Check Out

Check Out

El registro de la salida de los huéspedes y la baja en nuestro sistema de las habitaciones que ocuparon, es un tema financiero y de servicio al mismo tiempo.

Los factores a considerar en la salida de nuestros huéspedes son: rapidez en la gestión de su salida, exactitud en el estado de cuenta, que los gastos que ahí aparecen sean los que nuestro huésped consumió, entrega de recibos y emisión de factura. Todo lo anterior con una actitud de servicio que le den ganas de seguirse quedando a nuestro huésped.

Secuencialmente seguiremos estos pasos para asegurarnos que hacemos bien nuestro registro de salida, después que nuestro huésped nos dice el número de habitación que va a dejar, nosotros le decimos el nombre al que está registrada la habitación esperando a que nos confirme que se trata de él, así validamos que empezaremos el registro de salida de la habitación correcta, acto seguido entregaremos un estado de cuenta impreso para que nuestro huésped valide los gastos que realizo y que solo aparezcan esos, de esa manera l estará de acuerdo con el cargo que hagamos en su tarjeta de crédito o débito. Además de evitar cancelaciones posteriores a cargos en tarjetas, cuyas consecuencias son de tipo financiero.

De acuerdo a su forma de pago encontraremos las siguientes características.

Efectivo o tarjeta de débito: A la hora de la salida del huésped, la habitación ya deberá estar pagada, en algunos casos habrá un saldo pendiente por liquidar, de ser así; se cobra el saldo y se aplica en la cuenta.

Tarjeta de Crédito: Si nuestro huésped desea pagar con la misma tarjeta que dejó como garantía (voucher abierto) a su llegada; hay que dar check out a la TDC en la terminal PDV (terminal punto de venta bancaria) por el monto correspondiente al saldo de la habitación. Es posible en algunos casos que se haya solicitado un monto determinado de pre-autorización a la TDC pero, que el consumo final de nuestro huésped sea mayor al de la pre-autorización; para cada tipo de tarjeta de crédito se tiene una solución diferente:

a) American Express: En caso que el monto de la verificación de crédito sea menor al consumo que estamos cobrando, debemos solicitar nuevamente el plástico a nuestro huésped para hacer una venta en línea por el monto total de la cuenta; el banco nos dará un nuevo número de autorización. Por el contrario; si la cantidad de la verificación de crédito es mayor al de la cuenta, se deberá hacer una venta fuera de línea por el monto total de la cuenta. la terminal pedirá un número de aprobación que aparece en el voucher de la pre-autorización; una vez hecho esto se devuelve al huésped la firma que teníamos de él con el anterior voucher;

b) MasterCard o Visa: En este caso solo debemos dar check out a la pre-autorización que ya tiene en la terminal PDV por el monto total de la cuenta, aunque el saldo de la cuenta sea mayor al de la pre autorización, en ocasiones la terminal PDV se encargará de solicitar automáticamente la autorización por la diferencia de saldo entre la cuenta y la pre-autorización, en otras ocasiones no lo hace automáticamente pero, deja un mensaje que dice “solicite autorización por la diferencia”, es muy importante estar atentos porque puede suceder que demos por hecho que la terminal lo gestionó automáticamente y al final; en el corte nos falte esa diferencia, solo que ahora no disponemos del Plástico ni del tarjetahabiente. De ser así habremos de resolverlo de otra manera.

c) Si desea pagar con tarjeta de crédito pero no con la que dejó como garantía a su llegada, se hace la venta directa con la nueva TDC, acto seguido; se le da check out a la TDC anterior en la terminal PDV con saldo “$00.00”. (Aplica solo a MCD y/o VISA) es muy importante que verifiques que la firma que se hace en el voucher, corresponda a la del tarjetahabiente y que haya firmado también la tarjeta de registro, es el único caso donde se debe validar firma y nombre del tarjetahabiente contra una identificación en un check out.

CXC (cuentas por cobrar): Esta forma de pago solo aplica para huéspedes que trabajen en empresas que tengan crédito con el hotel, para lo cual se deberá tener una carta responsiva(Carta o e mail que expide una compañía con los siguientes datos: Fecha de ingreso, Fecha de salida, Nombre del huésped, Gastos que paga la empresa, Membrete de la empresa nombre, firma y cargo de quien la autoriza.) que describa los gastos que la empresa le cubrirá al huésped; por nuestra parte al momento del check out debemos re-confirmar para verificar que solo mandaremos a CXC, gastos que estén autorizados por la empresa. Cada cuenta al cobro deberá tener la firma del huésped en el estado de cuenta sin excepción alguna y deberán estar relacionados los comprobantes de consumo en orden de aparición y completos, los cuales deberán ir engrapados junto con la carta garantía, para ser entregados al finalizar el turno.

d) Aplicada la forma de pago, preguntamos al huésped, salvo en los casos de CxC, si desea CFDI (comprobante fiscal digital) por sus consumos; en caso que así sea emitiremos el CFDI después de validar sus datos fiscales proporcionados por nuestro huésped, lo enviamos por e-mail y listo.

e) Se le da la despedida al huésped con una frase amigable.