Cargo de no show

Cargo de no show[1]

Realizar el cobro de reservaciones que estaban garantizadas y no llegaron al hotel sin haber realizado su cancelación.

La responsabilidad directa es de auditoria nocturna y recepción, de la realización del cargo y de la notificación al cliente respectivamente.

El recepcionista deberá hacer una revisión de todas las reservaciones que tiene por llegar y deberá llamar para confirmar la llegada o la cancelación de cada reservación; en el caso de las que estén confirmadas deberá escribir la marca “OK” en el reporte de reservaciones por llegar que imprimió, de igual forma la hora aproximada a la que llega cada reservación en el campo de las observaciones si el huésped la mencionó, o hacer la cancelación de la reserva cuando sea el caso.

El recepcionista del 2do turno deberá validar las garantías que tiene a más tardar las 10 pm de cada turno, o en su caso; cuando se haya rentado el último cuarto. Esto implica pedir pre autorizaciones para las garantías con TDC[2], verificar las cartas garantía en los datos: fecha de llegada y nombre del huésped o la cancelación de las reservaciones que se encuentren sin garantía. En el caso de que cualquiera de las garantías proporcionadas por el huésped sean inválidas.; Ejemplo: con TDC que la pre autorización resulte declinada, en el CxC[3] que la carta responsiva diga una fecha diferente a la que se tiene la reservación, en el caso de un depósito bancario que no hayan enviado la ficha de depósito para confirmar que el dinero se encuentre disponible en la cuenta del hotel, o que el pago se haya hecho en la fecha de llegada salvo buen cobro. En ninguno de estos casos, el hotel tiene la obligación de guardar la habitación por lo que podrá cancelar la reservación en cuestión.

Si alguna reservación que esté garantizada y que su garantía ya haya sido confirmada no llegara a tomar la habitación (registrarse), el recepcionista del tercer turno deberá registrar la o las reservaciones en este status como si hubieran llegado, haciéndole saber al siguiente turno de recepción, cuales reservaciones fueron registradas y en que habitaciones, verbalmente y en bitácora. Para ello dejará las hojas de registro de las habitaciones que correspondan al status de No Show en posición vertical para que sea más fácil de identificar y de recordar la notificación y cobro de éstas habitaciones.

El recepcionista del primer turno por su parte, aproximadamente a las 9am deberá llamar por teléfono, a la persona o empresa a la que se le va a hacer el cargo de No Show para notificarle, que por no haber llegado a tomar la habitación que tenía reservada en el hotel la noche anterior, se le hará en ese momento un cargo de No Show por el monto de una noche, la tarifa que le corresponda, a la forma de pago que dejó como garantía.

Si el huésped acepta el cargo, el recepcionista solo tendrá que aplicarlo con las especificaciones que haya dado el huésped, como es la factura; y deberá integrar un pequeño expediente que consta de la copia del voucher con el que se cobró el no show, el estado de cuenta y la tarjeta de registro con la leyenda de “NO SHOW” escrita en el frente. mismo que debe entregarse al responsable del departamento de CxC. Para archivarlo en caso de cualquier aclaración futura.

En el caso de que el huésped no acepte el cargo de No Show, el recepcionista deberá notificar al gerente en turno para saber que se debe hacer.

Registro

Hacer el cargo de no show a los huéspedes que hayan tenido reservación y no se hayan presentado a registrarse.

Crear un archivo histórico de registro para posibles aclaraciones.

La responsabilidad es de auditoría nocturna; registrar las reservaciones que estén garantizadas aunque no hayan llegado a registrarse.

El recepcionista del 2do turno, deberá confirmar las garantías que tiene, a más tardar a las 10 pm de cada turno; o en su caso, cuando se haya rentado el último cuarto. Esto implica pedir pre-autorizaciones para las garantías con TDC[5], verificar las cartas garantía en los datos: Fecha de llegada y Nombre de huésped para las garantías con CxC[6], o la cancelación de las reservaciones que se encuentren sin garantía. (cuando la garantía proporcionada por el huésped está declinada) el hotel no tiene la obligación de guardar la habitación para la reserva, por lo que podrá cancelar la reservación en cuestión.

Es decir con TDC que la pre autorización resulte declinada, en CxC. que la carta responsiva diga una fecha diferente a la que se tiene la reservación, en el caso de un depósito bancario que no hayan enviado la ficha de depósito para confirmar que el dinero se encuentre disponible en la cuenta del hotel, o que el pago se haya hecho en la fecha de llegada salvo buen cobro.

Si alguna reservación que esté garantizada y que su garantía ya haya sido confirmada; no llegara a tomar la habitación (registrarse), el recepcionista del tercer turno, deberá:

a) Revisar que la persona para la cual está hecha la reservación no se encuentre ya registrada en el hotel o tenga otra reservación, es decir; duplicidad de la misma.

b) Que la garantía, cualquiera que sea de las mencionadas arriba sea válida.

c) Registrar la o las reservaciones en este status, como si hubieran llegado, haciéndole saber al siguiente turno de recepción, cuales reservaciones fueron registradas y en que habitaciones, verbalmente y en bitácora.

Es muy importante que el auditor le informe al recepcionista del primer turno cuales son las habitaciones que registró para hacer cargo no show, para evitar que la habitación en caso de tener más de una noche reservada, pase inadvertida y no se dé de baja, generando una noche más con cargo que no será cubierto y tampoco se le avise al huésped que hubo cargo de no show.

Para los cargos de no show cabe destacar que solo se pueden hacer por la primera noche, independientemente de que la reservación haya sido hecha por una o más, a menos que al confirmar su cargo al cliente, éste extienda la reserva aceptando el cargo de No Show.

Es de suma importancia hacer el registro tal como si el huésped hubiera llegado para poder comprobar al banco que en verdad fue registrado en nuestro sistema, despejando duda alguna en una posible reclamación bancaria.

[1] Cargo del costo de una o varias habitaciones a la garantía dejada por la persona que hizo una reservación y no se presentó a registrarse

[2] Tarjeta de crédito

[3] Cuentas por cobrar

[4] Cargo del costo de una o varias habitaciones a la garantía dejada por la persona que hizo una reservación y no se presentó a registrarse

[5] Tarjeta de crédito

[6] Cuentas por cobrar