Arqueo de archivo

Arqueo de archivo

Hacer el arqueo del archivo donde tenemos las tarjetas de registro y los comprobantes de gasto de cada habitación. Implica Cotejar que la información que está ingresada en el sistema, coincida con la información impresa en las tarjetas de registro y también, con la que se genera como consecuencia de la operación y modifica el pronóstico de ocupación para evitar el mayor número de errores.

Comenzando por la primera habitación ocupada en orden numérico, el debemos tomar la hoja de registro correspondiente a la habitación y en el sistema ubicarse en la habitación del mismo número.

Revisaremos que todos los datos de la hoja de registro coincidan con los que están en el sistema, validado el nombre y número de habitación cotejaremos los siguientes datos.

· Nombre y apellidos

· Días de estancia

· Forma de pago

· No. De Pax perrsonas en la habitación

· Tarifa

· Empresa

· Vehículo

· Teléfono

· Observaciones

· Caja de la habitación (Saldo)

Validaremos que la tarifa justifique el número de Pax que se encuentran en la habitación.

Cuando la forma de pago sea en efectivo; en caja se debe verificar que tenga por mínimo un depósito que cubra el monto respectivo a la renta habitación de la noche corriente o un saldo a favor al momento de dicha revisión. Debemos hacer el cobro correspondiente a aquellos huéspedes que tengan saldo pendiente de pago, notificándole al huésped ya sea personalmente o bien; haciendo una llamada telefónica a su habitación, si el huésped no se encuentra en su cuarto mandaremos al bell boy a bloquear la cerradura de la habitación, para asegurar que el huésped pase a recepción y poder cobrar el saldo pendiente o bien pasar el reporte al tercer turno, solo en el caso que el huésped no haya llegado hasta ese momento o en su defecto se pasará el pendiente al primer turno para que se le dé seguimiento al siguiente día y verifique que se haga el corte de cuenta correspondiente.

Como alternativa a las habitaciones que tienen saldo en efectivo se les puede sugerir dejar un depósito adicional, o bien un voucher abierto, con el fin de evitar el cobro y bloqueo de su habitación todos los días, solo como sugerencia.

Cuando la forma de pago sea en tarjeta de crédito verificamos que el monto por el que se abrió el Voucher sea proporcional a los gastos que el huésped pudiera tener, el estándar es de $1,400.00 por noche, verificamos que el número de la tarjeta de crédito y el del sistema sea el mismo.

Si los gastos de la estancia son amparados por alguna carta empresarial, debemos revisar el texto de la misma: nombre del huésped, que cubra los días que nosotros tenemos registrados en el sistema, que especifique que gastos paga la compañía y si la empresa tiene crédito con el hotel. Si el huésped ha gastado en conceptos que no ampara su compañía, debemos dejar una nota en el sistema y en la bitácora.

3.1 En caso que no tenga ningún teléfono, si es un huésped frecuente podemos tomar del histórico de cuentas este dato y actualizar la hoja de registro.

campo de observaciones se deberá actualizar o eliminar según sea el caso; las anotaciones que vienen desde la reserva y que hagan referencia a instrucciones que ya se llevaron a cabo y ya no serán útiles por lo que se deben borrar pero, al momento de poner nuevas notas referentes a la hab. No se podrán borrar las anteriores solo se deben agregar las nuevas seguidas de nuestras iniciales.