Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

Es de gran importancia tener actualizados los registros de las compañías que tienen crédito con nosotros para validar las cartas garantía que nos hacen llegar, para que podamos hacer la cobranza.

Para mandar una cuenta a CXC son indispensables los siguientes factores:

1.- Que sea una empresa que tenga crédito con el hotel.

2.- Que exista una carta garantía que diga la fecha de entrada, fecha de salida, el nombre del huésped al que le pagan la cuenta, lo que le pagan a cada persona, Firma de autorización, membrete de la compañía.

3.- En algunos casos solo será un e - mail con la misma información salvo, el membrete de la empresa.

Para mandar los gastos de una habitación a Cuentas por cobrar; puede ser por dos razones:

1.- Que la cuenta sea un Saldo Mayor[1] por lo que el recepcionista solicite un corte de cuenta al cliente.

2.- Porque el cliente hace su Check Out.

En ambos casos el procedimiento es el siguiente:

1.- Debido a la carga de trabajo en el 1er turno, debemos preparar las salidas que vayan a CxC del día, a partir de las 07:15 a.m.

2.- Consiste en revisar el estado de cuenta de todas las salidas que van a CxC. En pantalla y cotejar que estén todos los tickets de consumo. Que aparecen en el estado de cuenta, y acomodarlos en orden de aparición, asegurándonos que se encuentren todos los comprobantes, incluso los del desayuno del día en curso.

3.- La preparación nos dará oportunidad de corregir la cuenta en los siguientes casos:

a) Cargos que no cubra la empresa

b) Tickets sin firmar

c) Tickets perdidos.

d) Cargos erróneos que pertenecen a otras habitaciones.

4.- Solicitamos a nuestro huésped que revise el estado de cuenta y sus comprobantes y solicitamos que firme en el estado de cuenta aceptando todos los cargos que ahí se encuentran.

5.- Una vez firmado el estado de cuenta se aplicamos el cxc en nuestro sistema, de acuerdo a la forma de pago que solicitó la empresa en cuestión de lo cual está incluido en nuestro registro, al final del turno debemos imprimir un reporte de CxC por día, anexar cada estado de cuenta que haya habido en el turno y entregarlo o enviarlo al departamento de Cuentas por cobrar del hotel para que haga la factura correspondiente y lo mande a la empresa la fecha y horario adecuado.