Check In

Check in

El registro de nuestros huéspedes en el sistema, es para saber en todo momento dos principales datos, el primero es saber que habitaciones están ocupadas y cuales están vacías, independientemente de su status de limpias, sucias bloqueadas etc.

El segundo dato de gran importancia es saber de las habitaciones rentadas y ocupadas, quienes se encuentran en cada habitación así como la garantía de pago que posee cada una.

En el registro aprovechamos para solicitar los datos que se requieren para un buen servicio de hospedaje y también fiscal de cada huésped, de acuerdo a sus necesidades en particular

De acuerdo a tu sistema puedes elaborar un breve guión que contenga una pregunta para cada campo que se debe llenar, incluyendo frases amigables o de información para el huésped. A diferencia del walk in, éste tipo de registro tiene ya una reservación previa, por lo que también puede tener formas de pago con carta garantía si es que la compañía con la que trabaja tiene crédito abierto en el hotel

Carta Garantía: Lo mejor es hacer un índice de las compañías que tienen crédito abierto en el hotel, para saber si podemos validar una carta garantía. Esta forma de pago solo aplica para las empresas que tengan crédito abierto con el hotel; al momento del registro debemos buscar la carta garantía que ampara los gastos de la reservación que se está registrando. la carta garantía debe contener los datos siguientes: hoja membretada de la empresa o correo electrónico con dominio y logotipo de la empresa, fecha de entrada, fecha de salida, nombre del huésped al que le pagan la cuenta y los gastos específicos que cubre la empresa, en su caso, cuando no encontramos la carta podemos solicitar al huésped una forma de pago tentativa en lo que se logra confirmar con la compañía el amparo de los gastos, una vez que tengamos la carta, debemos devolver la forma de pago provisional que haya dejado el huésped, al momento del check in debemos informarle al huésped los gastos que le cubre su compañía, de esa manera el huésped conocerá las instrucciones que su compañía le dio al hotel.

Efectivo o Tarjeta de Débito: Si la forma de pago de nuestro huésped es efectivo y hace un depósito o pagó solo el valor de la renta habitación con Tarjeta de débito, le informamos a nuestro huésped que si desea hacer consumos extras o pagar su cuenta total al final en vez de pasar a pagar por noche, puede abrir un voucher. (un voucher abierto es una pre-autorización bancaria o una verificación de crédito a una tarjeta específicamente de crédito por la cantidad que estimamos el huésped puede gastar en nuestro hotel de acuerdo al número de noches que estará hospedado y la tarifa que le dimos), o dejar un depósito en efectivo adicional al valor de la noche; si nuestro huésped elige no dejar voucher abierto y tampoco dejar depósito en efectivo, le informaremos que deberá pagar sus consumos extras al momento de hacerlos. Y que su habitación deberá pagarla día a día antes de que se cumpla el horario de salida (a ese horario de salida, le llamamos vencimiento del cuarto o habitación) así que para que el huésped tenga acceso a su habitación cada día de su estadía por las tardes deberá estar cubierto el pago de la renta antes de que venza la habitación. Es muy importante agregar al sistema el pago hecho por nuestro huésped y entregarle un recibo, ya sea generado por nuestro sistema o hecho manualmente.

Tarjeta de Crédito: para aplicar esta forma de pago preguntamos a nuestro huésped si desea dejar un voucher abierto o solo desea pagar el valor de la renta-habitación; en caso que solo desee pagar la renta de la habitación, igual que si pagara con efectivo, le informamos que cualquier consumo extra deberá pagarlo al momento de hacerlo en caso de que no lo haga tendrá que pagar sus consumos extras al momento de hacerlos. Y que su habitación deberá pagarla día a día antes de que se cumpla el horario de salida, pero, si desea dejar voucher abierto, después de hacer el cálculo del monto que solicitaremos al banco como pre-autorización para que nos apruebe solicitar por ese monto la verificación de crédito, también para que este enterado de lo que haremos con su tarjeta de crédito, porque en ocasiones algunos huéspedes suponen que “solo deben mostrar” su tarjeta sin que ello implique el bloqueo del monto que el hotel estima puede gastar durante su estadía, después de solicitar la pre-autorización, solicitamos la firma autógrafa del huésped, con la validación de dicha firma realizada con una identificación oficial, si la firma fue electrónica, no es necesario que pida la firma autógrafa pero, si es necesario que valide la identidad y pertenencia del plástico con la identificación. Salvo los huéspedes frecuentes a quienes ya conocemos; el voucher lo registramos en nuestro sistema y lo adjuntamos a la tarjeta de registro igualmente firmada por el tarjetahabiente, en el caso de que sea más de una habitación, el tarjetahabiente deberá firmar en cada hoja de registro que él pague y/o ampare.

Largas Estadías: Aplica en estadías mayores a una semana. Es necesario informar a nuestros huéspedes que cada semana estaremos realizando un corte de cuenta donde cerramos el voucher abierto a su llegada, volvemos a abrir uno nuevo y dejamos su balance en $00.00 con la finalidad de no solicitar altas sumas de pre-autorización a su tarjeta de crédito, y para la prevención de la caducidad de las autorizaciones bancarias.