Problemas comuns da (falta de) gestão da informação:

1. 1. Excesso de informação a circular no Agrupamento;

   2. Receção de emails em duplicado/triplicado;

   3. Emails com assuntos que não nos dizem respeito (destinada a outros departamentos por exemplo);

   4. Receção de mensagens reenviadas (com FW ou EN Forwards/Encaminhados) fazendo que as coloquemos, automaticamente, de parte.

   5. Cansaço digital dos professores: Criação de anti-corpos que criam desinteresse na eventual leitura das mensagens recebidas!

   6. Professores que (na melhor das suas intenções) respondem a todo o grupo, com comentários irrelevantes! Fazendo aumentar o ruído digital.

O GCI (Gabinete de Comunicação e Imagem) recebe as mensagens de email reenviadas pelos coordenadores de dept., direção, etc.

Cada mensagem deve ser "limpa" e inserida no "site de noticias" (ou Blog de noticias). Este "site de noticias" está disponível (a partir de um link) na página oficial da Escola.

Cria-se assim uma hierarquia, neste caso trata-se de uma hierarquia de sites, com diferentes editores, de preferência, um por cada grupo de docência. Assim vamos garantir uma distribuição (que se pretende equitativa) de tarefas, a fim de não cairmos no clássico erro da "pirâmide afunilada", onde vamos ter, invariavelmente, uma única pessoa que acaba por ser responsável por todo o trabalho de atualização do site da Escola! E isso nunca resulta! Porquê?

A mensagem depois de estar "arrumada" numa página do tgal site (ou Blog) vai ser publicitada nos grupos de email específicos. Ver mais abaixo com organizar os grupos de email (mailing lists).

O GCI envia novas mensagens periodicamente (dia sim dia não, ou todos os dias, ou 2 vezes por semana). Por exemplo, às 2ªFs e 6ªFs ao fim da tarde (este envio deve ser programado).

Nota importante: A mensagem envida deve conter somente o URL da página do site onde se encontra a noticia propriamente dita.

No caso de se utilizar um "Blog de noticias" os professores podem assinar por RSS os temas que mais lhe interessam. Aqui devemos utilizar etiquetas (marcadores, labels, hashtags) para organizar e catalogar as noticias. Será a próxima etapa, mais avançada se quisermos, neste caminho digital que a escola tem de percorrer na incansável procura da "melhor organização possível" do seu fluxo de informação). 

Um degrau de cada vez!

1. Para a parte da Comunicação

A criação de grupos hierárquicos de Listas de Distribuição (mailing lists) com ferramentas como o Google Groups ou Microsoft Groups.

Quem tem a responsabilidade de criar e manter (muito importante a manutenção) estes grupos?

Resposta: O GCI, claro!

Um (possivel) esquema de criação dos Grupos de email

Grupo de nível 1: Todos os professores da Escola

• G-Geral@escola.pt 

Este grupo inclui somente emails de grupos criados no nível 2. Não devemos inserir emails de pessoas individuais. 

Grupos nível 2: Todos os Departamentos da Escola

• Dept. A: G-DeptA@escola.pt

Este grupo inclui somente os emails de grupos criados no nível 3. Não devemos inserir emails de pessoas individuais. 

• Dept. B: G-DeptB@escola.pt

Este grupo inclui somente os emails de grupos criados no nível 3. Não devemos inserir emails de pessoas individuais. 

• Etc.

Grupos de nível 3: Todos os Grupos de Docência da Escola

Somente neste nível 3 é que vamos inserir email de pessoas individuais

• Grupo de docência A: G-GrupoA@escola.pt

Este grupo vai incluir somente, os emails dos Professores que fazem parte do grupo de docência A.

• Grupo de docência B: G-GrupoB@escola.pt

Este grupo vai incluir somente, os emails dos Professores que fazem parte do grupo de docência B.

• Grupo de docência C: G-GrupoC@escola.pt 

Este grupo vai incluir somente, os emails dos Professores que fazem parte do grupo de docência C.

• Etc.

Grupos específicos:

• Projeto A: G-ProjetoA@escola.pt 

Inclui o email individual de cada participante. 

Pode incluir emails de grupo de nível 2 ou 3, se todo esse Departamento opu Grupo de Docência encontra-se a participar neste projeto.

• Clube B: G-ClubeB@escola.pt 

Inclui o email individual de cada participante. 

Pode incluir emails de grupo de nível 2 ou 3, se todo esse Departamento opu Grupo de Docência encontra-se a participar neste projeto.

• Atividade C: G-AtividadeC@escola.pt 

Inclui o email individual de cada participante. 

Pode incluir emails de grupo de nível 2 ou 3, se todo esse Departamento opu Grupo de Docência encontra-se a participar neste projeto.

• Conselho Pedagógico: G-CP@escola.pt

Inclui o email individual de cada participante. 

Pode incluir emails de grupo de nível 2 ou 3, se todo esse Departamento opu Grupo de Docência encontra-se a participar neste projeto.

• Etc.

2. Para a parte da Imagem

O GCI é tambem responsável para gestão e manutenção de todos os cartazes e posters espalhados pela escola. Estes cartazes referem-se normalmente a atividades e eventos com data e hora marcada. Podem também ser avisos importantes (também com prazos e data e hora), etc.

Como deve funcionar o ciclo de trabalho?

1. Cada cartaz produzido na escola ou recebido do exterior tem de passar pelo GCI. 

2. Este deve criar uma nova página no site (uma por cartaz), onde vai inserir toda a informação relativa a esse cartaz.

3. Cria um código QR  para essa página e cola-a no cartaz, no seu canto inferior direito, por exemplo. 

Nota: Os códigos QR só fazem sentido quando existe um cartaz físico que vai, efetivamente, ser colado numa parede qualquer.

4. A seguir entrega o cartaz à funcionária responsável pela sua fixação.

5. Publicita o evento/cartaz nos canais de comunicação próprios. Ver ponto 1. Comunicação.

O que ganhamos com isto?

• • Organização dos cartazes/posters ao longo do tempo. 

  • Acessibilidade: Toda a comunidade escolar pode aceder aos diversos cartazes.

  • Possibilidade de pesquisa (muito importante, embora seja menosprezada pelos diferentes niveis de coordenação)

  • Histórico: Ano após ano podemos revistar esses cartazes/eventos, reaproveitar eventos e atividades, etc.

  • Monitorização: Construção do balanço das atividades. Só com o registo continuo e acessivel é que e consegue criar indicadores de monitorização.
    A adição de um simples formulário na página do evento/cartaz vai permitir obter feedback imediato dos participantes/interessados.