Kiến thức về tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện thông thường

a) Tiến trình tổ chức sự kiện: 

-Phải lên được bản kế hoạch chi tiết chương trình thực hiện : người chịu trách nhiệm chính 

cho từng công việc, làm việc gì, tiến độ thực hiện ra sao, ngân sách thế nào... 

-Phải dự trù được các phương án ứng phó khi triển khai thực hiện tổ chức sự kiện. 

-Xác định đủ thời gian dự phòng. 

-Liên hệ các đối tác sẽ cùng làm việc, cộng tác, có thể sử dụng thêm dịch vụ bên ngoài (nếu cần). 

-Họp kiểm tra tiến độ thường xuyên. 

-Họp tổng kết rút kinh nghiệm.

Nên nhớ : nhiều người không hẳn là tốt. 

b) Tạo ra sự kiện “giật gân”: 

Sự kiện giật gân có tác dụng khiến báo chí đưa tin “kịch tính” hơn và nhiều hơn. Với công chúng, sự kiện giật gân cũng dễ nhớ hơn và giúp xây dựng được hình ảnh thương hiệu ấn tượng hơn. 

Những sự kiện “giật gân” thường gắn với chữ NHẤT: lớn nhất, đông nhất, cao nhất, nhiều nhất... 

VD : Hộp thuốc Aspirin lớn nhất thế giới. 

ƒ Bánh chưng lớn nhất VN. 

ƒ Kỷ lục 19 người trên một chiếc Suzuki Wagon R+.

c) Nguyên tắc 4W: WHO, WHY, WHAT, WOW 

WHO: Event này là dành cho ai? 

- Nghiên cứu khách tham dự là ai? Họ mong muốn, suy nghĩ, yêu thích cái gì? Thói quen, địa vị xã hội của họ ra sao? Nên nhớ rằng mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những vị khách mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. 

- Cần phải lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của sự kiện, nhằm thu hút đông đảo đối 

tượng cần hướng tới. Đồng thời hạn chế những đối tượng không có tiềm năng, để chúng ta có thể làm việc tập trung và có hiệu quả hơn.

WHY: Tại sao phải tổ chức event này? 

- Khi làm ra sản phẩm, doanh nghiệp phải biết tại sao lại làm ra nó, phải xác định rõ về cơ cấu sản phẩm là gì. Không đơn giản là cứ để tên của công ty lên từng sản phẩm, mà phải tạo ra sức sống cho sản phẩm đó, để sản phẩm có được sự chiêm ngưỡng của người tiêu dùng. 

- Khi tổ chức sự kiện cũng vậy, phải đặt mục tiêu cụ thể: 

ƒ Tại sao phải tổ chức sự kiện này? Tổ chức để làm gì? 

ƒ Tổ chức như thế nào? 

ƒ Nhu cầu của khách hàng? 

ƒ Làm sao để thu hút người tham dự/quan tâm? 

- Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Mặc dù thường được thực hiện nhất trong khi làm PR, nhưng tổ chức sự kiện lại không được chú trọng và đầu tư đúng mức. Vì thế khó lòng “cân, đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết.

WHAT: Điều gì để lại dấu ấn khó phai? 

- Ý tưởng: Ý tưởng là ưu tiên số 1 và là cốt lõi dẫn đến sự thành công. Trong một event, sự thán 

phục, ngưỡng mộ của khách hàng mục tiêu then chốt, là công việc mà người làm event luôn phải sáng tạo, tìm tòi, học hỏi. 

- Thông điệp: Thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu phải thật đơn giản, dễ đi vào tiềm thức của họ nhất. Từ đó họ sẽ ra quyết định chọn lựa thương hiệu của bạn khi mua hàng. PR agency phải trình bày ý tưởng của mình thật thuyết phục trước khách hàng (là người thuê làm sự kiện), phải luôn đặt ra nhiều câu hỏi để bảo vệ cho ý tưởng của mình và đưa nó vào thực tế triển khai. Phải lên kế hoạch chi tiết cho từng công đoạn, cẩn thận mọi khâu để ý tưởng trở thành thực tế. 

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện: Phải đưa ra hình thức quảng bá mà công chúng dễ nhận thấy 

nhất, thu hút nhất cả trước, trong và sau sự kiện. 

WOW: Tạo được tiếng vang! 

Một sự kiện gây được tiếng vang, không chỉ là sự kiện “hoành tráng” mà còn phải biết chăm chút 

đến từng chi tiết nhỏ. Rất nhiều trường hợp, chính những tiểu tiết đã phá hỏng công sức đầu tư cho toàn bộ sự kiện. Làm sao để khán giả khi chứng kiến sự kiện phải thốt lên “WOW” một cách thán phục và duy trì được sự thán phục ấy suốt thời gian tổ chức đòi hỏi một kỳ công thật sự.

Bạn nên chọn Công ty tổ chức sự kiện nào ?

Để việc Tổ chức sự kiện được thành công tốt đẹp, Bạn nên lưu ý một số tiêu chí sau :

-Kinh nghiệm của công ty, đã từng Tổ chức sự kiện gì, có gây được tiếng vang cho khách hàng.

( Họ đã làm như thế nào, có kinh nghiệm gì đối với lĩnh vực bạn đang dự định thực hiện, nhiều khách hàng có xu hướng chọn những công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm tương tự - đây cũng là điều đáng tham khảo nếu họ đã làm tốt các sự kiện trước đó )

-Người quản lý trực tiếp thực hiện tổ chức sự kiện cho bạn là ai, một số thông tin về họ (tuổi đời, tuổi nghề như thế nào, đã làm qua những công ty nào, họ cẩn thận, tỉ mỉ hay cẩu thả, phóng đại,...)

-Thiết bị, cơ sở vật chất của công ty có đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của bạn ?

- Ý tưởng liệu có khả thi (nên chọn những ý tưởng an toàn hơn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi khi có chút phô trương quá đà mà lại may rủi )

- Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của công ty tổ chức sự kiện đó (công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm, có khả năng xoay sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị )

- Mức giá cũng là một điều bạn cần cân nhắc ( một báo giá có mức giá hợp lý nên là lựa chọn hàng đầu của bạn; một báo giá chi tiết, lường trước cả những tình huống mà nhiều người không nghĩ đến thể hiện sự chu đáo của công ty tổ chức sự kiện; ngoài ra giá cao hay giá thấp còn phụ thuộc vào thương hiệu của công ty tổ chức sự kiện nữa)

Với một số tiêu chí trên, có lẽ bạn đã có những lựa chọn riêng của chính mình.

Hãy nhấc máy và gọi ngay cho chúng tôi, Công ty CP Megalink- Hotline: 0435 123 198!