Compras

El módulo de compras se encarga de registrar las facturas de compras y los pagos (Órdenes de Pago) de la compañía.

Circuito básico de Compras

El circuito básico de Compras puede verse de la siguiente manera:

1. Punto de Pedido: se cargan los artículos para ser usados en el generador de Orden de Compra.

2. Generador de OCs, este usando los artículos cargados en Punto de Pedido generará las Ordenes de Compra.

3. Solicitud y Orden de Compra: nos ayuda a controlar mejor los pedidos para los Proveedores.

4. Remito de Compra: nos permite cargar cada artículo con sus respectivas cantidades, precios, etc.

5. Factura de Compra: se puede generar desde el remito de compra o desde Compras > Factura de Compra.

6. Orden de pago: se genera de forma automática al recibir la factura o se puede crear de forma manual desde Compras > Orden de Pago.

Punto de Pedido por ubicación

1. Stock > Punto de Pedido por Ubicación

2. Se cargan los artículos del proveedor con su ubicación de Stock y su seguridad de Stock, esto también se lo puede hacer cargándolo por témplate.

3. El punto de Pedido también puede ser configurado desde el artículo, en la solapa de "Punto de Pedido".

Generador de Orden de Compra

1. Ingresamos en Compras > Generador de orden de Compra.

2. Creamos un registro del generador, seleccionamos un proveedor, una marca de artículo (opcional), el tipo de generación:

   • Punto de pedido por ubicación: realizaría la generación a partir de los datos registrados en la entidad "Punto de Pedido por Ubicación", si se elige esto, se generaran las OCs por Ubicaciones de Stock, de modo que si hay varios artículos con distintas ubicaciones en el generador, se ordenaran una OC por cada ubicación.

   • Punto de Pedido general: En este caso toma el punto de pedido del artículo, filtrando por el proveedor asociado al artículo, en este caso no se generaran mas de una OC, ya que no se ordenan por ubicaciones de Stock.

3. Una vez creada con la opción elegida, se generan los artículos automáticamente (si no hubieran artículos cargados, el generador caerá en el estado "Error al generar detalles" con un mensaje con el error), si corresponde, modificar la cantidad del detalle (solapa artículos), así como el Stock seguridad.

4. Usar el Botón "Generar OCs", y según el comportamiento seleccionado, se generarían las OCs por cada ubicación de Stock.

Procesar Solicitud de Compra

*Ruta alterna a lo definido anteriormente para genera Ordenes de Compra

1. Ingresamos desde el menú principal > Compras > Solicitud de Compra.

2. Damos click en Nueva y completamos los datos necesarios. Debemos tener en cuenta que ningún dato es obligatorio y que si no colocamos fecha se asignará automáticamente la fecha actual.

3. Cargamos los artículos que queramos solicitar, actualizamos y  presionamos sobre "Solicitar autorización", completando la Referencia interna.

4. Haciendo click en "Enviar a control" podemos realizar una verificación de que la Solicitud de Compra sea correcta, o bien podemos directamente aprobarla con el botón "Aprobar", rellenando el campo obligatorio. Esto hace que el estado de la solicitud pase a Aprobada.

Generar Orden de Compra

1. Ingresamos en Compras > Orden de compra. 

2. En la columna izquierda seleccionamos la opción de +Nuevo. 

3. Completamos los campos correspondientes, siendo el Proveedor el único dato obligatorio.

4. En la solapa "Detalle" debemos cargar los artículos, con su respectiva cantidad y costo. 

5. Aprobamos la OC con la transición "Pendiente de aprobación", y luego hacemos click en "Solicitar". 

Generar Remito de Compra

1. Cuando la OC pase a estado Solicitada hacemos click en “Generar Remito” .

2. Ingresamos la ubicación de destino del Remito, es decir la ubicación donde ingresaríamos el stock. 

3. Desde la OC ingresamos en la solapa "Remitos", hacemos click en el ítem que figura dentro, el cual nos abre una nueva pestaña. Luego debemos presionar sobre el acceso directo  que se encuentra del lado derecho de "Remito de Compra", que nos direcciona hacia nuestro Remito generado en estado "Pendiente".

4. En caso de ser necesario, modificamos los artículos, ya que luego de este paso no lo podremos hacer. 

5. Hacemos click en “Procesar”.

Gestionar las Ordenes de Compras y Remitos de Compra

1. Cuando se pase la OC al estado "solicitada", esta generará un témplate al final de la solapa general en el separador de adjuntos, con este templete se podrá cargar en el remito de Compra en la solapa "Ítems Proveedor".

•  Este témplate se puede configurar que se envíe al proveedor por mail con un check en parámetros, junto con el cuerpo del mail. 

Comparador de items en Remito de Compra

1. En el remito de Compra, una vez se hayan completado los items del proveedor, se podrá comparar los estipulado por el proveedor y por lo registrado en el Punto de Pedido.

2. Luego se procede generando la Factura y pagando la misma con una Orden de Pago como en el circuito básico.

Generar Factura de Compra

1. En la misma ventana del Remito generado, hacemos click en “Generar Factura de Compra” y completamos los datos correspondientes. 

2. Nos dirigimos hacia la factura,  desde la solapa Facturas de Compra, presionando en el ítem creado y luego sobre el acceso directo correspondiente, o desde el menú principal >  Compras > Factura de Compra. La factura debe encontrarse en estado Proyectada. 

3. Debemos tener en cuenta que si el Proveedor y el concepto de compra no cuentan con una Cuenta de Gastos, debemos completarlo en la factura (dentro de la solapa general "Cuenta de Gastos") y hacer click en "Aplicar".

4. Luego hacemos click en "Recibir" y completamos los datos solicitados. Debemos tener en cuenta que luego de recibir la factura no  vamos a poder editarla. Esto va a generar una Orden de Pago y actualizar el estado de la Factura a Recibida.

Completar la Orden de Pago (OP)

1. Desde la pantalla de la Factura de Compra, en la solapa de "Cancelaciones", presionamos en el ítem generado, y luego sobre el acceso directo de Orden de Pago. Dicha OP debe figurar en estado Creada.

2. Según el medio de pago deseado, ingresamos en la solapa correspondiente (Por ejemplo, si el pago es en efectivo, nos dirigimos a la solapa “Efectivo”), presionamos Nuevo e introducimos los datos solicitados.

3. Hacemos click en “Solicitar autorización” que se encuentra del lado izquierdo y el estado de la OP pasará a Autorizada. 

4. En la pestaña del medio de pago elegido debemos seleccionar el ítem generado, y presionar "Realizar" o "Entregar" según corresponda, y el estado de la Factura de Compra y de la Orden de Pago pasará a Pagada, en caso de que el pago sea por el total.

¿Cómo registro la devolución de mercadería a un Proveedor ?

 Lo que se debe realizar en estos casos es hacer un Remito Interno para moverlo a una Ubicación de Stock que se llame por ejemplo "Devoluciones al proveedor".

La Ruta para realizarlo es desde Stock> Remitos> Remito interno, y la Ruta para crear una ubicación de Stock es Parámetros / Stock / Ubicación de stock.