RFP (request for proposal) là gì?

Là một Event Agency, khi bạn được một khách hàng mời tham dự một RFP meeting (Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal ) nghĩa là họ đang bắt đầu bước đầu tiên trong một quy trình đấu thầu cho việc tổ chức sự kiện của mình.

Thông qua quy trình RFP, khách hàng hay người mời thầu sẽ đánh giá agency trên nhiều phương diện: năng lực công ty, chất lượng dịch vụ, cách thức họ tổ chức sự kiện như thế nào cho phù hợp với yêu cầu, mong muốn của phía khách hàng..., sau đó sẽ quyết định có lựa chọn agency đó hay không.

Một bản RFP thường nêu ra các thông tin cơ bản về khách hàng/công ty mời thầu, đưa ra các thông tin, yêu cầu, mong muốn cơ bản của họ đối với Event để các Agency có thể dựa vào đó chuẩn bị một proposal phù hợp.

Ở Việt Nam, những công ty, tập đoàn lớn có một quy trình RFP khá chuyên nghiệp và bài bản với sự chuẩn bị cặn kẽ từng thông tin, giấy tờ, database các Agency  phù hợp nên giúp người nhận RFP tiếp nhận tốt các thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho họ trình lên những proposal tốt. Ngược lại, đa phần các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam thì khá mơ hồ về khái niệm này, khi họ cần tổ chức một sự kiện, họ sẽ gọi một vài agency lên, truyền đạt một số thông tin cơ bản, rồi bị động chờ Agency khai thác những thông tin cần thiết để trả lời.

Sau đây là cấu trúc cơ bản của một RFP, tùy vào tính đặc thù của từng event, và yêu cầu của bên mời thầu mà những thông tin này có thể được thể hiện nhiều hoặc ít hơn các gạch đầu dòng sau

·         Thông tin cơ bản về công ty mời thầu.

·          Thông tin cơ bản về sản phẩm, dịch vụ đang cần làm Event.

·         Thông tin cơ bản về Event: Mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu...

·         Các mục tiêu cần đạt được qua event

·         Ý tưởng, thông điệp cần truyền tải

·         Những hoạt động cơ bản cần có

·         Những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức

·         Các yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ cần phải có, MC cần phải mời, địa điểm cần phải chuẩn bị, các tiện ích cần có...

·          Vấn đề truyền thông

·         Giới hạn ngân sách

·         Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp, thực hiện những hạng mục nào trong số các hạng mục cần làm ở Event này.

·         Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu

·          Một số khách hàng, chương trình tiêu biểu/ tương tự mà agency/supplier đã làm

·         Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...

·         Gởi proposal này cho ai, ở đâu

·         Nếu cần thêm thông tin thì liên hệ ai

RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp) để tìm kiếm các Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp phù hợp cho sự kiện.

Đi kèm với Request for Proposal thường có Request for Quotation (yêu cầu báo giá) hay Request for Qualifications (yêu cầu thông tin về năng lực của Agency). Tùy sự sắp xếp quy trình của từng công ty, các bước yêu cầu này có thể gộp lại trong 1 buổi hoặc tách làm nhiều buổi thuyết trình khác nhau.

( Nguồn internet)

khi nh:.�.l.�.x.�.�_�.vài trường hợp sau.

Điểm mạnh nhất của Coca Cola là gì? Đó là loại đồ uống nguyên bản. Coca Cola là sản phẩm đầu tiên của dòng sản phẩm nước cola, là kẻ thống trị trong nhiều năm của dòng sản phẩm này. Ưu điểm của Coca Cola là tính lịch sử lâu dài, là hương vị nguyên bản.

Điều Pepsi làm là gì? Gắn điểm yếu vào những điểm mạnh của Coca Cola. Lịch sử lâu dài và hương vị nguyên bản của Coca Cola bị Pepsi “tái định vị” bằng cách gán vào đó tính “cổ lỗ”, “già cỗi”.

Khôn ngoan hơn nữa, Pepsi định vị mình thành kẻ đối nghịch: loại nước uống cho thế hệ kế tiếp với chiến dịch Generation Next. Pepsi đã dùng hình ảnh của những biểu tượng thời thượng của giới trẻ, những ngôi sao nổi tiếng như Michael Jackson, Madonna, David Beckham v.v… nhằm định vị tính trẻ của mình.

Thậm chí, Pepsi đã dần dần thay đổi logo, làm yếu tố màu xanh nước biển đậm hơn, nhiều hơn để đối nghịch với màu đỏ của Coca Cola.

Thật ngạc nhiên, khi sự đối nghịch trong tâm trí khách hàng càng rõ nét, khoảng cách thị phần giữa người thách thức và kẻ thống trị càng thu hẹp lại. Thậm chí đã có thời điểm Coca Cola loạng choạng, định vứt bỏ toàn bộ di sản của mình đi với nhãn hiệu New Coke.

Làm khác biệt mình đã là điều tốt. Xây dựng để mình đối nghịch với kẻ thống trị còn tốt hơn.

Trở lại lĩnh vực mạng xã hội, khi MySpace đã có một vị trí thống trị, những kẻ đến sau bằng cách này hay cách khác vẫn có thể vượt lên với một chiến lược đúng đắn, miễn là MySpace bộc lộ điểm yếu của mình.

Chúng ta có thể chứng kiến sự nổi lên âm thầm của LinkedIn. Điều LinkedIn làm hoàn toàn đối nghịch với MySpace. LinkedIn tập trung vào những người đã đi làm, đứng tuổi, nghiêm túc.

Khác với những trang mạng xã hội rực rỡ sắc màu, trang web của LinkedIn nghiêm trang đến tẻ nhạt: người sử dụng chỉ được up số ảnh và video rất hạn chế mà thôi.

Tuy nhiên, đây lại là một chiến lược đáng gườm. Một trang web dành cho đối tượng người trưởng thành cần phải khác biệt với những thứ “trẻ con” như MySpace, đó chiến lược đối nghịch mà LinkedIn thực hiện.

Nhà tiếp thị trẻ tuổi trẻ tuổi Laura Ries đã cho rằng, xét về tiềm năng tạo nên lợi nhuận, LinkedIn mới kẻ đáng chú ý. Bởi vì LinkedIn tập trung vào một đối tượng người sử dụng khá chuyên biệt, có chọn lọc, quan trọng hơn, đó là đối tượng đã đi làm, có tiền và sẵn sàng chi tiêu với mức cao hơn so với những account trên FaceBook hay MySpace.

Đây là tập hợp khách hàng, có thể nhỏ hơn FaceBook hay MySpace nhưng có sự tinh lọc tuyệt vời. Trong lần gọi vốn vào năm 2008, LinkedIn đã được định giá khoảng 1 tỷ USD. Mức giá này đã cao hơn hẳn so với cái giá 580 triệu USD mà News Corporation bỏ ra để mua MySpace.

TH True Milk đã có yếu tố “sạch”. Đây là kết quả đáng khích lệ. Nhưng để có thể hoàn thành tham vọng của bà Chủ tịch Thái Hương, TH True Milk cần phải tìm ra điểm yếu của kẻ thống trị Vinamilk và xây dựng mình với một hình ảnh đối nghịch. Khi đó, chỉ cần Vinamilk lơ là, cơ hội sẽ đến với TH True Milk.

(Nguồn: Doanh nhân Sài Gòn)