Cuentas maestras

Cuentas maestras o cuentas al margen

Las cuentas al margen nos permitirán administrar grupos, hacer pagos de clientes que no estén hospedados y administrar dinero en tránsito, Pagos y/o depósitos anticipados a reservaciones, que serán ingresados al sistema en tanto se registran las habitaciones para las que fueron realizados

Con las cuentas al margen podemos administrar consumos de comensales que no estén hospedados en el hotel, anticipos de futuras llegadas o anticipos para eventos en el salón. Para ello podemos identificar 3 principales usos de las cuentas al margen.

· Cuenta de Grupo: Sirve para administrar 2 o más habitaciones que pertenezcan a un grupo y que deseamos concentrar los cargos de una cantidad de habitaciones en una sola cuenta. También sirve para administrar los cargos de 2 ó más habitaciones que se quieran concentrar en una sola cuenta con fecha de salida diferente, o bien que el huésped ya haya desocupado su habitación pero, que no haya liquidado el saldo aun, para dar de baja la habitación, podemos mandar su saldo a una cuenta al margen y cobrar desde ahí.

Para ello debe relacionarse la cuenta al margen, primero con la reservación y después al registrar la habitación quedará relacionada automáticamente.

Con la finalidad de hacer traspasos de cargos y abonos entre las habitaciones relacionadas y la cuenta al margen. También conocidas como cuentas maestras.

· Cuenta para consumos: Este tipo de cuenta sirve para hacer cargo de los clientes que no estén hospedados en el hotel y deseen hacer un consumo como una llamada telefónica, por ejemplo. También sirve para administrar cargos que deseen hacer desde el restaurante o cualquier otro punto de venta como eventos en el salón o cargos del bar que deseen pagar con tarjeta de crédito, cuando el restaurante ya cerró o también para un anticipo de algún evento en el salón.

Para los cargos de un evento y para aplicar los abonos correspondientes a la cuenta al margen. El cajero de restaurante hará los cargos descritos en el instructivo de grupo para el evento en cuestión y transferirá el saldo correspondiente del evento a la cuenta maestra, entregando en físico los tickets del consumo correspondiente, posteriormente deberemos aplicar el pago, hacer la factura y entregarla junto con los consumos, y al final deberá cerrar la cuenta al margen.

En el caso de un cargo a un cliente que no se encuentre hospedado, el abrimos la cuenta maestra, y aplicamos manualmente el cargo, siempre y cuando no sea de restaurante aplicamos el pago correspondiente del consumo y por último cerramos la cuenta. Es decir; este tipo de cuenta en este caso no deberá permanecer abierta por más tiempo del que se tarde el cliente en hacer el consumo y pago correspondiente como una llamada telefónica o un consumo de bar.

Finalmente, una de las principales características de este tipo de cuenta es que no requiere relación con habitaciones o reservaciones, tampoco debiera hacer traspasos de cargos o abonos a otras cuentas en ningún sentido.

· Cuenta de Dinero en Tránsito: Este tipo de cuenta sirve para dejar un anticipo de una reserva en espera de su fecha de llegada y registro, para tomar el anticipo desde la cuenta y llevarlo a la habitación cuando ya se registró.

La necesidad de abrir una cuenta maestra de este tipo nace del deseo de nuestros clientes de dejar anticipos para las habitaciones que está reservando, para que cuando se registren, no se les cobre a los huéspedes o en su caso para dejar el anticipo como garantía

Cabe destacar que cuando el aceptamos como garantía un depósito, debemos pedir el 100% del costo de la primera noche multiplicado por el número de cuartos; solo así se podrá decir que una reservación se encuentra garantizada y aplican las políticas de garantía.

Es muy importante, no hacer ajustes[1] desde las cuentas maestras debido a que la cuenta maestra tendrá que prorratear el ajuste entre el número de habitaciones que tenga relacionada y no podrá deducir el porcentaje correspondiente a cada una por lo cual creara un conflicto en los reportes de ingresos al final del mes en donde se haya realizado dicho movimiento.

[1] Es la disminución parcial o total de un cargo hecho a una cuenta sin que haya una forma de pago de por medio.