Buenas prácticas al usar el módulo contable

Si sos usuario del módulo contable de YiQi, estas recomendaciones pueden resultarte de utilidad. Son recomendaciones que fuimos construyendo a lo largo de los años, que recopilamos y que queríamos compartir con vos

1. Generar balances mensuales:
Aprovechar que la contabilidad de YiQi es online (no requiere un "pasaje a contabildiad") para generar un balance mensual.
Presentar el balance a los directivos de la empresa y al contador les facilitará la toma de decisiones y ayudará a detectar tempranamente problemas de parametrización o uso del sistema.

2. Realizar conciliaciones bancarias:
Cargar los extractos bancarios en el módulo de finanzas de YiQi y conciliarlos con las operaciones cargadas en el sistema ayuda a detectar errores de carga y descubrir operaciones no cargadas. Un cliente nuestro suele decir "Tener el banco conciliado es tener el 80% del balance listo"

Nota: Los bancos pueden modificar  el extracto.
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3. Revisar las alícuotas con el contador:
Verificar y ajustar periódicamente las alícuotas de impuestos, coeficientes de distribución, alícuotas de retención y percepción y alícuotas máximas para evitar incurrir en infracciones impositivas por errores en la parametrización.
Las únicas alícuotas que no necesitás revisar son los padrones de retenciones y percepciones de AGIP y ARBA que los cargamos nosotros todos los meses.

4. Controlar los asientos contables:
Por diseño, es imposible que YiQi genere un asiento automático no balanceado. Sin embargo, es necesario prestar atención al cartel que indica si un asiento manual no está balanceado. Es recomendable configurar una alerta para detectar asientos no balanceados.
Del mismo modo, si una cuenta contable pasa a ser una cuenta agrupadora es Cuenta Final, si la cuenta no tiene hijas que dependan de ella, es necesario reasignar manualmente los movimientos asociados a esa cuenta a la que corresponda.

5. Utilizar el estado de resultados como herramienta de gestión:
Acceder al reporte “Estado de resultados” dentro del Ejercicio. Utilizarlo como herramienta de diagnóstico y gestión. Presentar un estado de resultados mensual a los directivos para el análisis del desempeño del negocio.

6. Reportes prearmados y Smarties:
Aprovechar los informes prearmados que ofrece YiQi para obtener información contable de forma rápida y sencilla. Además, crear tus propias Smarties para personalizar los análisis y obtener la información que necesitas de forma específica.

7. Plantilla para asientos manuales:
Utilizar una plantilla en Excel con el formato esperado por YiQi para cargar asientos manuales. La plantilla debe incluir las cuentas participantes en cada asiento modelo.

8. Revisar diariamente los cierres de caja
Si se utiliza YiQi POS, es altamente recomendable que alguien verifique los cierres, esté atento a las diferencias y controle los saldos de las cajas

9. Definí el nivel de granularidad adecuado para la empresa
En YiQi es posible trabajar con diferentes niveles de granularidad contable. Por ejemplo, es posible tener una sola cuenta para todas las cajas o una cuenta por cada caja. Del mismo modo, se puede tener una cuenta por cada proveedor, o una para todos los proveedores. También es posible tener aperturas intermedias, como por ejemplo, tener una cuenta para cada proveedor representativo y una general de proveedores varios para el resto. No existe una forma correcta de hacerlo, pero es importante decidirlo en funciòn de la dinámica de la empresa

10. Definir un cronograma  mensual
Es recomendable definir un cronograma mensual para las tareas recurrentes administrativas. ¿Cuándo se realiza la liquidación de IVA? ¿Cuándo se validan los libros de IVA Compras e IVA Ventas? ¿Cuándo se cierra la conciliación bancaria del mes anterior? Tener claras esas fechas evita estar corriendo contra vencimientos a riesgo de incurrir en sanciones o multas.

11. Ver el video de capacitación contable
Tomarse un rato para ver nuestra capacitación contable, para entender como funciona el módulo en YiQi
https://www.youtube.com/watch?v=31tIB8u2dfc

12. Contactar con el soporte técnico de YiQi:
Ante cualquier duda o problema, contactar con el soporte técnico de YiQi para obtener asistencia especializada. Puedes crear un ticket en el sistema de tickets de YiQi o enviar un correo electrónico a atencion@yiqi.com.ar.