Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị với khách hàng là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị liên hoan với khách hàng?

    *  Trường hợp ứng dụng thích hợp 

Hội nghị với khách hàng là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị liên hoan với khách hàng?

    *  Miêu tả chi tiết

Chọn thời gian hoạt động:

Nói chung thường chọn vào ngày thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ 15 giờ là phù hợp.

Chuẩn bị trước khi hoạt động:

·       phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.

·       Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện.

·       Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ.

Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ.

·       Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.

·       Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng…

·       tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.

Gửi giấy mời

·       Thiếp mời phải gửi trước 7 ngày và phài tuân theo những quy định sau:

·       Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự;

·       Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời;

·       Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia;

·       Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng.

Chọn hội trường

·       Nhà hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm

·       Sân khấu biểu diễn của một doanh nghiệp

·       Có những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng.

Bố trí hội trường

·       Bố trí cửa ra vào

·       Treo khẩu hiệu chào mừng

·       Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại…

·       Trưng bày sản phẩm

·       Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan

·       Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan.

·       Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp.

Các công việc chuẩn bị khác:

·       Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm: loại dưới x đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng.

·       Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo. Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng cao của doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng.

·       Bản quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễ hoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào.

·       Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự.

·       Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy.

Trình tự của hội nghị khách hàng

·       Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền hình.

·       Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi.

·       Xem phim tuyên truyền về doanh nghiệp.

·       Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu.

·       Triển lãm văn hoá doanh nghiệp.

·       Đọc diễn văn đón chào

·       Hỏi đáp có thưởng

·       Rút thưởng

·       Kết thúc, đọc lời cảm ơn

Các điểm chủ yếu trong thao tác:

·       Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo.

·       Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài quá 8 phút.

·       Hỏi đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san đã phát tặng. Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời.

·       Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một tấm giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ thấy nhất. Phần thưởng được bố trí như sau:

Phần thưởng giải nhất: 1 xuất

Phần thưởng giải nhì: 3 xuất

Phần thưởng giải ba: 5 xuất

Phần thưởng khuyến khích: 10 xuất

Tặng phẩm dùng để thưởng là sản phẩm của công ty.

Hoạt động sau liên hoan khách hàng

Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng tham gia.

Tiến hành cuộc họp mặt liên hoan khách hàng, cần phải thành lập các tiểu tổ hoạt động nào?

Tổ đối ngoại, tổ hậu cần, tổ lễ tân.