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Le devis prise en charge est un devis avec prise en charge destiné au client qui paiera une partie de ce qui est réalisé chez lui; l'autre partie sera facturée à un Tiers Payeurs.
Avant de se lancer dans la création du devis : créer le Tiers Payeurs et Créer les produits spécifiques à la PEC.
Depuis la fiche client, un bouton donne la possibilité de créer directement un devis :
En cliquant sur le bouton + Devis, un devis s'ouvre en statut nouveau.
Certains éléments seront repris de la fiche client :
le client
l'adresse d'intervention
la date de démarrage
l'entité
Le champ "Devis type" n'est pas utilisé.
La modalité est configurée par défaut en "Prestataire" , l'autre option est "Mandataire" , sélectionner en fonction.
L'entité sera le nom de l'entité et le propriétaire est repris en fonction de qui crée le devis.
La date du devis est par défaut la date du jour où le devis est crée.
La date de validité se configure seule à M+1 de la date de création (le devis étant valide pendant 1 mois).
La date de considération est aussi la date du jour où le devis est crée et peut être changée pour appliquer de nouveaux tarifs (exemple: si un changement de tarif est mis en place pour le 01 janvier 2023 et que le devis est établi en décembre 2022 pour un début de prestation en 2023 alors il faudra mettre 01/01/2023 dans le champ afin que le devis reprenne les bons tarifs).
La nature est configurée par défaut sur "Régulier" et doit rester sur cette option. L'autre option est "Ponctuel" mais le ponctuel dans Ximi n'est pas le ponctuel que nous connaissons.
Le mode de facturation s'effectue toujours "au réel".
Le calcul du devis, toujours "pour un mois".
Nous conseillons de laisser la durée d'engagement sur "indéterminée" ou "aucune", si le client change d'avis vous n'êtes pas bloqué (cette information apparait sur le devis imprimé).
Le rythme de facturation d'un client direct est toujours "mensuel".
L'acompte n'est pas utilisée.
Comme il s'agit d'un devis pour un client pris en charge, cocher la case "Prise en charge" et cliquer sur le petit + afin d'intégrer la prise en charge au devis.
Toutes les informations attendues ici sont notées sur la notification de prise en charge, rien ne doit être inventé.
Renseigner :
le Tiers Payeurs
le numéro de dossier
Puis indiquer :
le mode de calcul
la date de fin de validité de la prise en charge (toujours!!)
Renseigner ensuite :
le % de prise en charge ou le tarif (en fonction de ce qui est renseigné plus haut pour le mode)
la portée du plafond
Ne pas oublier de rentrer un tarif de base, autrement la PEC ne s'appliquera pas.
En général le tarif de facturation du client pendant la PEC et au delà de la PEC se fait comme ci dessous:
Définition:
tarif de base pec : facturation au tarif de la caisse
tarif de la prestation : facturation selon votre tarif
Renseigner les éléments ci dessous selon les informations de la notification de prise en charge client.
Cliquer sur "Ok".
La prise en charge est intégrée au devis.
Ensuite, le champ Commentaire permet de renseigner ce qui va être fait chez le client.
Le % de réussite de signature du devis est par défaut configuré sur 80%, il peut être modifier (il est très rarement utiliser).
La date de démarrage est reprise de la fiche client si le champ a été rempli. Autrement, renseigner la date.
La case Démarrage immédiat ne doit pas être cochée à tous les coups, uniquement si l'on commence les prestations directement.
La case Rendez vous réalisé à cocher si c'est le cas.
La case Majorations spécifiques ne doit pas être cochées: les informations sont intégrées dans les paramètres généraux de l'entité et s'appliqueront automatiquement.
Les cases Majorations calendaire et de nuit sont cochées et doivent le rester.
Renseigner ici les conditions particulières.
Enfin, ajouter les articles (produits) qui permettront le calcul du devis.
Depuis cet endroit, aucuns détails sur les heures semaines, weekend, jours féries ne peut être ajoutés.
Pour ajouter les articles et avoir tout les détails mentionnés précédemment , il faut enregistrer le devis.
Puis passer par les élements liés et cliquer sur le petit + dans l'onglet Articles.
La page suivante s'ouvre:
Rechercher le produit souhaité (en fonction du type de prestation à mener chez le client).
Le champ Chapitre n'est pas utilisé.
Une fois le produit sélectionné, le prix unitaire s'affiche en fonction.
La case tarif spécifique n'est pas conseillée: lorsque les tarifs produits devront être mis à jours, les tarifs spécifiques ne changeront pas automatiquement. Il faudra revenir sur ces cas particuliers pour effectuer la mise à jour manuellement. (cf Mise à jour des tarifs)
Ensuite, il reste le fameux détails des heures à remplir : il s'agira de renseigner le nombre d'heures qui vont être réaliser sur un mois en quantités globales : (cette vue est idéale pour les prises en charges pour clients dépendants où l'on doit forcement intervenir tous les jours, semaine et weekend)
Les cases hors vacances scolaires ou hors jours fériés sont à cochés en fonction de ce qui est décidé avec le client.
La case à la quinzaine n'est pas utilisée.
Enfin, un champ commentaire est disponible si besoin.
L'article peut être enregistré.
Réitérer l'opération pour ajouter les produits de frais de gestion, d'EPI etc..
Afin de vérifier le devis, cliquer sur le bouton impression et sélectionner le modèle en fonction du type de prestations.
Une fois le devis correct, l'envoyer au client :
soit par mail : en utilisant le bouton mail et en sélectionnant le bon modèle de mail en fonction du type de prestation.
soit en l'imprimant comme plus haut pour lui donner en main propre.
Cliquer sur passer en envoyé :
A ce moment là, le devis n'est plus modifiable, il faut passer par le bouton Action pour le repasser en brouillon:
Si le devis est passé en signé , il n'est plus possible de revenir en arrière: le devis n'est plus du tout modifiable.
Il faut alors le réviser/dupliquer : cette action va permettre de créer un clone du devis en statut nouveau qui sera donc modifiable.
⚠️Attention : si le devis initial contient une erreur, le devis révisé/ dupliqué reprend l'erreur. Il ne faut pas oublier de faire les modifications qui conviennent avant de le renvoyer au client.
Une fois le devis signé, cliquer sur "Convertir en mission".
La fenêtre suivante s'ouvre: la date de démarrage renseignée dans le devis est reprise.
La case "Copier le commentaire dans la description de la mission" est cochée par défaut.
Ximi crée la mission selon les informations renseignées dans le devis.
Vérifier les informations et passer à la planification.
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