Orden de compra

Una útil herramienta para tener organizado el registro y seguimiento de los pedidos.

Para generar una nueva Orden de Compra se debe hacer click sobre nuevo,en el listado que se encuentra a la izquierda de la pantalla. 

Al momento de generar la orden sólo es obligatorio completar el Proveedor, aunque para un mejor registro pueden completarse otros campos, como el asunto, o quién la solicitó.

Es necesario cargar en la pestaña detalle los artículos, sus cantidades y el costo acordado.

Hay que destacar que sólo pueden seleccionarse artículos previamente cargados en el sistema, quiere decir que no puede realizarse carga de artículos desde la Orden de Compra. 

Una vez se hayan cargado todos los detalles, se debe marcar la OC como "Solicitada". Vale destacar que una vez solicitada la orden, no podremos agregarle más detalles ni modificar los ya cargados.

Si la cantidad de artículos recibidos es distinta a la proyectada en la orden de compra, puede editarse desde el Remito, evitando así la carga manual artículo por artículo.

En este ejemplo marcados que en el primer Remito sólo se recibieron 20 artículos -imagen 2- (en lugar de los 30 asignados en la OC -imagen 1-). 

Para la mercadería que falta recibir uno puede volver a generar un nuevo Remito de Compra (que se creará sólo con los pendientes), si es que se acordó con el proveedor que no se enviará el restante de los productos.

Finalizar manualmente

Se incorpora la opción “Finalizar Manualmente” en Órdenes de Compra, destinada a permitir el cierre administrativo de una OC cuando existan diferencias entre cantidades solicitadas, entregadas y pendientes que impidan su correcta finalización.

Al ejecutar esta acción, el sistema ajusta automáticamente cada detalle de la orden para que la cantidad solicitada coincida con la cantidad efectivamente entregada, eliminando cualquier cantidad pendiente (ya sea positiva o negativa) y dejando la OC sin saldo pendiente. De esta manera, la orden queda regularizada y apta para su cierre definitivo.

Esta funcionalidad está disponible únicamente para usuarios con el permiso COMPRAS_ADM, ya que se trata de una herramienta administrativa pensada para casos excepcionales y no para el circuito operativo habitual de recepción.

Gestión de faltantes y excedentes en Ordenes de Compra

Se incorporaron mejoras en la gestión de cantidades dentro de los detalles de las Ordenes de Compra, permitiendo regularizar diferencias entre lo solicitado y lo efectivamente entregado, evitando que queden pendientes abiertos o negativos.

Gestión de faltantes

Cuando un artículo fue solicitado en una OC pero no se recibirá la totalidad de la cantidad, el usuario puede cerrar el pendiente utilizando el botón “Completar faltante” dentro del detalle de la Orden de Compra.

Al ejecutar esta acción:

• El sistema solicita ingresar una razón del faltante, campo obligatorio para justificar el ajuste.

• Se registra automáticamente la cantidad correspondiente en el nuevo campo # faltante.

• El pendiente del detalle se ajusta a 0, permitiendo cerrar correctamente la orden.
  
  

El campo # faltante tiene como ayuda:
“Cantidad donde se registran ajustes por faltante.”

Ejemplo:

• Cantidad: 10

• #  entregada: 5

• #  faltante: 5

• #  pendiente: 0
  
  

Gestión automática de excedentes

También se incorporó el campo # excedente, que permite registrar automáticamente cuando un remito de compra entrega más unidades que las solicitadas en la OC.

En estos casos:

• El sistema calcula el excedente.

• Registra dicha cantidad en el campo # excedente.

• Ajusta el pendiente del detalle a 0, evitando valores negativos.
  
  

El campo # excedente tiene como ayuda:
“Cantidad donde se registran ajustes por excedente.”

Ejemplo:

• Cantidad: 10

• # entregada: 20

• # excedente: 10

• #  Pendiente: 0
  
  

Consideraciones

• Estas mejoras aplican únicamente a nuevas operaciones generadas luego de la implementación.

• Las Órdenes de Compra anteriores mantienen su comportamiento previo.

• El objetivo de esta funcionalidad es regularizar diferencias de recepción y permitir el cierre correcto de las ordenes de Compra cuando no se esperan más movimientos.