Arqueo del pitt

Arqueo de Pitt

Cotejar que la información que está ingresada en el sistema coincida con la información impresa y saber día a día la calidad con la que se está llevando a cabo la operación en recepción, porque cada diferencia entre ambos puede constituir un error a corregir. y es nuestra responsabilidad el mantener actualizada la base de datos.

Por calidad entendemos el tiempo que tardamos en dar un check in a un huésped o un check out sin cometer errores y cumpliendo las solicitudes de nuestros huéspedes como factura y cargos a tarjetas etc.

Comenzando por la primera habitación en orden numérico, el recepcionista debe tomar la hoja correspondiente a la habitación y en el sistema ubicarse en la habitación del mismo número.

Debemos revisar que todos los datos de la hoja de registro coincidan con los que ingresaron en el sistema.

Los datos a verificar son los siguientes:

No. De Habitación

No. De noches y Fecha de salida

Nombre y apellidos 2 apellidos (siempre y cuando haya oportunidad de tomarlos)

Compañía

Cantidad De personas

Forma de pago y límite de crédito

Ciudad

Vehículo y placas del mismo

Observaciones

Teléfono

Cargo de habitación correspondiente a la fecha de revisión

Consumos extras

A las hojas de registro y voucher; en principio se les deberá revisar que estén firmados.

Si alguno de los datos que se mencionan en la lista no coincide o falta en el registro del sistema; debemos corregir los datos que sean necesarios tomándolos del histórico de cuentas, en el caso de huéspedes que ya hayan estado en casa.

En los espacios destinados para automóvil, teléfono y en caso de que no se cubran porque tampoco se tengan en el histórico de cuentas debemos marcar cada campo sin información con un signo de interrogación ?

Si la forma de pago es en efectivo debemos verificar que la tarifa justifique el número de personas que se encuentran en la habitación, también que haya un depósito en efectivo cubriendo el pago de la noche en curso así como sus consumos extras, si los tuviera.

Cuando la forma de pago es con Tarjeta de Crédito verificamos que el monto por el que se abrió el voucher sea proporcional a los gastos que el huésped pudiera tener, el estándar es de $1,400.00 por noche y se verificará que el número de laTarjeta de Crédito y el del sistema sean el mismo, esto para que la información de la Tarjeta de Crédito se almacene en los datos del huésped en el histórico de cuentas o en su caso, para que la información del sistema esté siempre actualizada.

En caso que haya habitaciones que amparen a otra(s) habitación(es) debemos revisar que se encuentre(n) debidamente relacionadas en las observaciones (Nombre, No. de Habitación, No. de cuenta y firma del tarjetahabiente en todas las tarjetas de registro de las habitaciones que ampara).

Si los gastos de la estadía son amparados por alguna carta garantía, debemos revisar el texto de la misma; que cubra los días que nosotros tenemos registrados en el sistema al huésped y que especifique que gastos le cubren; también que la compañía que expide la carta garantía tenga crédito con Hotel Mercury Inn S.A. de C.V.

Una carta garantía es un documento que elabora una empresa y debe contener los siguientes datos:

· Nombre(s) completo(s) del (los) huésped(es) Quien(es) se hospedará(n) con nosotros.

· Membrete de la compañía que la expide excepto los e-mails

· Tipo de habitación

· Fecha de entrada

· Fecha de salida

· Gastos que cubre la empresa a su invitado

· Nombre de la persona responsable de la empresa que expide la carta.

· Firma autógrafa o electrónica si se trata de un e-mail de la persona responsable de la empresa que expide la carta.

Las cartas garantía solo podrán ser reconocidas por el hotel cuando son expedidas por empresas que tienen crédito abierto y activo con nosotros. Para saber cuáles son, podemos verificarlo de la lista que tenemos impresa, de las compañías con crédito abierto en el hotel.

Revisión de estado de cuenta

Para iniciar la revisión de caja habitación, es importante tener todos los cheques de restaurante para poder comprobar que se haya hecho el cargo correctamente a la habitación correspondiente. Es posible encontrar las siguientes variantes de errores, mismos que se resolverán de la siguiente manera:

a) Cargo de restaurante a habitación equivocada: Esta variante sucede cuando el cargo del cheque de restaurante que se encuentra en el sobre de alguna habitación, no aparece ingresado en la caja de la misma. Esto sucede porque el cheque se encuentra acomodado en el sobre de una habitación distinta a la que le corresponde o por que el cajero de restaurante cargó el saldo del cheque a una habitación que no correspondía. El auditor deberá reacomodar el cheque en la habitación adecuada o deberá ajustar el saldo del cheque en la habitación equívoca y cargar dicho saldo en la habitación de donde pertenece.

b) Cheque perdido: En esta variante encontraremos un cargo de restaurante en la caja de la habitación, sin embargo el cheque correspondiente no se encuentra en el sobre del pitt[4] ni en el resto de las habitaciones y tampoco en el sobre de los cheques olvidados. Esto sucede cuando se traspapela el cheque ya sea en restaurante o en recepción, por lo que el auditor deberá re-imprimir el cheque y ponerlo sin firma en el sobre y lo documentará en el reporte de auditoria. De ser posible puede solicitar una vez más la firma al huésped por la mañana, explicando debidamente al huésped lo ocurrido para que no piense que se le está cobrando doble.

