8.2. Persyaratan Produk dan Layanan/Jasa, Tindakan Uji Kelayakan, serta Kesiapsiagaan 

             dan Tanggap Darurat

BPMSPH memastikan memahami yang harus dilakukan berkenaan dengan  penentuan persyaratan produk dan layanan dengan tujuan untuk memuaskan pelanggan.

Dalam  hal  penyediaan  produk  dan  layanan  tersebut, BPMSPH memahami   timbulnya  risiko  penyuapan,  sehingga  organisasi  perlu  menilai  sifat  dan  tingkat  risiko  penyuapan sehubungan dengan transaksi, proyek, aktivitas/tindakan, mitra/rekanan/suplier, dan pegawai tertentu yang termasuk dalam kategori tersebut.

Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan melaksanakan penilaian risiko penyuapan di organisasi sesuai persyaratan prosedur. Uji kelayakan dilakukan terhadap staf yang bertugas dan pengguna jasa di pelayanan pelanggan, pengujian, administrasi serta terhadap penyedia barang dan jasa sebagai berikut :

·         Uji kelayakan terhadap tiga kategori tersebut diperlukan untuk memperoleh informasi yang cukup untuk menilai risiko penyuapan.

·         Uji kelayakan staf BPMSPH dilakukan melalui penilaian kinerja dan pencapaian sasaran kinerja pegawai personel selama satu tahun.

·         Uji kelayakan personel disusun dan disimpan sebagai informasi terdokumentasi

·         Uji kelayakan penyedia barang dan jasa untuk mencegah dan mendeteksi risiko penyuapan,

·         Uji kelayakan penyedia barang dan jasa pemerintah dilakukan melalui proses pengadaan barang dan jasa yang berpedoman pada Peraturan perundangan terkait.

Penilaian risiko penyuapan mencakup tindakan  uji  kelayakan  (“due  diligence”)  yang  diperlukan  dalam mendapatkan informasi yang memadai untuk menilai risiko penyuapan. (dapat dilihat dalam Prosedur Uji Kelayakan)

BPMSPH membuat, mengimplementasikan dan memelihara proses-proses yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dan merespon situasi darurat, termasuk di dalamnya :

·         Membuat rencana tanggap darurat, termasuk penyiapan P3K

·         Menyiapkan pelatihan untuk rencana tanggap darurat

·         Secara periodik mengadakan pengujian dan latihan tanggap darurat

·         Evaluasi kinerja dan jika diperlukan merevisi rencana tanggap arurat setelah dilakukan tes dan pelatihan

·         Berkomunikasi dan menyiapkan informasi yang relevan kepada seluruh pegawai

·         Mengomunikasikan informasi yang relevan kepada penyedia, pengguna jasa, layanan tanggap darurat, otoritas 

         pemerintahan dan komunitas lokal jika diperlukan

·         Mempertimbangkan kebutuhan dan kemampuan pihak-pihak terkait serta memastikan keterlibatan jika diperlukan saat perencanaan tanggap darurat.

(dapat dilihat dalam Prosedur Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat)

8.2.1.  Komunikasi Pelanggan

BPMSPH mengatur komunikasi dengan pelanggan, dengan tujuan tertentu, agar persyaratan dan juga harapan pelanggan diketahui secara jelas.

Komunikasi dengan pelanggan tersebut mencakup hal berikut:

·         memberikan informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan;

·         penanganan pertanyaan, kontrak atau pesanan, termasuk perubahan;

·         memperoleh umpan balik pelanggan yang berkaitan dengan produk dan layanan, termasuk keluhan pelanggan;

·         penanganan atau mengendalikan barang milik pelanggan;

·         menetapkan persyaratan khusus untuk tindakan yang tak terduga, bila relevan. 

8.2.2.  Penentuan Persyaratan Produk dan Layanan/Jasa

BPMSPH memastikan  bagaimana  spesifikasi  produk  dan  layanan  yang  akan  diberikan,   pula memastikan bahwa spesifikasi tersebut dapat dipenuhi.

BPMSPH menetapkan persyaratan produk dan layanan Ketika menetapkan persyaratan produk dan layanan yang akan ditawarkan kepada pelanggan, Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan (BPMSPH) memastikan bahwa:

a.    persyaratan produk dan layanan ditetapkan, termasuk:

1)    persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku;

2)    yang dianggap perlu oleh organisasi.

b.    organisasi dapat memenuhi tuntutan untuk produk dan layanan yang ditawarkan.

8.2.3.  Tinjauan Persyaratan Produk dan Layanan/Jasa

BPMSPH memastikan bahwa organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan terkait produk dan layanan yang akan ditawarkan kepada pelanggan. BPMSPH melakukan tinjauan sebelum melakukan memasok produk dan layanan kepada pelanggan mencakup :

a. persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk pengiriman dan kegiatan pasca pengiriman;

b. persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi diperlukan untuk penggunaan yang ditentukan 

    atau dimaksudkan, bila diketahui;

c.  persyaratan yang ditetapkan oleh organisasi;

d.  persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku untuk produk dan layanan;

e.  kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang sebelumnya dinyatakan.

8.2.4.  Perubahan persyaratan produk dan layanan

BPMSPH memastikan bahwa informasi perubahan yang relevan terdokumentasi, dan bahwa orang-orang yang relevan menangani memahami tentang persyaratan yang diubah, ketika persyaratan produk dan layanan berubah.