orçamento da empresa). Deverão ser usados somente os seguintes componentes:

  • Fee Adm

  • Mensalidade de Software e Plataformas Adm

  • Prestação de Serviços Terceiros Adm

  • Custos Logística Adm

  • Outras despesas administrativas e comerciais

• Despesas tributárias e gastos com overhead projetados

O DRE invertido tem 2 colunas. A primeira contempla a métrica e a segunda a representação da linha na receita bruta.

A origem é onde se define de onde saiu aquele número. Num DRE invertido, um número pode ter sua origem em:

• Decisão consentida: definido em pelo supercírculo, e dá origem ao DRE invertido (Ex: lucro líquido = R$ 20.000,00)

• Cálculo: conta feita a partir de números de outras linhas (exemplo: faturamento = ticket médio x volume vendido)

• Fato: não é uma premissa, mas uma variável inquestionável de uma equação (exemplo: meses no ano = 12).

• Premissa: estimativa feita na construção da estratégia, seja por estimativa, análise histórica ou o que for. Todas as premissas adotadas no plano devem estar referenciadas na lista de premissas e checkpoints.

2.1 Orçamento anual - lista de premissas e checkpoints

A lista de premissas é a chave para lidar com situações onde há uma alta proporção de suposições para conhecimento (como no geral, é o caso de estratégias). Exige que você torne as premissas explícitas e, portanto, as torne visíveis. Isso força você a compartilhá-los com outras pessoas que podem opinar, o que os torna menos vulneráveis ao ponto de vista de apenas uma pessoa. E porque são explicitamente sinalizados como premissas, há menos incentivos para defendê-las.

Descrição da Premissa

• Descreva o que você está assumindo - por exemplo, preço do produto, número de vendedores ou salário médio da equipe. Cabe a você se concentrar nas premissas mais críticas, que geralmente estão associadas aos principais objetivos e metas. Caso contrário, você encontrará sua equipe submersa e oprimida por muitas suposições detalhadas com as quais você pode estar muito errado e afetar muito pouco o resultado.

Métrica

• Sua melhor estimativa atual. Então, por exemplo, se você acredita que sua margem bruta será de 45 por cento, você escreveria "margem bruta" na primeira coluna e "45 por cento" na segunda coluna.

Racional adotado

• De onde veio a suposição? Foi uma decisão tomada previamente? Foi uma coleta de indicadores de resultado? Um benchmark com o mercado? Um relatório de consultoria? Um teste de mercado? Inteligência competitiva? (vale destacar que um estudo pode ser uma premissa: não necessariamente condizem com a realidade).

Periodicidade de verificação

• Com que periodicidade essa premissa será testada, mensurada ou validada?

Periodicidade

• Com que frequência será feita a verificação do andamento daquela premissa, ou em que dada, caso seja pontual.

Responsável pela checagem

• Que pessoa deve atualizar as premissas afetadas?

Anotações

• Informações relevantes sobre a premissa, informadas à priori ou coletadas ao longo do processo.

3. Avanços estratégicos

Os avanços estratégicos são a visão esperada pelo círculo em relação a cada um dos temas estratégicos definidos em seu planejamento estratégico trienal, descrevendo os avanços mais significativos a serem alcançados. Os avanços estratégicos são qualitativos,e buscam trazer mais contextos sobre ativos, processos, competências e afins que são desenvolvidos no ano e não são facilmente capturados por metas e orçamentos.

3.1 Avanços estratégicos - lista de projetos estratégicos

A lista de projetos estratégicos busca definir, de forma não exaustiva, os projetos que serão executados pelo círculo no ano fiscal, assim como uma visão inicial de marcos principais e prazos. Durante a execução do planejamento tático será natural que aconteçam alterações, e a ideia da lista de projetos é, no momento do consentimento do plano, de promover maior clareza de como os avanços serão obtidos, e no momento da execução, de efetivamente orientar as atividades das pessoas envolvidas.

Ao inserir os projetos na ferramenta de planejamento, três perguntas deverão ser respondidas sobre cada projeto:

• O que será executado?

• Qual o resultado esperado?

• Como sei que alcançamos o resultado esperado?

Acompanhamento e revisão trimestral do planejamento tático

A cada trimestre (também chamado de quarter), o círculo deve se reunir para revisitar as metas definidas no plano tático, e, se necessário, definir metas específicas para o período Suas definições seguem a seguinte lógica:

• As metas trimestrais estratégicas sempre são definidas com as mesmas métricas das metas do ano, considerando a contribuição daquele trimestre. Por exemplo, uma parcela trimestral de uma meta acumulada do ano, ou uma média aceitável dentro da média esperada da métrica para o ano.

