Cargo de no show

Cargos de no show

Cobrar el no show; para nosotros es no perder el ingreso que estuvimos negando para guardarlo para alguien que lo había solicitado, como esa persona no llegó, nos encontramos en riesgo de no tener tampoco el pago de una habitación que apartamos para alguien en especial, por ello es que cobramos habitaciones aunque no hayan sido ocupadas

Para la ejecución de éste procedimiento es de gran importancia manejarse siempre con apego a hacer lo correcto es decir: no rentar la habitación que ya está garantizada y validada la garantía por tarde que sea o solo porque pensamos que ya no va a llegar el huésped a registrarse, al ser constantes con lo correcto, nos volvemos confiables y no hay nada que sea más recomendable que una marca o producto que cumple con lo que ofrece.

Nuestro procedimiento comienza con una revisión de todas las reservaciones que tenemos por llegar y que confirmamos su llegada con una llamada telefónica y aunque hay algunas que son canceladas, vamos marcando en el reporte de reservaciones las que han confirmado nuestros huéspedes en el caso de las que estén confirmadas escribiremos la marca “OK” en el reporte de reservaciones por llegar que imprimió, preferencialmente también la hora aproximada a la que llegará cada reservación en nuestro sistema, también es importante cancelar en nuestro sistema en tiempo real, conforme vamos avanzando en nuestras llamadas de confirmación.

El siguiente turno es decir; el 2° turno validará las garantías que tiene cada reserva a más tardar las 10 pm de cada turno, o en su caso; cuando se haya rentado la última habitación, y sea más temprano de ese horario, en el entendido de que es más complicado rentar habitaciones conforme avanza la noche. Esto implica pedir pre autorizaciones para las garantías con tarjeta de crédito, verificar las cartas garantía en los datos: fecha de llegada y nombre del huésped o la cancelación de las reservaciones que se encuentren sin garantía. En el caso de que cualquiera de las garantías proporcionadas por el huésped sean inválidas. Ejemplo: con tarjeta de crédito que la pre autorización resulte declinada, para las cuentas por cobra, que la carta responsiva diga una fecha diferente a la que se tiene la reservación, para el caso de un depósito bancario que no hayan enviado la ficha de depósito para confirmar y/o que el dinero de ese depósito no se encuentre disponible en la cuenta del hotel, o que el pago se haya hecho en la fecha de llegada salvo buen cobro. En ninguno de estos casos, el hotel tiene la obligación de guardar la habitación por lo que podrá cancelar la reservación en cuestión.

Si bien no tenemos obligación de guardar la habitación por falta de garantía para su cobro; si estamos obligados en “leer” las políticas de cancelación que aplican para cada forma de pago o bien; para las que se dejan sin garantía, de tal manera que la cancelación tampoco resulte una sorpresa para nuestros huéspedes.

Si alguna reservación que esté garantizada y que su garantía ya haya sido confirmada no llegara a tomar la habitación (registrarse), es el tercer turno quien registrará la o las reservaciones en este status como si hubieran llegado, haciéndole saber al siguiente turno de recepción, (1er turno del día siguiente) cuales reservaciones fueron registradas y en que habitaciones, verbalmente y en bitácora. Para ello dejará las hojas de registro de las habitaciones que correspondan al status de No Show con una marca que indica que es un cargo de nos show para que sea más fácil de identificar y de recordar la notificación y cobro de éstas habitaciones.

El primer turno por su parte, aproximadamente a las 9am confirmará por teléfono, a la persona o empresa a la que se le va a hacer el cargo de No Show, que por no haber llegado a tomar la habitación que tenía reservada en el hotel la noche anterior, se le hará en ese momento un cargo de No Show por el monto de una noche, la tarifa que le corresponda, a la forma de pago que dejó como garantía.

Si el huésped acepta el cargo, solo tendremos que aplicarlo con las especificaciones que haya dado el huésped, como es la factura; en el caso de que el huésped no acepte el cargo de No Show, debemos notificar al gerente en turno para saber que se debe hacer.