10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện

.

(tổ chức sự kiện) Hàng năm, những chuyên gia marketing tiêu hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (tradeshows - events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả do những hoạt động này mang lại. 

Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó phải dựa trên những điều kiện nhất định như: phải được lên kế hoạch chặt chẽ, có mục tiêu chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hềt bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành công của một lễ tổ chức sự kiện. Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, tôi đúc kết thành 10 nguyên lý sau:

1. Sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing.

Sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị trường. Thật ra trong số những hoạt động marketing, sự kiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại.

2. Sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix.

Luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí. Do đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

3. Xác định đúng đối tượng mục tiêu.

Một sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút và những người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng. Do đó khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần phải xác định đối tượng bạn muốn thu hút sự chú ý là ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn phải xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá những vị khách không mời mà tới.

4. Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể.

Lập kế hoạch – lên ngân sách – xác định thước đo để đánh giá hiệu quả – triển khai – đo lường. Đa số doanh nghiệp, khi lên kế hoạch thực hiện một chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả. Họ dừng lại sau khi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo lường hiệu quả. Thật ra, Sự kiện cũng giồng như các hoạt động marketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng không khó như người ta tưởng.

5. Sự kiện không phải là công cụ toàn năng

Sự kiện thường không mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhận biết thương hiệu và nó cũng không phải là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin của khách hàng. Để thực hiện những mục tiếu đó bạn phải lựa chọn những công cụ marketing hiệu quả hơn.

6. Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing.

Một vài doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới, trình bày cho họ nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing.

7. Truyền thông cho sự kiện của bạn.

Để có được một sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút được sự chú ý.

8. Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện.

Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tại thời điểm diển ra sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lượng. Bạn chỉ cần có một kế hoạch cụ thể - những thông tin cần thu thập và bỏ ra một ít thời gian và công sức. Nếu như bạn không có kế hoạch cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho những hoạt động khác..

9. Yếu tố con người quyết định tất cả.

Nều sự kiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tương tác của 2 phía. Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả với nhóm khán thính giả mục tiêu.

10. Sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh.

Đừng vì một vài thân cây mà đốn cả khu rừng. Lập kế hoạch và triển khai sự kiện là một hoạt động vô cùng phức tạp. Bạn vừa phải trưng bày đẹp, vừa phải tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần phải chu đáo và hàng tá những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hoàn hảo khác. Tuy nhiên những công việc này không phải là tất cả những hoạt động của doanh nghiệp, chúng đơn giản cũng như một vài thân cây trong cả khu rừng. Một khu rừng đúng nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong một sự kiện thì coi như bạn đã bỏ lỡ những hiệu quả mà sự kiện đó mang lại.