• As metas trimestrais operacionais representam algumas prioridades secundárias definidas pelo círculo, que podem contribuir com as metas anuais naquele período. São acessórias, e recomenda-se que não superem o número de metas estratégicas para o período.

O processo sugerido para a elaboração desse planejamento trimestral é o seguinte:

1. Criação das metas estratégicas trimestrais: As métricas trimestrais são desdobramentos diretos das metas anuais, ou seja, são recortes daquele número em um período menor. Por exemplo: uma meta de faturamento trimestral nada mais é do que a contribuição daquele trimestre para a meta anual de faturamento, assim como uma meta de bem estar trimestral será um dos números que irá compor a média de bem estar no ano. A definição da parcela de contribuição daquele quarter para a meta total do ano é do responsável pela meta, que deverá propor um número a cada quarter que se inicia. É fundamental considerar os resultados passados na projeção dos resultados futuros. Por exemplo: caso o resultado de faturamento do Q1 seja abaixo da meta, é fundamental reprojetar os próximos meses para compensar o resultado insatisfatório.

2. Criação das metas operacionais trimestrais: Tendo em vista as aspirações das o círculo para cada quarter, é fundamental que o círculo reflita sobre outras métricas que, caso alcançadas, podem contribuir consideravelmente para o avanço das metas do ano. É fundamental priorizar, e considerar que as metas operacionais só existem para contribuir com as metas estratégicas, e não são um fim em si só.

3. Apresentação final do plano do trimestre: após a definição das metas trimestrais, sugere-se realizar uma reunião, de no máximo uma hora, onde os responsáveis por cada meta do círculo para o quarter as apresentem e recebem feedbacks e sugestões dos demais. Feito isso, as metas e ações devem ser inseridas nos seus respectivos aplicativos do Podio, como explicado abaixo.

Gestão do planejamento tático

Elaborado o planejamento tático, o círculo pode acompanhá-lo em ferramentas específicas:

Metas FY: pode-se acompanhar o desempenho de cada uma das metas anuais que compõem os objetivos, assim como as metas trimestrais que compõem a meta anual. A meta anual não precisa ser atualizada, pois seu cálculo de alcance é feito automaticamente a partir das metas trimestrais que a compõem, que podem ser visualizadas como tabela.

Premissas: pode-se ver a listagem das premissas que sustentam as metas anuais, assim como atualizar seus valores, na medida que as datas de coleta chegam. O sistema enviará notificações frequentes para cada responsável, no período definido para a meta (mensal, trimestral, anual ou pontual - que quer dizer que será apurada apenas uma vez). Caso uma atualização de premissa altere significativamente a possibilidade de alcance da meta estabelecida para o ano, é fundamental que o círculo revise o plano, repetindo as ações necessárias previstas na etapa 1.

Metas Quarter: pode-se acompanhar, no mesmo aplicativo, o desempenho de cada uma das metas trimestrais, sejam estratégicas ou operacionais, assim como seus planos relacionados (se aplicável). É fundamental que os responsáveis pelas metas se comprometam com sua atualização frequente, dado que estas atualizam as anuais e, consequentemente, as trienais. O sistema enviará notificações frequentes para cada responsável, no período definido para a meta (semanal, quinzenal ou mensal).

Temas estratégicos: o aplicativo de temas estratégicos também é utilizado nos planos táticos. No caso, em cada card de tema estratégico pode-se preencher o avanço previsto para aquele ano fiscal (como previsto nos avanços estratégicos), assim como uma avaliação do ao avanço naquele tema, ao final do ano fiscal.

Projetos estratégicos: pode-se acompanhar o status e o progresso dos projetos estratégicos previstos para cada círculo, assim como o status de seus marcos (descritos nos marcos, apresentados a seguir).

Marcos: os marcos demonstram os avanços significativos em um projeto estratégico. Eles servem para sinalizar quando um projeto concluiu uma etapa relevante. Na prática, são onde os responsáveis acompanham os projetos estratégicos no dia a dia. Dessa forma, devem ser atualizados frequentemente pela pessoa responsável.

Visão geral

Em resumo, o planejamento tático se relaciona com o planejamento estratégico segundo a seguinte hierarquia:

• Metas trienais (planejamento estratégico)

  • Metas anuais

    • Metas trimestrais

• Temas estratégicos (planejamento estratégico)

  • Ações estratégicas

    • Marcos das ações