c) Firma del cheque de restaurante diferente a la de la hoja de registro: El auditor deberá asegurarse que la firma del cheque también esté en la hoja de registro o en su caso, en el voucher adjunto porque es posible que la firma pertenezca al tarjetahabiente que ampara la(s) habitación(es) y no está hospedado en el hotel; es posible también que se encuentre otra persona que no fue registrada en la habitación, ni en el sistema, ni su firma en la hoja de registro. En este caso solo se deberá documentar en el reporte de auditoria, para darle seguimiento.

d) Cheques sin firma: Se pueden encontrar consumos de restaurante que no estén firmados; esto sucede por dos posibles situaciones: El huésped pagó la cuenta en efectivo y el consumo aparece en el sobre pero no aparece en el sistema; entonces sabremos que se trata de un error. Para estar bien seguros de ello, el auditor puede buscar en el histórico de cuentas del módulo PDV del sistema el número de cheque y verificar de esa manera la forma de pago que se aplicó a ese cheque. Es posible también que se trate de un huésped frecuente que se haya levantado de la mesa sin esperar a que el mesero le llevara la cuenta y que se haya hecho el cargo correspondiente a la habitación; el auditor encontrará el cheque sin firma en el sobre de la habitación y sí encontrará el cargo en el sistema. Por último, es posible que algún huésped asiduo solicite el servicio de restaurante desde la calle antes de llegar a hospedarse o a su habitación después de su jornada de trabajo aunque ya esté hospedado. En tales casos el cheque no tendrá firma hasta que el huésped pase por recepción y se le pida que firme. No siempre se puede tener la firma antes de hacer la revisión de auditoria.

e) Cuando solamente hay un cheque de restaurante y la cuenta se haya dividido y/o repartido en varias habitaciones, se sacará una copia del cheque original y se anexará en el sobre de cada habitación en las que fue dividido, verificando que se haya cargado el monto correspondiente en la caja de cada habitación.

f) Cuando el monto del cheque no corresponde al cargo que se tiene en el sistema, el auditor encontrará un cheque con un consumo y propina determinados; al cotejarlo contra el cargo que tiene en el sistema se da cuenta que no coincide cada uno de los conceptos (Restaurante y propina) sin embargo el gran total coincide, esto se debe a que el huésped que hizo el consumo, compartió la mesa con algún(os) compañero(s) y el cajero del restaurante cargó bien el gran total a cada habitación que integra el consumo total pero, no repartió adecuadamente las propinas a cada comensal, para corregir esta situación el auditor deberá ajustar el total de los conceptos correspondientes al cargo y cargarlos nuevamente, pero esta vez como lo describe el cheque. Después de esta corrección, deberá buscar el resto de (los) cheque(s) que compartieron la cuenta para corregirlo(s) de igual manera en cada una de las habitaciones, lo cual podrá determinar por el número de comensales que muestra el cheque.

Parte fundamental en la auditoria al revisar cheques de restaurante y cotejarlos con caja de habitación; cuando sea el caso de CXC; es marcar en los cheques los consumos que no ampare su Carta Garantía o Empresa. En el caso de encontrar consumos extras, el auditor documentará con la leyenda “tiene cargo de alcohol en el cheque no. …..” en las observaciones de cada habitación y en el reporte de auditoría. Cuando sea necesario, deberá separar los consumos en dicha cuenta (Huésped 0 para la empresa y Huésped 1 ó 2 al que corresponde a la cuenta del huésped con gastos extras sin cubrir)

Uno de los puntos más importantes para la revisión de la auditoría es la revisión de tarifas; el auditor deberá revisar que la tarifa de cada habitación esté correctamente cargada valiéndose de los siguientes criterios:

a) Tarifa impresa en hoja de registro contra cargo en el sistema

b) Tarifa asignada a compañía

c) Tarifa inexistente correspondiente a una compensación

d) Tarifa fin de semana

e) Cortesías

f) Tarifa de grupo

El auditor nocturno deberá leer las observaciones de cada habitación para encontrar posibles justificaciones a tarifas que encuentre fuera de lo mencionado en este punto.

3.12 Después de haber revisado todo lo anterior, se debe revisar la ficha del sistema “Objetos en préstamo”, los objetos que estén cargados en el sistema deberán tener un formato firmado por el huésped anexo a la tarjeta de registro, tales como; plancha, sábanas, cobijas, colcha, almohada, cuna extensiones eléctricas, DVD, o toallas, debe solicitarse firma y documentarse en el sistema.

3.13 Las observaciones en las habitaciones deberán de tener el siguiente manejo: Al registro de una habitación se deberán borrar las observaciones pertenecientes a la reservación, que ya no sean vigentes; en el caso de que alguna instrucción de las mismas cambie, el recepcionista que escriba las nuevas instrucciones solo deberá agregar la nueva instrucción y sus iníciales sin borrar las anteriores. Las observaciones de todas las habitaciones se deben de leer al recibir el turno para posibles aclaraciones y al hacer la revisión de auditoria como parte del procedimiento y posibles actualizaciones.

3.14 Al final de la revisión el auditor nocturno deberá revisar el reporte de auditoria para autenticar que los pendientes que fue escribiendo durante la revisión son todos los que deben estar sin que falte alguno.

[1] Personas

[2] Tarjeta de crédito

[3] Carta que ampara los gastos de un huésped que trabaja en una empresa que tiene crédito con el hotel; condición indispensable para que una carta garantía proceda como tal.

[4] Archivo en orden numérico donde se guardan los registros y cargos realizados de las habitaciones.