1. RINGKASAN

1.1        Prosedur Mutu ini bertujuan untuk menetapkan tata cara pengendalian dokumen (penyusunan, pembuatan, persetujuan/ pengesahan, distribusi, perubahan atau revisi dan penghapusan) serta pengendalian rekaman (pedoman untuk pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, kemudahan pencarian kembali, dan pemusnahan rekaman/catatan mutu) di Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan (BPMSPH).

1.2        Prosedur Mutu ini mencakup dokumen-dokumen dan rekaman-rekaman yang disyaratkan oleh Sistem Manajemen Integrasi.

2.    REFRENSI :

·         SNI ISO 9001:2015 Klausul 7.5

·         SNI ISO 37001:2016 Klausul 7.5

·         SNI ISO 45001:2018 Klausul 7.5

3. URAIAN UMUM

3.1.      Pengendalian Dokumen

3.1.1.    Deputi bertanggung jawab mengendalikan seluruh dokumen mulai dari pengesahan, penggandaan, distribusi ke bagian yang terkait dan penarikan serta penghapusan dokumen;

3.1.2.    Wakil Manajemen dibantu Deputi harus memastikan dokumen yang berlaku di lingkungan kerja BPMSPH adalah versi terbaru dan versi sebelumnya ditarik dari peredarannya;

3.1.3.    Wakil Manajemen dan Deputi harus memastikan bahwa dokumen luar (eksternal) yang masuk ke BPMSPH dikenali dan pendistribusiannya terkendali;

3.1.4.    Penanggung jawab masing-masing tim kerja bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan membantu melaksanakan implementasi pengendalian dokumen terutama yang berkaitan dengan pengendalian dokumen di unitnya;

3.1.5.    Penanggung jawab masing-masing tim kerja membantu memastikan hanya dokumen terbaru (revisi terkini) dan dokumen yang sesuai dengan aktivitasnya yang terdapat di setiap bagiannya.

3.2.      Pengendalian Rekaman

3.2.1.    Setiap tim kerja mengatur rekaman aktifnya secara sistematis.

3.2.2.    Setiap rekaman (bukti kerja) yang sudah tidak dipakai lagi tetapi masih diperlukan disimpan oleh tim kerja yang bersangkutan.

3.2.3.    Seluruh rekaman atau bukti kerja proyek yang telah selesai disimpan dan dikendalikan oleh deputi.

3.2.4.    Waktu penyimpanan rekaman pasif mengikuti ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.

4. PROSEDUR KERJA

5.1        Penerbitan Dokumen Baru

5.1.1 Setiap tim kerja yang akan menerbitkan dokumen baru harus melaporkan ke Wakil Manajemen dan mengisi Form Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen

5.1.2     Setelah dokumen lengkap dan sesuai ketentuan, Wakil Manajemen menginstruksikan Deputi agar mengeluarkan nomor dokumen.

5.1.3     Dokumen diperiksa oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh Kepala Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan.

5.1.4     Deputi melakukan pendaftaran dokumen ke dalam Daftar Induk Dokumen.

5.1.5     Kemudian Deputi menggandakan dokumen tersebut ke sejumlah tim kerja yang terkait dengan dokumen tersebut.

5.1.6     Untuk dokumen yang terkendali, Deputi memberi stempel “TERKENDALI” dan mendistribusikan ke tim kerja terkait dan meminta bukti tanda terima dokumen yang terdapat pada Form Lembar Distribusi Dokumen.

5.2        Perubahan Dokumen

5.2.1 Setiap tim kerja yang akan melakukan perubahan revisi dokumen harus melaporkan ke Deputi.

5.2.2 Deputi memberikan Form Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen dan penanggung jawab bagian mengisi form perubahan dokumen.

5.2.3 Setelah form perubahan dokumen diisi kemudian diserahkan kepada Wakil Manajemen beserta draft dokumen yang direvisi.

5.2.4 Wakil Manajemen memeriksa draft dokumen yang direvisi di atas dan diajukan kepada Manajer Puncak untuk dimintakan persetujuan dan pengesahan.

5.2.5 Dokumen yang sudah disahkan, selanjutnya oleh Deputi akan dilakukan pembaruan/update dokumen dan pencatatan perubahan pada tabel riwayat perubahan dokumen.

