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📌 Aplicação
📌 Aplicação
Este procedimento é aplicável para atender a solicitação do cliente referentes a NF.
Boleto na NCA
As notas fiscais são emitidas e enviadas por e-mail (endereço que o cliente cadastrou em contato para cobrança, conforme tela abaixo) em até 5 dias após a compensação do pagamento do boleto, além disso, são disponibilizadas para usuários com perfil administrador, no painel administrativo do cliente, dentro da área logada no site na aba Minha conta > Minhas faturas.
O e-mail remetente é o nao-responder@notasgw.com.br
Devemos então confirmar com o cliente se ele chegou a verificar na caixa do e-mail cadastrado e se a NF que consta dentro do painel administrativo do cliente na opção “Faturas”, não seria a NF que ele deseja.
‼️IMPORTANTE - Validação do solicitante
Antes de enviar ou solicitar ao financeiro o envio de uma NF que não esteja no sistema, devemos seguir com as verificações abaixo:
1. Validar o contato do solicitante:
Confirmar se o e-mail informado ou o telefone de contato do solicitante correspondem a um usuário ativo na plataforma com perfil colaborador ou administrador.
2. Critérios para prosseguir:
Se o solicitante não for usuário ativo ou não possuir cadastro, não devemos prosseguir com a solicitação.
Informar ao cliente que, para continuar com a solicitação, é necessário estar cadastrado e com usuário ativo no cadastro da empresa.
Tipos de solicitação de nota fiscal
Assinatura
Entender com o cliente se a NF que ele deseja é referente a vigência de algum mês anterior ou se seria uma NF que ainda não foi emitida e ele precisa dela para efetuar o pagamento do boleto recebido referente ao plano de assinatura.
Se for referente a uma assinatura de mês anterior, com base nessas informações, acessar o cadastro da empresa no ADM, buscando pelo CNPJ ou login de acesso da empresa, no campo “Buscar”.
Após localizar o cadastro, clicar no mesmo e dentro da aba “Nota fiscal”, constam anexos de algumas notas mais antigas, podendo verificar se a nota que o cliente precisa está ali, caso não esteja, pode verificar também dentro da aba “Histórico de pagamento”.
NF está no ADM -> Se a NF desejada estiver em uma dessas abas, basta baixar o arquivo e enviar ao cliente.
NF não está no ADM -> Se a NF que o cliente deseja não estiver no ADM em nenhuma das abas verificadas, abrir um protocolo solicitando o envio da NF junto ao setor financeiro, para isso, utilize o item “Solicitação ao financeiro” deste procedimento.
Informar o prazo máximo de 24 horas para o cliente receber a NF via e-mail.
Confirmar o e-mail para envio do arquivo ao cliente.
NF de boleto que ainda será pago, pré-pagamento -> Se for uma NF de um boleto que ainda será pago e a empresa não consegue lançar o pagamento sem ter os dados da NF, abrir um protocolo solicitando o envio da NF junto ao setor financeiro, para isso, utilize o item “Solicitação ao financeiro” deste procedimento. Informar o prazo máximo de 24 horas para o cliente receber a NF via e-mail. Confirmar o e-mail para envio do arquivo junto ao cliente.
Confirme também, se no ADM está selecionada a opção da nota ser emitida juntamente com a fatura, caso não esteja, na solicitação ao financeiro, inclua essa informação para que eles selecionem a opção [⚠️ O time de atendimento não possui permissão para selecionar essa opção].
Lembrando que mesmo com essa seleção, a nota somente é enviada ao e-mail que o cliente tem cadastrado como e-mail de cobrança.
Cliente solicitou o histórico de NF -> Na central do assinante, está disponível um histórico, o qual exibe todas as faturas emitidas para a empresa após a integração com a Iugu, em 2020.
Caso o cliente informe que está sem acesso a central do assinante, se a solicitação for de até 3 notas e tivermos acesso no ADM, devemos fazer o envio, caso a solicitação seja acima de 3 notas, devemos abrir uma solicitação para que o financeiro realize o envio, através da Hubspot seguindo as orientações abaixo.
Frete Destaque
As NF’s de fretes postados nessa modalidade não ficam disponíveis no ADM e no painel administrativo do cliente no site. Quando houver esse tipo de solicitação, é necessário entender se trata-se de uma NF de um boleto já pago, ou não (podemos confirmar isso dentro do cadastro da empresa no ADM, buscando pelo CNPJ ou login de acesso, e dentro do cadastro clicando na aba HISTÓRICO DE PAGAMENTO).
Se o boleto referente à cobrança já estiver pago, confirmar se o cliente verificou sobre o envio da NF na caixa do e-mail cadastrado (na aba DADOS) e caso não tenha identificado ou até mesmo a NF que ele deseja seja referente a um boleto que ainda irá vencer, abrir um protocolo solicitando o envio da(s) NF(s) junto o setor financeiro, para isso, utilize o item “Solicitação ao financeiro” deste procedimento e utilize a classificação “FIN - Frete destaque/Produtos extras - Nota fiscal”.
Informar o prazo máximo de 24 horas para o cliente receber a NF via e-mail.
Confirmar o e-mail para envio do arquivo com junto ao cliente.
Solicitação ao financeiro pela Hubspot
Acesse a Hubspot e clique no ícone “+” na parte superior e na sequência clique em “Ticket”, para criar um novo ticket;
Depois, preencha os campos conforme as instruções abaixo:
Nome do ticket → Solicitação de NF
Pipeline → [FIN] - Solicitações Financeiras
Área Solicitante → CX
E-mail do Solicitante → [preencha com o seu e-mail]
ID ADM → ID da empresa no ADM (caso não tenha, preencha com o CNPJ sem as pontuações, apenas números)
Nome da empresa → [preencha com o nome da empresa]
Tipo de Solicitação → Faturamento
Tipo de Solicitação - FIN → FIN - Solicitação de NF
Motivo da solicitação da NF → Preencher de acordo com a solicitação do cliente “Pré Pagamento” (para situações onde o cliente ainda não realizou o pagamento do boleto) ou “Pós Pagamento não disponível no adm” (para situações onde o pagamento já foi realizado)
Status do ticket → Novo
Proprietário do ticket → Seu nome
Nos campos “Associar ticket com” não preencher nada, apenas clicar em “Criar” e inserir um print nas obs internas do ticket no Zendesk.
⚠️ Atenção ao copiar e colar o link da NF. recomenda-se copiar do Chrome, pois pelo Edge o link vem quebrado.
🏷️ Tag de atendimento: Assuntos financeiros → Solicitação de NF
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