AVALIAÇÃO DE ORÇAMENTO

A contratante de um serviço externo deve se comprometer a gerenciar esses gastos de acordo com a previsão de orçamento. Ou seja, caso seja um gasto administrativo, deve ser considerado dentro do orçamento previsto pelo círculo. Caso seja um custo de projeto, deve ser gerido de acordo com o planejamento previsto e os acordos de gestão de projetos.

O círculo de operações se compromete a manter os números atualizados para subsidiar a gestão orçamentária de centros de custos internos de projetos, porém, a decisão de alocação de recursos, assim como a responsabilidade por se manter dentro da previsão é alocada de acordo com as definições do círculo que efetua o gasto.

PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

A pessoa responsável pela contratação deve garantir que a pessoa a ser contratada tenha a capacidade de emitir nota fiscal de acordo com o serviço que será prestado. Ou seja, é importante que a função que ela descreva na nota fiscal seja condizente com o trabalho que será realizado.

Para registrar a contratação de fornecedores, e automatizar importantes processos como a criação dos contratos de prestação de serviços e o lembrete de cadastro de notas fiscais, é fundamental utilizar o formulário de cadastro de prestação de serviços. Esse formulário têm algumas funções importantes:

1. Ao cadastrar uma prestação de serviços, especialmente antes da efetivação do serviço, ganha-se maior previsibilidade sobre as despesas cadastradas, assim como as saídas de caixa. Caso a contratação do fornecedor só seja constatada após o cadastro da nota fiscal, a despesa já foi computada naquele mês, e seu pagamento acontecerá em uma data relativamente breve (mais sobre isso a seguir).

2. Ao utilizar o formulário de contratação de serviços, pode-se automatizar a geração do contrato de prestação de serviços, uma importante ferramenta para formalizar a relação de prestação de serviços em casos relevantes.

3. Caso o fornecedor precise de algum acesso específico para trabalhar, saberemos por meio do formulário de prestação de serviços, onde estes acessos serão gerenciados.

4. Com a utilização do formulário de contratação de serviços, pode-se automatizar lembretes tanto para contratantes quanto para fornecedores do cadastro de notas fiscais, respeitando os prazos para pagamento descritos abaixo, ao mesmo tempo que se executa os pagamentos em tempo hábil.

5. O formulário permite o registro do histórico de prestações de serviço de um fornecedor conosco, nos ajudando a fortalecer relações ganha-ganha com eles no longo prazo.

De forma geral, uma contratação de serviços pode acontecer diretamente por meio do cadastro de nota diretamente no NetSuite. Porém recomenda-se fortemente a utilização do formulário de cadastro de prestação de serviços, ou até mesmo o cadastro automático de prestações de serviços a partir de sistemas existentes dos círculos, por conta dos pontos descritos anteriormente.

O pagamento e cadastro do freelancer e/ou fornecedor será feito conforme descrito abaixo. Será responsabilidade do colaborador Anga&Din4mo alinhar diretamente com freelancer e/ou fornecedor as datas de pagamento, conforme a data de emissão da Nota Fiscal e cadastro de pedido de pagamento no NetSuite.

RENOVAÇÃO OU DISTRATO DE CONTRATOS

Faltando 1 mês para o término do contrato, o solicitante receberá uma notificação com a data prevista para o fim da contratação com o fornecedor, caso o contrato tenha intenção de ser renovado, o solicitante poderá utilizar o formulário de cadastro de prestação de serviços para criar outra prestação de serviço (mesmo que seja uma continuação da anterior). O aviso se repetirá em 15 dias antes do término e no dia do término da contratação.

Em caso de distrato, ou seja, término do contrato antes da data prevista, o solicitante deverá preencher as informações de distrato diretamente no app de serviços, informando a nova data de término do contrato e as condições previstas para o último pagamento. O formulário irá gerar o termo de distrato para assinatura e formalização do término da prestação de serviço.