Tổ chức sự kiện-nghề của các ý tưởng

(tổ chức sự kiện) Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện (event).

Nghề này - đang thu hút khá nhiều bạn trẻ - hiểu một cách nôm na là tổ chức các hoạt động, sự kiện mang tính tiếp thị cho một đơn vị nào đó.

“Làm dâu trăm họ”

"Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm Dịch vụ tổ chức sự kiện. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng. Và bạn chợt trầm trồ: "Ồ, công ty này sao mà nghĩ ra nhiều "chiêu độc" thế nhỉ?". Chính những câu khen ngợi này là điểm giúp người tổ chức sự kiện "ăn tiền" bởi họ đã dày công suy nghĩ tìm ý tưởng để "dụ" khách hàng. Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức tham quan nhà máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo suông thì đơn điệu, kém hiệu quả. Muốn có được một chương trình event "độc nhất vô nhị" phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với một công ty tổ chức sự kiện là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch "tác chiến". Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm nghề tổ chức sự kiện như làm dâu trăm họ. Một thành viên trong khâu tổ chức "Những chiếc túi tài năng" của một công ty nước ngoài cho biết: "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"...

Áp lực công việc

Người tổ chức sự kiện không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách... mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối.

N.C - một nhân viên tổ chức sự kiện thổ lộ: "Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0". N.C còn nói vui: "Thời tiết có thể nói là bạn mà cũng có thể trở thành kẻ thù của những event".

Chị Yến - một khách hàng cho biết: "Quả thật cách thức làm việc của họ mình không chê vào đâu được. Các bạn ấy còn rất trẻ nhưng lại rất am hiểu, năng động, thay đổi tình thế nhanh đến không ngờ. Đặc biệt là cách phục vụ của họ thật dễ thương và làm hài lòng mọi người. Tôi còn được biết có bạn vì quá lo lắng cho tour của mình mà không dám ăn uống nữa".

Ngoài ảnh hưởng của thời tiết, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết chương trình. Th.H - một nhân viên tổ chức sự kiện ở Hà Nội cho biết: "Bọn mình vừa tổ chức trao giải “Những chuyện lạ Việt Nam”. Do không thống nhất về giấy tờ, giờ giấc biểu diễn nên suýt tí nữa là "bể" chương trình". Còn K.Chi thì tỏ ra kinh nghiệm: "Dù có việc gì xảy ra thì cũng đừng nên hốt hoảng. Khâu tiền trạm là rất quan trọng, nó giúp cho mình chuẩn bị tư tưởng tốt, không bị choáng ngợp trước những tình huống xấu, rủi ro. Dù đã giữ bản kế hoạch trong tay song đó chỉ là "nháp", mọi việc còn có sự thay đổi vào giờ chót. Bởi việc bạn xử lý thụ động sẽ không thể nào tạo đủ độ tin cậy cho khách hàng".

Bên cạnh đó, event còn là nghề "đi trước về sau". Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người. Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng.

Tuy có nhiều vất vả song Dịch vụ tổ chức sự kiện đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người...