1. RINGKASAN
1.1. Tujuan prosedur ini untuk memastikan pelaksanaan audit internal agar berjalan secara jelas, efektif dan sistematis, selain itu juga untuk memantau penerapan sistem manajemen integrasi dalam melaksanakan perbaikan.
1.2. Prosedur ini mengatur proses pelaksanaan audit internal di BPMSPH.
1.3. Kepala Balai beserta tim kerja bertanggung jawab dalam pengaturan dan penerapan prosedur ini.
2. REFRENSI :
· SNI ISO 9001:2015 Klausul 9.2
· SNI ISO 37001:2016 Klausul 9.2
· SNI ISO 45001:2018 Klausul 9.2
3. PROSEDUR KERJA
3.1. Tanggung Jawab
Wakil Manajemen dan deputi bertanggung jawab terhadap pengelolaan audit internal mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan hingga dilakukan verifikasi tindakan perbaikan yang diperlukan.
3.2. Perencanaan Audit Internal
a. Semua elemen dalam sistem manajemen mutu diaudit oleh Auditor yang ditunjuk. Program Audit Tahunan yang mencakup elemen standar, auditee dan Auditor serta jadwal audit, ditetapkan oleh Wakil Manajemen.
b. Wakil Manajemen dan Deputi membuat jadwal audit yang memuat waktu (hari, tanggal, dan jam) bagian yang diaudit, elemen standar yang terkait, nama auditor, dan wakil auditee.
c. Frekuensi audit ditentukan oleh Wakil Manajemen berdasarkan hasil audit yang lalu, tetapi setiap elemen standar yang terkait pada masing-masing sub unit kerja harus diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
d. Bila ditemukan masalah, audit dapat dilakukan di luar jadwal sesuai dengan kebutuhan.
3.3. Persyaratan dan Penetapan Auditor
a. Auditor yang ditunjuk adalah personel yang pernah mengikuti pelatihan audit dan tidak terkait dengan bidang yang diaudit.
b. Catatan pelatihan auditor dipelihara dan diarsipkan di sub bagian tata usaha.
c. Sedapat mungkin Auditor ditunjuk dari mereka yang mempunyai kompetensi dan pengalaman yang cukup untuk menjaga kewibawaan audit.
d. Penetapan tim auditor dilakukan oleh Kepala Balai melalui SK Kepala Balai.
e. Kegiatan audit internal dipimpin oleh satu orang Lead Auditor dan sejumlah auditor anggota untuk mengaudit masing-masing bagian yang masuk dalam daftar audit
3.4. Persiapan dan Pelaksanaan Audit
a. Auditor bersama Auditee membuat kesepakatan hari, tanggal, dan jam pelaksanaan audit.
b. Auditor menyiapkan check list audit yang diperlukan sesuai dengan bagian dan elemen yang akan diaudit sebagai pedoman pelaksanaan audit.
c. Hasil audit direkam pada formulir laporan audit. Rekaman asli laporan audit diserahkan kepada auditee beserta salinannya diserahkan kepada Deputi dan Wakil Manajemen.
d. Apabila ditemukan ketidaksesuaian pada hasil audit, maka tim kerja atau bagian yang bersangkutan harus menetapkan tindakan perbaikan serta batas waktu pelaksanaan yang disetujui oleh auditee maupun Auditor. Auditee melaksanakan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan.
3.5. Audit Tindak Lanjut
a. Bila ditemukan ketidaksesuaian dalam audit, maka audit tindak lanjut dilakukan untuk memeriksa pelaksanaan tindakan perbaikan yang diperlukan.
b. Pelaksanaan audit ini sesuai dengan Standar Sistem Manajemen Integrasi, dan dibatasi pada ketidaksesuaian yang dijumpai sebelumnya.
c. Wakil Manajemen dan Deputi melakukan koordinasi terkait hasil audit dan tindakan perbaikan, apabila sudah memenuhi maka audit dapat dinyatakan ditutup (closed).
d. Wakil Manajemen dan Deputi membuat laporan hasil audit untuk ditinjau pada rapat tinjauan manajemen.
e. Keefektifan sistem audit internal harus dikaji paling sedikit sekali dalam setahun. Wakil Manajemen dan Deputi harus bertanggung jawab atas kaji ulang tersebut serta mengadakan penyempurnaan pelaksanaan audit yang dilakukan.
4. Dokumen Terkait
- Surat Undangan
- Form Rekaman Pelaksanaan Kegiatan
- Rencana dan Program Audit Internal
- Laporan Audit Internal
- Penunjukan Auditor
- Pemberitahuan Auditee