Cargos extemporáneos

Cargo Extemporáneo

Tener la posibilidad de cobrar daños a las instalaciones del hotel, olvidos de pago de consumos realizados por los huéspedes o la posibilidad de corregir algún error por parte de nuestro personal.

Es responsabilidad del departamento de recepción conjuntamente con el gerente en turno o quien lo autorice.

Un cargo extemporáneo se refiere al cargo que hace el hotel a una tarjeta de crédito después de que el huésped, propietario de la tarjeta salió del hotel.

Dada la importancia y la delicadeza que representa hacer un cargo de esta naturaleza a las tarjetas de crédito, es imprescindible tener siempre lo siguiente:

Tarjeta de registro firmada por el tarjeta-habiente y firma en el voucher; ya sea de venta, Check in o Check Out (aunque este no sea quién se hospede en el hotel).

En caso de que el tarjeta-habiente no se haya presentado en el hotel, se deberá tener una carta firmada por el autorizando los cargos que haya decidido, mencionando en la misma el nombre del huésped a quien le está amparando los gastos, copia de la tarjeta de crédito por ambos lados y una copia de una identificación oficial del tarjeta- habiente por ambos lados. Para poder contar con todo lo mencionado, es de gran importancia que el trabajo de recepción se haya llevado a cabo correctamente y sin error, pues todo ello constituye en un caso de cargo extemporáneo la diferencia de poder hacer el cobro a una tarjeta de crédito toda vez que el huésped haya ocasionado alguna avería en la habitación o que dicha avería la tenga que pagar el hotel.

Después de que el huésped se fue y el ama de llaves o bell boy, reporta el desperfecto en la habitación, se deberá avisar a la gerencia en turno para que pueda determinar el monto del daño y autorice el cargo extemporáneo.

Cuando se tienen ambos elementos, el recepcionista deberá hacer un cargo a la tarjeta por el monto que resulte a través de la terminal PDV.

Como este voucher que imprime la terminal PDV no va a tener firma alguna, el recepcionista deberá anexar la copia a la tarjeta de registro y entregarlo al auxiliar de CXC y el original deberá enviarlo en su corte explicando en el mismo con una pequeña leyenda, el motivo de porque no tiene firma.

Existe un caso también en el que las compañías o los particulares pueden hacer pagos de cuentas con cargos a TDC aunque el tarjeta-habiente no se presente en el hotel; para ello se le solicita a quien desea pagar de esta forma los siguientes documentos: Copia por ambos lados de una identificación oficial del tarjeta-habiente y de la tarjeta de crédito a la que desea hacer el cargo así como una carta en donde nos de su autorización de hacer los cargos que desee, firmada por él. En el caso de que solo sea para una ocasión, bastará con una sola carta, para el caso de algún grupo que repite su estadía por un periodo de tiempo intermitente, es necesario que mande la carta descrita para cada estadía.