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Pour des enjeux de Qualité et de suivi de la vie en agence , il vous faut absolument tout tracer des échanges que vous avez avec vos clients ou vos salariés.
Rendez vous dans le menu Qualité > Demande : cliquer sur Créer.
Sélectionner un motif.
Lorsque le client prend contact pour la 1ere fois, on appliquera le motif "1ère Demande".
Rentrer le sujet de la demande et indiquer par qui elle est ouverte.
Saisir l'origine.
Les demandes peuvent être publiées sur les comptes extranet client ou intervenant.
Renseigner le client.
S'il s'agit d'une première demande, il est possible de créer votre client en cliquant sur le +.
Ne remplir que les informations principales.
Renseigner le type.
Renseigner la priorité.
Les champs suivants sont présents afin d'apporter plus de détails à la demande: si la demande concerne un intervenant, une intervention particulière, un cycle.
Le champ "Ouverture" se remplit automatiquement lorsque la demande est créée.
Une date d'échéance peut etre mise à titre d'information en sachant que Ximi ne permet pas d'être notifier pour cela.
Le champ "Fermeture" se remplira quand la demande sera cloturée.
Le créateur de la demande est renseigné dans le champ "Propriétaire".
Mettre un autre utilisateur en copie (pas de notifications configurables).
Enregistrer la demande.
Une fois la demande enregistrée il est possible de:
L'assigner à un autre utilisateur ( une notification peut être configurée ici)
"Passer en traitée"
Y ajouter une tâche via le bouton "+Tâche"
Si des documents sont nécessaires au traitement de la demande , ajouter des pièces jointes depuis les éléments liés :
Pour imprimer une Fiche de réclamation.
Ou envoyer la demande par mail.
Il est possible de créer une demande depuis la fiche du client :
Egalement depuis la fiche contact :
Voici la liste des modifiables :
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