Kỹ năng lập kế hoạch dự án mini

Chiếu theo định nghĩa "Dự án là một tập hợp những hoạt động được sắp đặt theo lịch trình, có thời hạn, trong phạm vi ngân sách và không phải là hoạt động thường xuyên" (Lewis, 2001 ) thì một kế hoạch dự án cá nhân cũng được coi là một dự án - dự án mini.

Đặc trưng của dự án mini là nó do một người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bước phát kiến ý tưởng tới bước đánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp với các đối tượng khác liên quan trong thời gian thực hiện dự án.

Thực tế cho thấy, các dự án mini thường có tính khả thi cao hơn so với nhũng dự án quy mô lớn, lý do rất đơn giản vì tính tự chủ của cá nhân cao hơn nhiều so với các dự án quy mó lớn. Tuy nhiên, dự án mini có điểm yếu là động cơ của sự tự giám sát và sức ép từ bên ngoài thường yếu hơn. Vì vậy, để một dự án mini được triển khai theo đúng tiến độ và yêu cầu thì nó cần dược thiết lập một cách khoa học với sự trợ giúp của công cụ lập kế hoạch phù hợp. Phần dưới đây đề cập một công cụ lập kế hoạch dự án mini theo quy trình 5 bước.

Lập kế hoạch dự án mini theo quy trình 5 bước

1) Tìm kiếm ý tưởng về dự án

Cá nhân bắt dầu bằng việc nêu ra các ý tưởng ban đầu. Câu hỏi giúp kích thích ý tưởng tốt là: "Điều gì là quan trọng dối với bản thân bạn hay đối với đơn vị, Công ty của bạn và "Trong những điều quan trọng đó thì điều gì hiện tại còn chưa dược tết như mong muốn Trả lời dược hai câu hỏi này sẽ giúp bạn có được ý tưởng thiết thực và có tính khả thi nhất vì hơn ai hết, bạn hiểu biết rõ nhất về mình cũng như cóng việc mình đang làm. Bạn có thể đo lường độ quan trọng của một dự án bằng cách trả lời câu hỏi nếu dự án đó dược thực hiện thì tính hiệu quả và cạnh tranh của bản thân hoặc tổ chức sẽ dược cải thiện ở mức độ nào.

2) Lựa chọn ý tưởng dự án

Do nguồn lực là có hạn, bạn cần thanh lọc các ý tưởng tương đối kém khả thi để lựa chọn ra ý tưởng dự án đáng thực hiện nhất. Để làm việc này, bạn hãy trả lời câu hởi: ở vị trí hiện tại, bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình? Có rất nhiều ý tưởng hay nhưng nó vượt quá khả năng thực hiện của bạn và khả năng bạn thuyết phục dược người khác tham gia thực hiện cũng có nhiều rủi ro. Chính vì vậy, kết quả đầu ra của bước lựa chọn là một dự án mà tính tự chủ của bạn là nhân tố cơ bản đảm bảo dự án được thực hiện thành công, các yếu tố rủi ro bên ngoài đã được giảm thiểu.

3) Chiến lược thực hiện

Câu hỏi cần trả lời trong bước này là: "Bạn dự định sẽ làm những gì?” Hãy liệt kê những hoạt động cần thực hiện. Điều quan trọng là bạn cần sấp xếp các hoạt động đó theo một trình tự logic về thời gian và mang tính hệ thống, kết quả của hoạt động trước là tiền đề cho việc triển khai hoạt động tiếp theo. Ở mỗi bước hoạt động, cần phải xác định cách thức tốt nhất để thực hiện hoạt động.

Hãy xác định rõ ai là người thực hiện từng hoạt động của dự án. Người thực hiện bao gồm một người chịu trách nhiệm và các bên liên quan. Trong dự án mini, người chịu trách nhiệm chính là bạn - chủ dự án, các bên liên quan thường chỉ đóng vai trò trợ giúp. Mỗi hoạt động trong chuỗi hoạt động của dự án cần dược đặt một thời hạn để thực hiện. Thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt riêng có độ dài ngắn khác nhau nên cần có sự ước lượng trước về thời điểm bắt đầu và thời hạn chót phải hoàn thành của từng hoạt động để có sự phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.

Tổng quát hóa cách thức thực hiện của tất cả các hoạt động trong dự án chính là chiến lược thực hiện dự án, bạn hãy dặt cho chiến lược đó một cái tên. Đến lượt nó, chiến lược sẽ là định hướng chủ đạo cho toàn bộ các hoạt động trong suốt thời gian thực hiện dự án.

4) Nguồn lực nào để sẵn sàng và những gì cần huy động thêm?

Ban cần trả lời cầu hỏi: Những tri thức, khoản tài chính và các mối quan hệ cua bạn sẽ được sử dụng như thế nào trong dự án. Tương ứng với mỗi hoạt động, hãy liệt kê những gì bạn dã tích lũy sẵn, bạn có sự tự chủ sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định rõ những nguồn lực cần thiết nhưng cần phải huy động thêm từ bên ngoài. Đối với những nguồn lực ban còn thiếu, hãy tính tới phương án dễ nhất để huy động nguồn lực đó.

5) Đưa tất cả các yếu tố vào trong một bảng

Ở bước cuối cùng này, mọi chi tiết của một dự án mini sẽ được thể hiện dưới dạng bảng. Bảng này giúp bạn dễ dàng ghi nhớ các bộ phận cấu thành của dự án, nó cũng là công cụ hữu hiệu để bạn kiểm soát dược tiến độ thực hiện từng hoạt động cũng như tiến độ chung của dự án. Ở bất kỳ thời diềm nào, bạn đều đánh giá dược tiến độ thực tế so với kế hoạch và nếu có sự chậm trễ ở hoạt động nào thì ban sẽ nhanh chóng có được những điều chỉnh để mục tiêu cuối cùng là thực hiện hoàn thành mục tiêu dự án.

Hoạt động xây dựng dự án mini được sử dụng khá phổ biến trong các khóa đào tạo kỹ năng. Nó giúp cho học viên có được định hướng rõ ràng và có ý thức xây dựng một dự án thiết thực dối với công việc ngay từ ban đầu. Dự án này được từng bước hoàn thiện theo nội dung chương trình của khóa học, giúp học viên kích thích tư duy về một giải pháp thiết thực cải thiện chất lượng hoạt động và nâng cao tính cạnh tranh.