O "Inbox Zero" não se trata apenas de trabalhar para esvaziar a caixa de entrada. Mas sim de saber geri-la de forma correta.
Reforçamos, que o “zero” refere-se à sua mente, à preocupação com os emails que devem ser lidos e às tarefas a serem realizadas. Obviamente que uma "Inbox" vazio vai ajudar muito, mas não basta simplesmente apagar tudo!
Para colocar essa metodologia a funcionar é preciso ter em mente que será preciso interagir com cada email que recebido. Isso envolve tomar decisões sobre o que fazer com cada um deles em particular. Essas decisões podem ser Executar, Excluir, Delegar ou Adiar. A saber:
Esta decisão é simples: execute o que a mensagem de email está a propor. Ou seja, verifique se ele precisa de uma resposta rápida ou se consegue resolver a tarefa em 2 minutos. Muitos chamam a esta ação de "regra dos 2 minutos".
A ideia aqui é que não adie algo muito rápido de resolver. Assim não vai desperdiçar tempo colocando essa mensagem num outro local para a processar mais tarde.
Caso o email não necessite nenhuma ação ou se contém algo que não vai precisar de consultar, não perca tempo, o seu destino deverá ser o "Caixote do lixo". Caso mesmo assim prefira guardá-lo então "Arquive-o". O importante é evitar que essa mensagem fique a poluir a sua caixa de entrada.
Entenda que o grande segredo desta ação é lembrarmo-nos que um email lido NUNCA deve ficar na caixa de entrada.
Ao ler uma mensagem de email repara que não é a melhor pessoa para resolver esse assunto, então encaminhe-o imediatamente para a pessoa certa, de preferência uma que consiga efetivamente resolver a questão. Esta ação poderá ser uma das mais difíceis de fazer, pois podemos ter a tendencia de centralizar tudo em nós.
Lembre-se que lá por terem pedido nós a reslução de uma dada tarefa, ela pode não ter de ser feita por nós!
Além disso, mesmo que não tenha um cargo de liderança, pode delegar certas tarefas. Apesar de até poder resolver a tarefa não quer dizer que a vá resolver. Reflita sobre estes pontos.
Caso seja o responsável pela resolução do solicitação que recebeu no email e seja algo que vai dar muito trabalho, não desespere. Não tem problema nenhum em adiar a sua resolução, basta colocar um Marcador onde possa encontrar logo que tenha tempo para lidar com a sua resolução, isso depois de ter concluído todo este processo de "Inbox Zero".
Apenas não se esqueça de volta ao Marcador e efetivamente resolver o pedido ;)
Rotinando este procedimento de 4 ações vai ser capaz de passar por toda a sua caixa de entrada de forma rápida e otimizada, sem perder muito tempo, ficnado com um entendimento geral de quais as suas tarefas prementes do dia e com que assuntos é que se deve preocupar.
Este resumo foi elaborado a partir das ideias chave de Marlin Mann /2007):
July 23, 2007
Merlin Mann, a well known productivity guru and creator of the popular 43 folders website will talk about Getting Things Done, the importance of getting your inbox to zero, and strategies for dealing with high volume email.
Credits: Speaker: Merlin Mann.
43 folders: www.43folders.com (2007 a 2011)
43 Folders is Merlin Mann’s website about finding the time and attention to do your best creative work.