Para definir os centros de custos, a empresa deve primeiramente considerar a sua estratégia, sabendo que o centro de custo irá agrupar unidades de gastos ou receitas. O objetivo é permitir que diferentes setores ou áreas de negócio possam controlar suas finanças de forma independente.

Com as movimentações financeiras categorizadas por centro de custo, é possível avaliar com clareza de onde vem a maior parte dos gastos e receitas da sua empresa, por isso recomenda-se que cada empresa liste entre 4 e 6 centros de custos para representar o seu orçamento, com 3 ou 4 subgrupos de centros de custo (exceto projetos).

Ao listar os possíveis centros de custos, orientamos que se respondam às seguintes questões:

• Quais as áreas possuem um maior direcionamento de recursos?

• Quais geram mais faturamento para a empresa?

• De quais áreas vem a maior parte das despesas organizacionais?

Se essas perguntas forem respondidas facilmente pelos centros de custos, então temos informações que podem ser facilmente identificadas a partir da estruturação de centro de custos.

Cada centro de custos deve ter uma pessoa responsável, que passará a ter as responsabilidades descritas no item 2.4 do acordo. Esta pessoa terá autonomia para alocar gastos dentro dos centros de custos sob sua responsabilidade da forma que preferir, contanto que dentro dos limites estabelecidos no planejamento ou nas reprojeções de centros de custos.

FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

O planejamento orçamentário deve ser feito utilizando estas planilhas. Nelas, são listados os gastos planejados, que são definidos segundo a etapa descrita abaixo. Pode-se, a partir dos dados inseridos, avaliá-los compilados em forma de DRE, com comparação com a DRE consentida para o ano fiscal, assim como avaliá-los por centro de custos.

PROCESSO DE CONSTRUÇÃO “DE BAIXO PARA CIMA”

O processo se inicia com cada empresa levantando seus gastos previstos por mês, e categorizando-os por centro de custos e por item. Esta categorização é absolutamente fundamental para garantir que o acompanhamento do orçamento funcione de forma efetiva.

Sugere-se que esse processo de levantamento de gastos seja feito convidando cada responsável por centros de custo para que faça o levantamento dos gastos referentes àquele centro de custo, separado por meses. Cabe à pessoa no papel de coordenação acompanhar o processo, e garantir que todos os gastos são listados na planilha de planejamento orçamentário.

AVALIAÇÃO DA DRE PROJETADA E COMPARAÇÃO COM A DRE INVERTIDA

Feita a primeira versão do planejamento orçamentário da empresa, deve-se utilizar a planilha de planejamento para comparar a DRE projetada com a DRE invertida, criada a partir do acordo de planejamento e gestão estratégica anual.

Feito isso, é fundamental fazer uma comparação, em relação à própria DRE invertida. Os números batem? É possível que os números do orçamento precisem ser revisados, para cima ou para baixo, para encaixarem com a DRE invertida. Pode ser que seja necessário deslocar gastos, por exemplo, mudar um valor de um item para outro. Caso seja uma realocação dentro de um mesmo Grupo da DRE, sem problema nenhum. Caso contrário, é importante realizar um processo de aconselhamento com o time de operações A&D, que pode trazer uma visão dos efeitos financeiros da mudança. Mexer nos números previstos na DRE invertida, ou mesmo propor números que não são equivalentes a ela não é possível nesse processo. Caso a DRE invertida precise ser alterada, deve ser seguido o rito de aprovação da estratégia anual.

É importante também fazer uma análise do que a DRE projetada representa enquanto negócio. Algumas perguntas importantes a serem feitas são:

1. Os números representam um negócio saudável?

2. Algum grupo da DRE está com peso grande demais no todo?

3. Algum item está com peso grande demais no todo?

4. Podemos ser mais eficientes de alguma forma nesse planejamento, para ter um resultado melhor?

Uma sugestão é utilizar bastante do processo de aconselhamento, para buscar visões que possam contribuir com a qualidade final do orçamento da empresa.

FINALIZAÇÃO E VALIDAÇÃO DOS DADOS

Feitas as análises, e garantindo que os números estão equacionados com a DRE invertida, pode-se enviar a planilha finalizada para o time de operações A&D, que deve consolidar os dados de todas as empresas.

O time de operações A&D então deve avaliar o resultado agregado, para, a partir do resultado somado, fazer as necessárias projeções de caixa, para ter ciência de possíveis desafios e desencaixes. O time de operações A&D pode então propor às pessoas em papéis de coordenação a revisão dos orçamentos, destacando momentos do ano onde o gasto previsto pode superar nossa capacidade de financiamento.

Feitas as revisões, pode-se passar para a próxima etapa.

CADASTRO DOS DADOS

O time de operações A&D é responsável por garantir que os dados finais estão no formato ideal para serem processados e utilizados na gestão financeira prevista abaixo no acordo.

Vale destacar que é possível que a planilha final de dados não se assemelha, estruturalmente, à planilha criada pelas empresas. Isso se dá pelo fato de que os dados precisam ser tratados para serem utilizados nas ferramentas descritas abaixo. Dessa forma, os coordenadores não utilizaram a planilha para a gestão dos seus orçamentos, e sim as ferramentas descritas abaixo