Manejo de sobre-venta

Manejo de sobre-venta

La sobre- venta o también definida como; Overbooking.

Es la acción de haber reservado (vendido) más habitaciones de las que se tienen en el inventario en nuestro hotel, se puede saber que hay una sobre-venta si contabilizamos el total de las habitaciones reservadas, más las habitaciones ocupadas, menos las salidas pendientes para cada día. Si al final de ésta ecuación tan sencilla resulta que el número de habitaciones ocupadas para el pronóstico es mayor al número de habitaciones que tenemos en total de nuestro inventario. Tenemos un caso de sobre- venta

Inventario Habitaciones - Habitaciones + Reservas por

Total de habitaciones ocupadas por salir Llegar

100 80 10 35

Lo primero que se debe hacer para evitar la sobreventa es tener un buen manejo de la disponibilidad. Es decir; cuidar que la cantidad de habitaciones reservadas y ocupadas no sea mayor al número de habitaciones disponibles en nuestro inventario total.

La confirmación de las reservaciones por llegar es también una práctica que sirve para prevenir y controlar la disponibilidad con mayor precisión, pues así podemos cancelar las habitaciones sin garantía y quizás alguna que lo decida durante la confirmación y que no tenía planeado llamarnos para cancelar. O cancelar a través del canal del cual realizo su reservación.

Como hotel tenemos un objetivo prioritario. Es cerrar al 100% de ocupación, si bien es un objetivo comercial, en lo operativo; debemos cuidar que esa ocupación no se pase (sobreventa) ni se quede abajo por exagerar en el cuidado de no pasarnos y nos lleve a cometer errores provocando que nos falte 1 o quizás 2 habitaciones para cerrar al 100%.

Para lograr lo anterior, nos valemos de nuestra estructura operativa, los elementos que la conforman son: Leer claramente las políticas de cancelación al momento de hacer una reservación (Consulta los guiones de reservación que construiste para tu hotel o bien revisa las sugerencias de políticas que ofrecemos para ti de acuerdo al tipo de hotel que operas, si es que no cuentas con ellas o deseas adecuarlas), en todas las reservaciones, con o sin garantía. Cancelar las reservaciones sin garantía en el momento en el que se llene el hotel, así no negaremos reservaciones o habitaciones que deseen registrarse, de manera innecesaria, acercándonos cada vez más a nuestro objetivo primordial.

Pedir pre-autorizaciones cuando el hotel ya está lleno y solo quedan habitaciones reservadas con garantía. Lo mejor es validar cada garantía de cada reserva. De esa manera; si alguna de ellas no pasa, podemos llamar al huésped y solicitar una nueva garantía además de avisarle que en caso que no nos pueda proporcionar alguna procederemos a la cancelación de su reserva. Si el huésped no contesta lo mejor es dejar recado en el buzón con el mismo aviso. Como dato adicional, los huéspedes se molestan más por no haber sido informados que por la cancelación en sí de su reservación.

Si no hubo cambio de garantía, lo conveniente es poner en renta todas las reservaciones que no hayan pasado la garantía.

Algunos hoteles tienen como práctica la sobre-venta suponiendo que las ultimas reservaciones por llegar, no se presentarán a registrarse sin embargo, la mejor práctica es cumplir nuestro compromiso y no caer en esa tentación, a cambio tendremos lealtad de nuestros huéspedes, seremos un hotel confiable por nunca fallarle a quienes se comprometen con nosotros al darnos garantías válidas.

De tal manera que las reservaciones que si pasaron la garantía se les hará el cargo de nos show porque para ello respetamos la reserva y perdimos la oportunidad de rentarla a alguien más.

Si por alguna razón (error nuestro) nos encontramos en sobreventa, podremos negociar con nuestro huésped pagarle una habitación en un hotel de igual o mayor categoría siempre y cuando Hotel cobre la noche en cuestión. Conseguirle sin pagar ni cobrar habitación alguna en otro Hotel de igual categoría. Con alguna distinción como desayunos en cortesía o descuento en su próxima estadía, es recomendable que nos hagamos cargo del transporte.