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Dans Ximi, la procédure de facturation reste la même et vous devez :
planifier la mission
valider les interventions
générer les factures,
les contrôler
Avant la génération des factures, il est impératif de mettre virement comme moyen de paiement sur les fiches client qui ont activé leur compte en M-1 pour ne pas risquer de prélever directement alors que les factures seront payées par Home+.
Pour un nouveau client, il est possible de lui faire bénéficier du C2i le mois d'activation de son compte seulement si la totalité de ses interventions se sont déroulées après la date d'activation.
Pour que les demandes de règlements fonctionnent, vos factures ne doivent pas contenir :
de lignes négatives,
de remises,
Si vous souhaitez appliquer des remises, il faudra plutôt passer par un tarif spécifique.
Les avoirs ne sont pas gérés par le dispositif et dans le cadre d’un avoir il faut pour le moment rembourser le client de son avoir.
Les ajustements des mois antérieurs ne doivent pas non plus apparaître sur les factures du mois.
Un nouveau paramètre est apparu pour qu’à l’avenir, les ajustements soient sur des factures à part et vous pourrez ensuite ventiler la facture d’ajustement sur la facture principale pour que cette dernière soit éligible au dispositif.
Les frais doivent correspondre à l'activité réalisée chez le client.
Voici la liste des produits référence de frais et vous devez choisir ceux qui correspondent à votre mode de fonctionnement.
Envoyer les factures aux clients
A partir des factures, prendre la vue “Clients Home+ toutes factures” afin de retrouver les factures de tous les clients ayant un identifiant Home+.
Appliquer les filtres sur :
le mode de règlement "Virement"
le statut "Brouillon"
la période concernée
le mode d'envoi des factures
Procéder à l'envoi par mail ou par courrier suivant les clients.
Pour un envoi par mail il existe un mail type intitulé "Email Facture Home+..."
Envoyer les demandes de paiements à Home+
A partir des factures, prendre la vue “Clients Home+ toutes factures” afin de retrouver les factures de tous les clients ayant un identifiant Home+, dont le statut est en "Envoyé" .
Appliquer les filtres sur :
le mode de règlement "Virement"
le statut d'envoi en prenant les factures envoyées (si vous prenez la vue “Clients Home+ toutes factures”)
la période concernée
le statut de la demande Home+ sélectionner les factures en statut “A envoyer”
Sélectionner les factures et cliquer sur le bouton « Action » puis « Demande de paiement HOME+ ».
Une boîte de dialogue s’affiche pour confirmer qu’une tâche planifiée va être exécutée.
Après l’exécution de la tâche planifiée, les clients reçoivent une notification par SMS leur indiquant qu’ils ont une facture à valider sur leur espace Home+.
Sans validation de leur part, la facture est automatiquement validée 48h après la notification.
Après validation (par le client ou automatique après 48h) l’Urssaf procède au paiement par virement de la totalité de la facture.
Le règlement est enregistré dans ximi et lié à la facture sans aucune action de votre part.
Vous n’avez plus qu’à vérifier la bonne réception du paiement sur votre compte bancaire.
Le statut de la demande de paiement va évoluer au fur et à mesure de l’avancement du process et pourra prendre les valeurs suivantes :
A envoyer
Intégrée
Aides calculées
En attente de validation
Validée
Refusée
Prélevée
En refus de prélèvement
Payée
En attente d’échanges
Clôturée
Supprimée
Annulée par le particulier
La gestion des erreurs de synchronisation
Il est possible que la demande de paiement soit en erreur pour différentes raisons :
date de naissance obligatoire non renseignée,
particulier inconnu car il n’a pas autorisé HOME+ a effectuer les prélèvements
date d’intervention antérieure à la date d’activation du compte Home+
etc…
Une vue "Erreurs HOME+" permet d’identifier toutes les factures bloquées à ce stade.
En cliquant sur la facture vous trouverez dans les éléments liés le résultat de la dernière synchronisation.
En cliquant sur ce résultat vous trouverez le motif d’erreur de synchronisation.
Voici la liste des erreurs potentielles et leur description.
Une fois l’erreur résolue, il sera possible de redemander le paiement.
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