5.2.6 Kemudian Deputi akan menggandakan dokumen tersebut sejumlah tim kerja yang terkait dengan prosedur tersebut.

5.2.7 Untuk dokumen terkendali, Deputi memberi stempel “TERKENDALI” dan dokumen tidak terkendali, Deputi memberi stempel “TIDAK TERKENDALI” selanjutnya mendistibusikan ke tim kerja terkait dan meminta bukti tanda terima dokumen.

5.2.8 Deputi menarik dokumen yang lama/kadaluarsa dan mengganti dengan yang baru di setiap tim kerja  terkait sesuai Form Lembar Distribusi Dokumen

5.2.9 Dokumen Asli yang terbaru disimpan oleh Deputi sedangkan dokumen asli yang lama diberi stempel “KADALUARSA” dan salinannya/copy-annya dimusnahkan dengan dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen dengan menggunakan Form Berita Acara Pemusnahan Dokumen

5.3        Tabel Kode Dokumen dan Bagian

No.

            Jenis Dokumen

Kode Dokumen

1

Pedoman Mutu Integrasi

                              PMI XX

2

Prosedur Mutu Integrasi

Pr.MI XX

3

Instruksi Kerja atau SOP

Instruksi Kerja/SOP ditandai dengan nomor dan judul

4

Form /checklist

Formulir ditandai dengan nomor dan judul

5.4  Pengendalian Rekaman

5.4.1     Identifikasi Rekaman

5.4.1.1 Setiap Tim Kerja melakukan identifikasi terhadap Rekaman yang dipelihara di bagian masing-masing, dan menuliskan pada Daftar Induk Dokumen.

5.4.2     Penyimpanan Rekaman

5.4.2.1 Setiap Tim kerja menetapkan personil yang bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengendalikan rekaman-rekaman yang disimpan pada bagiannya.

5.4.2.2 Peyimpanan rekaman aktif menjadi tanggung jawab tim kerja yang bersangkutan

5.4.2.3 Penyimpanan rekaman pasif menjadi tanggung jawab Deputi dengan membuat Daftar Induk Dokumen secara keseluruhan untuk memantau penyimpanan rekaman.

5.4.2.4 Rekaman disimpan di tempat yang aman dan memadai agar tidak mengalami kerusakan.

5.4.2.5 Rekaman disimpan dengan teratur agar mudah dalam pencariannya.

5.5      Perlindungan Rekaman

Perlindungan terhadap rekaman dengan menyimpan pada ordner atau kotak penyimpanan sejenis, map, folder selanjutnya disusun pada rak, almari, atau filling cabinet yang memadai, serta dalam bentuk elektronik. Penyimpan rekaman bertanggung jawab memelihara dan menjaga rekaman dari segala kerusakan yang mungkin timbul, misalnya dimakan serangga, kelembaban, tetesan air hujan, dan pengaruh cuaca. Rekaman berupa fax yang dimungkinkan cepat rusak dicopy terlebih dahulu untuk disimpan.

5.6      Pengambilan Rekaman

Pengambilan rekaman hanya boleh dilakukan oleh penyimpan rekaman yang bersangkutan untuk menghindari tidak terkendalinya rekaman dan harus segera dikembalikan pada posisinya kembali setelah penggunaannya.

Masa simpan rekaman ditentukan oleh tiap-tiap penanggung jawab atau penyimpan rekaman sesuai dengan kebutuhan atau peraturan yang berlaku dan telah ditetapkan di awat terbitnya rekaman, selanjutnya dikonsultasikan kepada atasan langsung dan disampaikan kepada Pengendali Dokumen untuk dicatat pada Daftar Induk Dokumen.

5.7      Pemusnahan Rekaman

Penanggung Jawab masing-masing fungsi memonitor rekaman yang disimpannya apakah telah melampaui masa simpannya, jika masa simpan telah habis/terlampaui maka dilakukan pemusnahan rekaman dengan menggunakan formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen.

5.    Dokumen terkait:

1.  Daftar Induk Dokumen

2.  Daftar Distribusi Dokumen

3.  Usulan Perubahan Dokumen

4.  Berita Acara Pemusnahan Dokumen

5.  Daftar Dokumen Eksternal