Thông báo trong tổ chức sự kiện

(tổ chức sự kiện) Quan hệ tốt trong công việc với các nhân viên truyền thông luôn là một việc cần thiết nhằm giúp cho công việc thuận lợi. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải hết sức cẩn thận bởi vì họ là những người có thể khiến cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, cũng có thể gây khó khăn thậm chí phá hỏng toàn bộ chương trình của bạn, bí quyết thành công khi tổ chức sự kiện là xây dựng một mối quan hệ thật tốt với báo chí bằng cách luôn đón bắt được nhu cầu của họ.

Các hoạt động QHCC bao giời cũng gốm 2 phần: Một là cung cấp thông tin đến đối tượng mục tiêu và hai là giải quyết các thắc mắc của các đối tượng mục tiêu đó. những cuộc gặp gỡ quan hệ sẽ rất hữu ích bởi nó là đối tượng mục tiêu đó. Những cuộc gặp gỡ rất hữu ích vì nó đem lại cho bạn nảy ra ý tưởng liên quan đến công việc, đống thời đó cũng là cách dể bạn có thể cập nhập kịp thời những thay đổi về mặt nhân sự hoặc các quy định mới của bên truyền thông.

>> Chuẩn bị âm thanh và ánh sáng cho tổ chức sự kiện

Soạn thông báo. Các thông báo được các biên tập viên của các tòa soạn và các đài truyền hình xem xét có đăng hay không, cho nên dù khác nhau về mặt này mặt khác, nhưng nhìn chung các thông bào cần đáp ứng đủ 3 tiêu chí sau:

Thông báo đó phải thật sự cần thiết và quan trong đối với đối tượng tiếp nhận, khi đăng tải ở một địa phương nào đó, nó phải nhắm đến đúng mối quan tâm của công chúng ở địa phương đó.

Thông báo đó cần phải mang tính thời sự, phải là sự kiện vừa mới diễn ra đang diễn ra hoặc sẽ diễn ra trong một tương lai gần. Không được là sự kiện đã diễn ra.

Thông báo chính xác, trung thực và đầy đủ.

Giá trị của thông tin là thước đo cho giá trị của thông báo, một giá trị nữa mà các thông báo cần lưu ý là tính nhân văn, một bức trang mang tính hài hước, nghệ thuật, lòng trắc ẩn. những câu chuyện hài hước luôn có tác dụng lớn đối với đối tượng bởi hầu hết bởi hầu hết những gì mà nhà biên tập cho đăng điều quá nghiêm túc. Một thông báo mang tính vui nhộn chân thành thường có sức hấp dẫn mạnh mẽ hơn trong lòng công chúng.

Khi làm thông báo bạn phải quan tâm đến việc sẽ đưa nó lên các phương tiện thông tin đại chúng, bao gồm các kênh truyền thông, bao gồm các kênh truyền thông và các dạng ấn phẩm. Nhiệm vụ trước hết của bạn là làm cho bên báo chí thích các ý tưởng trong thông báo và các bức tranh mà họ nhận đăng. Để làm dược việc này bạn cần chuẩn bị tài liêu nói về các hình thức cảu thông báo như thư tay, sách, tờ rơi, phát thanh truyền hình, thuyết trình trên máy chiếu hoặc là phim ảnh… Khi cần thiết bạn phải bố trí cho bên báo chí nói chuyện trực tiếp với ban lãnh đạo cảu công ty thông qua các cuộc hội thảo hay phỏng vấn. Do đó, bạn phải nắm vững về phong cách làm việc trong ngành báo chí và đặc biệt là phát triển tốt trong lĩnh vực này.

Cần biết chính xác hạn chót là phải thanh toán thành tất cả tin bài cho báo chí địa phương và hạn chót nộp bài cho báo chí.

>> Thuyết trình bằng loa đài trong tổ chức sự kiện

Nếu bạn nằm trong QHCC của quốc tế, bạn sẽ phải chuẩn bị tinh thần để làm việc muộn, đôi khi là rất muộn để liên lạc được với các đối tác ở nước ngoài trong giờ làm việc của họ vì sự lệch về thời gian.

Nắm rõ lịch làm việc của bên báo chí sẽ tránh cho bạn được rất nhiều điều đáng tiếc. Tốt hơn hết là bạn nên thường xuyên gọi điện cho biên tập viên chuyên đề như thể thao, kinh doanh hoặc chuyên đề khác để kiểm tra xem có sự thay đổi nào về hạn nộp bài không. Những công việc tỉ mỉ như thế sẽ cho thấy ai là người chuyên nghiệp và ai là người nghiệp dư.

Một điều hết sức quan trong nữa là cần phải nắm rõ về những người mình cần liên lạc ở cơ quan báo chí liên quan đến công việc bạn đang làm để đảm bảo rằng tin bài cảu bạn sẽ đến được đúng phóng viên hoạt biên tập viên chịu tránh nhiệm đăng thông báo cho công ty của bạn