Outsourcing trong tổ chức sự kiện

(tổ chức sự kiện) Nhiều người tổ chức Event thường lầm tưởng rằng tự thuê mướn và vật hành một số thứ sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với việc thông qua một bên thứ ba nhưng thực tế cho thấy việc này thường mang kết quả ngược lại. Thuê ngoài (Outsourcing) giúp bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro mà đôi khi chi phí còn thấp hơn việc bạn tự làm.

Bất cứ hạng mục nào cũng có thể thuê ngoài, và thuê ngoài giúp ta quản lý sự kiện tốt hơn. Có rất nhiều dịch vụ, trang thiết bị phải thuê ngoài, nhưng có một số hạng mục cơ bản như sau:

1. Trang thiết bị 

Trang thiết bị công ty tổ chức sự kiện có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch (trong những event có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD... Những vật dụng này thường những công ty tổ chức sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. Các nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển các thiết bị, và người tổ chức sự kiện sẽ không cần bận tâm đến việc vận hành các thiết bị này nếu tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy. Tốt nhất bạn đừng nên nghĩ đến việc mình thuê thiết bị rồi tự điều khiển mặc dù nó có thể tiết kiệm cho bạn một khoản chi phí nho nhỏ, bởi vì bạn có thể không quen thuộc với thiết bị đó nên việc vận hành sẽ không được trơn tru.

Bạn cũng không nên thuê âm thanh ở một nơi, máy chiếu một chỗ, máy bắn kim tuyến ở nơi khác... trừ khi nhà cung cấp không thể cung cấp trọn gói cho bạn, bởi vì tiền vận chuyển trọn gói các thiết bị bao giờ cũng rẻ hơn vận chuyển từng thiết bị riêng lẻ, hơn nữa, thuê trọn gói giúp bạn có thể đàm phán giá tốt hơn cho mình.

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ các nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ cần nhiều thiết bị hơn, hay không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...).

2. Nhân sự

Ngoài những người chủ chốt trong một team thực hiện chương trình, còn rất nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như những người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... hoặc PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh... Nếu bạn hay người cùng team của bạn phải làm việc với từng người, hướng dẫn từng PG thì sẽ rất mất thời gian và công sức, mà nó còn khiến bạn sao nhãng những việc khác quan trọng hơn. Thay vì phải đánh vật với từng ca sĩ để đàm phán chuyện cát sê, ký hợp đồng, nhắc nhở họ đến đúng giờ, ăn mặc phù hợp, chạy đôn chạy đáo khi họ đến trễ, hay toát mồ hôi vì hướng dẫn, nhắc nhở  các cô PG về tác phong làm việc, hãy outsource hạng mục này cho một nhà cung cấp.

Khi bạn giao hẹn với người quản lý PG về giờ giấc và đúng giờ thì người quản lý đó sẽ có mặt cùng tất cả nhân sự của anh ta. Khi PB, PG tới trễ hay làm việc không tốt, bạn chỉ cần làm việc với 1 người quản lý chung, họ sẽ có nhiệm vụ phải giải trình và có phương án thay thế  thích hợp cho bạn.

Tương tự, việc ký hợp đồng với bầu sô sẽ giảm thiểu cho bạn nhiều rắc rối so với việc phải đứng ra làm việc với những ca sĩ, người nổi tiếng... mà bạn lần đầu tiếp xúc.

Giao việc quản lý các nhân sự hỗ trợ (PG, PB, Helper,.. ) cho một người

để dễ quản lý khi sự kiện diễn ra

3. Thi công - lắp đặt

Tương tự như các hạng mục trên, bạn hãy thuê hẳn một nhà cung cấp lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn các vật dụng trưng bày, treo gắn các hạng mục nhận diện (banner, standee...). Tuy nhiên, bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng vì đây là hạng mục quan trọng và mất khá nhiều thời gian.

Outsource các hạng mục thi công cho những nhà cung cấp có kinh nghiệm

4. Vận chuyển, ăn ở

Trong những chương trình đòi hỏi phải vận chuyển vật dụng đi từ tỉnh này qua tỉnh khác, nếu chưa có kinh nghiệm hoặc không yên tâm nếu tự thuê mướn một dịch vụ bên ngoài thì hãy làm việc với một nhà cung cấp có uy tín, họ sẽ tư vấn cho bạn làm thế nào để di chuyển hiệu quả nhất (ví dụ thay vì sản xuất 3 bộ sân khấu thì có thể sắp xếp vận chuyển sao cho chỉ cần 2 bộ). Nếu có rắc rối gì xảy ra, họ cũng sẽ nhanh chóng có phương án dự phòng  để đảm bảo tiến độ cho bạn.

Hoặc một sự kiện đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và tìm chỗ ở qua đêm cho họ, hãy tìm một công ty chuyên về tổ chức tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu tốt nhất từ các nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp bạn rất nhiều về ý tưởng cho các hoạt động dành cho khách mời xung quanh sự kiện chính.

5. Truyền thông cho chương trình

Nếu công ty của bạn không chuyên về mảng Truyền thông thì tốt nhất hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự tìm cách liên hệ với các báo, đài hay tự viết bài PR vì chắc chắn bạn sẽ không có giá tốt như các agency chuyên về ngành này cũng như không thể book được các vị trí tốt trên các báo và các khung giờ tốt trên đài.

Nếu vẫn còn những lo lắng về trách nhiệm của nhà cung cấp hay giá cả không tốt bằng tự làm, nên biết rằng khi bạn quyết định outsource thì bạn sẽ có rất nhiều sự lựa chọn từ các nhà cung cấp, bạn có thể chọn được nhà cung cấp uy tín và giá tốt, trong khi bây giờ các doanh nghiệp cũng rất cạnh tranh, bạn sẽ không phải lo lắng vì bị "hớ".

Thêm nữa, bạn sẽ cắt giảm được rất nhiều nhân sự cho việc trông coi những hạng mục nhỏ ở trên, cũng như những khoản chi phí bù đắp nếu không may bạn không thể bao quát hết được và để hư hỏng, mất mát. Cuối cùng là bạn đã giao cho một đơn vị làm rồi bạn chỉ việc theo dõi và đôn đốc, không phải nhọc tâm để chạy đôn chạy đáo chuẩn bị, đôi khi bạn bị cuốn vào những công việc tủn mủn mà làm sai sót việc lớn thì thật là một việc hết sức đáng tiếc và đáng trách.