Chuẩn bị bên ngoài phòng tổ chức sự kiện

(tổ chức sự kiện) Lối vào, ra ngoài của người tàn tật: Hãy xem ở lối vào cửa chính xe lăn có thể tới được không? Nếu có phải dành một lối để xe lăn thuận tiện đi lại. Tiếp đến là phòng công cộng và các khu dịch vụ nào xe lăn có thể đi được. Cần kiểm tra kỹ các vị trí đó. Cần làm việc với khách sạn để bố trí phòng cho khách ngồi xe lăn. Phải kiểm tra kích thước chiều rộng của phòng khách sạn có cho phép xe lăn đi qua hay không? Ngoài ra cần có phòng cho nhân viên trợ giúp khách tàn tật khi họ yêu cầu.

Nhân viên bảo vệ: Bất kỳ khi nào và ở đâu có thể, nên có những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, nếu không có sẵn hãy nhờ cảnh sát làm công tác bảo vệ cho sự kiện. Tình nguyện viên không đảm nhận được công việc này. Các nhân viên bảo vệ được đào tạo chuyên nghiệp để giải quyết những tình huống khó khăn gây cấn.

Trang phục cho người bảo vệ phụ thuộc vào từng loại sự kiện. Nếu sự kiện nhỏ không có nghi thức, bạn có thể muốn họ mặc áo cộc tay hay sơ mi vào buổi tối. Nhưng với sự kiện lớn và trang trọng, nghi thức, người bảo vệ phải mặc đồng phục truyền thống đã tạo được hình ảnh, ấn tượng trong công chúng.

Hệ thống các tín hiệu trợ giúp: Cần có hệ thống các tín hiệu trợ giúp định hướng bao gồm sơ đồ tổng thể nơi diễn ra sự kiện: phòng họp, nơi chiêu đãi tiệc, phòng gửi áo khoác ngoài, phòng vệ sinh, v.v… Các ký hiệu chỉ dẫn đường đi lối lại, khu vực hạn chế, khu vực cấm nhằm giúp khách tham dự tự giác thực hiện, đưa hoạt động sự kiện vào nề nếp ngay từ đầu, trách sự rối bận của Nhà tổ chức và sự lúng túng của khách.

Phòng gửi áo khoác ngoài và hành lý cá nhân: Phòng này không nên quá cách xa cửa ra vào, cũng không quá gần cửa ra vào dễ dàng gây ùn tắc. Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý.

Phòng để áo khoác phải đủ rộng để người ra vào không phải chờ đợi. Phải có đủ các móc treo phải bảo đảm chắc chắn để treo được áo khoác nặng mùa đông và những chiếc áo mưa, những chiếc ô cồng kềnh mùa hè.

Ngoài áo khoác, khách tham dự còn có thể gửi đồ đạc vật dụng khác như túi xách, mũ bảo hiểm hoặc cặp, v.v…

Áo khoác ngoài, đồ đạc vật dụng của khách tham dự, Nhà tổ chức sự kiện phải đảm bảo an toàn tuyệt đối, không được nhầm lẫn, không được hỏng hóc mất mát.

Những nhân viên phụ trách phòng gửi đồ phải được bố trí đầy đủ, phải là người vừa có kinh nghiệm vừa phải có trách nhiệm với công việc của mình. Họ phải đến trước khi sự kiện bắt đầu, đồng thời cũng là người rời sự kiện sau cùng.

Ngoài đảm bảo an toàn tiện lợi cho khách gửi, các nhân viên còn phải bảo đảm nhận công tác vệ sinh trong phòng gửi, vệ sinh đối với các vật dụng của khách gửi như phơi khô và làm sạch áo khoác bị ướt, bị dây bùn đất.

Những vật dụng khách quên phải được bảo vệ an toàn. Cần xem xét kỹ các nhãn hiệu, mã hiệu của vật dụng, lập danh sách và thông báo tới khách để họ tới nhận kịp thời.

Các hoạt động phô trương: Khi khách tới, để tăng thêm ấn tượng tạo sự khác biệt, tạo không khí sôi động cho sự kiện, Nhà tổ chức thường bố trí các hoạt động phô trương. Có rất nhiều hoạt động phô trương song nó phải phù hợp với sự kiện.

• • Đón tiếp nhiệt thành, hồ hởi, trang trọng

  • Sắc màu rực rỡ

  • Đèn chiếu, đèn quét sáng rực bầu trời

  • Thả bóng, thả diều có in biểu tượng

  • Âm thanh, nhạc điệu, v.v…

  • Ca, múa, reo hò, v.v…

  • Pháo hoa chào mừng.

Khi khách đến nơi, trước tiên họ được trao những giá trị văn hóa bản sắc của địa phương chẳng hạn ở Lào, Thái Lan với vòng hoa quàng cổ và hoa thơm rắc trên thảm đi, ở Việt Nam được tặng bó hoa và miếng trầu, ở Nga là bánh mì và muối, Mông Cổ là sữa ngựa v.v… Tuy nhiên, việc tiếp đón này không chỉ ở địa điểm tổ chức sự kiện mà còn phải chú ý ngay từ khi khách mới đặt chân tới địa phương nơi sự kiện diễn ra ở sân bay, nhà ga, bến xe, v.v…

Nhà tổ chức cần có chương trình cụ thể, chi tiết kết hợp các hoạt động ở từng vị trí khác nhau tạo thành một hệ thống hỗ trợ nhau sẽ tạo nên bầu không khí sôi nổi hào hứng theo yêu cầu sự kiện đặt ra.