2.6.2. Processo de Pós-venda
Início do processo
Responsabilidade: círculo empresa
O processo de pós-venda do Anga se inicia com a marcação de uma oportunidade como aceita no sistema de preferência de cada círculo empresa, que acontece a partir do sinal positivo do cliente (como descrito na definição de venda acima). É fundamental que, nessa etapa, já sejam debatidas as condições de pagamento do serviço, para facilitar as etapas mais à frente.
Feito isso, é importante que seja criado (automaticamente ou manualmente) um card para a gestão do contrato no aplicativo de contratos da área financeira do Podio, onde poderemos acompanhá-lo da melhor forma possível, alinhando prazos e expectativas. Caso alguma especificidade em relação ao pagamento tenha sido acordada com o cliente, é fundamental registrá-la no campo de “Observações” do aplicativo.
Quando uma venda é cadastrada no aplicativo, o canal de faturamentos é automaticamente notificado.
Elaboração do contrato
Responsabilidade: círculo empresa
Em seguida, a empresa deve conduzir a elaboração do contrato para ser utilizado com o cliente. Os modelos de contratos criados pela assessoria jurídica já contam com toda a parte jurídica pré-preenchida, e a elaboração do contrato prevê apenas o preenchimento dos dados do cliente (que podem ser enviado pelo próprio, ou ser encontrados por uma rápida pesquisa na internet), as entregas previstas na proposta e o preço e condições de pagamento acordadas. Os modelos de contratos podem ser acessados aqui (atenção para não escrever em cima do modelo, e sim copiá-lo e colocá-lo na pasta devida do projeto):
Caso a pessoa responsável pela venda não se sinta confortável com alguma cláusula, ou tenha dúvidas sobre a inserção de alguma informação no contrato, ela pode acessar a assessoria jurídica do Anga, por meio do e-mail jurídico@grupoanga.com que é remetido diretamente para toda a equipe da Ramunno Advogados. Caso esse apoio seja solicitado, é fundamental que o solicitante forneça no email:
Necessidade que precisa ser atendida, mencionando o prazo razoável/necessário para retorno. É desejável o máximo de informações (utilizar os anexos do e-mail) sobre a demanda.
Caso haja necessidade de algum detalhamento mais urgente/rápido, alguém do próprio Time Ramunno entrar em contato por telefone, email ou WhatsApp para endereçar eventuais dúvidas. Nesses casos mais urgentes, pode-se enviar uma mensagem no WhatsApp mesmo que já tenham enviado um e-mail. O objetivo será sempre endereçar o mais rapidamente possível todas as demandas:
Ramunno - (11) 98133 5813 / raumunno@ramunnoadvogados.com.br
João Marcelo - (11) 97387 1213 / joaomarcelo@ramunnoadvogados.com.br
Lucca - (11) 93140 0620 / lucca@ramunnoadvogados.com.br
Quando um email for enviado ao jurídico sobre uma demanda de contrato para cliente, pede-se a adição do email contasareceber@grupoanga.com em cópia, para acompanharmos as tratativas.
O círculo empresa deve então marcar o status do contrato como “assinatura pendente” no aplicativo de contratos, adicionar o link do documento ao campo “Link do contrato elaborado” e inserir os emails das pessoas que assinarão o contrato do lado do cliente no campo “Informações de assinaturas” (no geral, um responsável jurídico e uma testemunha).
Quando um contrato avança para “assinatura pendente”, o canal de faturamentos é automaticamente notificado.
Observação: caso o cliente solicite elaborar o contrato e conduzir todo o processo de assinatura internamente, o círculo empresa deve acompanhar o processo e, ao final dele, enviar o contrato assinado para o círculo de operações, que avançará com os próximos passos.
Assinatura do contrato
Responsabilidade: círculo de operações
Elaborado o contrato e levantadas as informações para envio da assinatura digital, cabe ao time de operações fazer o processo de assinatura digital, enviando para os envolvidos.
No caso do Anga, os responsáveis jurídicos que deverão ser copiados no processo de assinatura são:
Tribo: Dario Neto / dario.neto@grupoanga.com
Eureca: Dario Neto / dario.neto@grupoanga.com
Qura: Pedro Nascimento / pedro.nascimento@grupoanga.com
08: Dario Neto / dario.neto@grupoanga.com
Din4mo: Marco Gorini / marco@din4mo.com
Instituto Anga: Dario Neto / dario.neto@grupoanga.com
Caso o cliente em questão demore para assinar, pode ser solicitado ao contato comercial que cobre o cliente por email, ou o próprio time de operações pode fazê-lo, dependendo da relação.
Quando um contrato avança para “assinatura concluída”, o canal de faturamentos é automaticamente notificado.
Criação do pedido de venda
Responsabilidade: círculo de operações
Assinado o contrato, caso a assinatura digital tenha sido feita a partir do cliente, o contrato deve ser encaminhado ao time de operações, no email de contas a receber. De qualquer forma, em posse do contrato assinado, o time de operações deve então marcar o status do contrato como “contrato assinado” no aplicativo de contratos, armazenar em pasta específica no Drive e adicionar o link do documento ao campo “Link do contrato assinado”.
A partir do contrato assinado, cabe ao time de operações criar o pedido de venda do serviço, que pode acontecer manualmente ou automaticamente, para iniciar a emissão das notas fiscais.
Emissão das notas fiscais
Responsabilidade: círculo de operações
Em seguida, as notas fiscais previstas para o pagamento do serviço devem ser lançadas, tanto no NetSuite, onde efetivamente ocorre a gestão financeira, quanto no aplicativo de notas fiscais do Podio, onde as pessoas poderão acompanhar o status das notas.
Caso o contrato não preveja data específica para emissão, como no caso de NFs emitidas após a realização de etapas específicas de um serviço, deve-se colocar uma data estimada, e marcar o campo “Emissão confirmada?” como “Não”, assim como determinar no aplicativo de contratos a pessoa que deve ser consultada para emissão, registrada no campo “Contato para confirmação das emissões” (no geral uma pessoa responsável pela execução do serviço).
O círculo de operações deve se comunicar no mínimo quinzenalmente com os papéis comerciais das empresas para se antecipar a possíveis emissões de notas fiscais, e, se necessário, validar as informações e a emissão de notas fiscais. Se necessário, o círculo deve marcar uma reunião específica para tratar do assunto.
Quando uma nota fiscal é emitida, o canal de faturamentos é automaticamente notificado.
Acompanhamento das notas fiscais
Responsabilidade: círculo de operações
O acompanhamento do status das notas fiscais pode ser feito, de maneira agregada por contrato, no aplicativo de contratos, na “Tabela de NFs”, ou de forma específica ou agregada por círculo (ou qualquer outro filtro necessário) no aplicativo de notas fiscais.
O círculo de operações deve garantir, automaticamente ou manualmente, que o status das notas fiscais é atualizado diariamente e está de acordo com as informações reais de pagamento registradas no NetSuite, como data de emissão, status, vencimento e data de recebimento.
Toda vez que uma nota de serviço for emitida, ao ser atualizada no Podio, será notificada pelo Slack ao responsável pela venda cadastrado no contrato, para acompanhamento.
No caso de notas cujo pagamento não acontece no prazo previsto, o responsável pela venda será notificado automaticamente pelo Slack do atraso, cabendo ao time de operações cobrar ao cliente, ou solicitar a intervenção do responsável comercial caso as cobranças não surtam efeito após pelo menos 2 tentativas.
Quando uma nota fiscal é paga, o canal de faturamentos é automaticamente notificado.