Kỹ năng quản lý thời gian đối với người làm tổ chức sự kiện

..

(tổ chức sự kiện)  Nghề tổ chức sự kiện là một trong những nghề nhiều áp lực nhất, sẽ có lúc những việc cần giải quyết chất chồng đến nỗi bạn muốn chết chìm trong biển công việc. Rèn luyện cho mình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chính là một bí quyết tiên quyết để thành công với nghề.

Để quản lý thời gian tốt nhằm giảm áp lực công việc chúng ta nên lưu ý các điểm sau

- Xác định mục tiêu rõ ràng: Đề ra các mục tiêu chính mục tiêu phụ để từ đó có sự sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc. Ví dụ nếu đây là một Event nhắm vào việc thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt thì mục tiêu chính là thu hút nhiều khách hàng, mục tiêu phụ là bán được hàng, từ đó ta mới xác định được những việc cần ưu tiên làm theo trình tự ưu tiên đó

Chia nhỏ công việc để giải quyết và xác định công việc cần ưu tiên: Có những việc cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác, bạn cần phải sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có hạn. Ví dụ bạn cần phải có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra chương trình để kịp thực hiện tuyên truyền phát tờ rơi tới tay khách mời  thì phải tiến hành gấp việc thiết kế in ấn tờ rơi trước khi lo các hạng mục khác như thiết kế phông sân khấu hay X - banner - vốn chỉ cần có trước chương trình 1 tới 2 ngày là ổn.

Tự làm hay chuyển giao cho người khác: Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không đúng theo ý bạn. Nhưng sẽ thật là sai lầm và lãng phí nếu người trưởng dự án phải dẹp hết công việc qua một bên, ngồi xếp từng gói quà trong khi việc anh ta/chị ta cần làm là quản lý tiến độ chung để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi trật khỏi guồng máy.

Kiểm soát sự lãng phí thời gian: Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn để dành thời gian cho các công việc cần đầu tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng thi công ngoài hiện trường.

Mất thời gian một lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần sau đó: Nhiều người nói rằng họ không có thời gian để mà ngồi nghĩ ngợi, sắp xếp công việc, nhiều người khác  thà nhín ra một tiếng đồng hồ để làm một công việc nào đó còn hơn là phải bỏ vài tiếng tập huấn cho người khác làm được việc đó và sau đó có thể mất thời gian để sửa chữa nó. Nhưng nên nhớ:

• • Dành thời gian để lên kế hoạch giải quyết các công việc sẽ tập cho bạn thói quen làm việc khoa học về lâu về dài và vì vậy sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc quay cuồng giữa mớ bòng bong suốt đời.

  • Thà mất thời gian huấn luyện và sửa sai một lần cho ai đó, nhưng những Event lần sau họ có thể đảm đương được nó thay cho bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Hạn chế để công việc khác xen vào: Theo kế hoạch hôm nay bạn phải giải quyết một số công việc như khảo sát địa điểm, duyệt layout thiết kế và họp phân công công việc, nhưng đột xuất lại có công việc ngoài kế hoạch xen vào như là khách hàng yêu cầu bạn cần đi gặp nhà tài trợ cùng họ, bạn lại phải dành thời gian cho nó và làm bê trễ các công việc trong kế hoạch. Việc phát sinh các công việc ngoài dự định là việc hết sức bình thường, nhưng tránh để mình bị cuốn theo nó mà đình trệ kế hoạch riêng bằng cách tự đặt ra câu hỏi: Mức độ ưu tiên của công việc đó như thế nào, có cần thiết phải chính mình làm hay ai khác, nếu dời vào lúc khác thì có ảnh hưởng gì không...

Đừng để tồn tại cảm giác Deadline còn ở xa: Nhiều người làm nghề Event thường có đặc tính ngần ngừ chờ đến gần hạn chót (deadline) mới thực hiện công việc được phân công. Ví dụ thứ 4 này họ được giao hoàn thành proposal trước ngày thứ 2 tuần sau, thì họ không làm ngay mà đợi đến sát ngày đó mới làm, vì vậy kết quả là họ làm ẩu vì không có thời gian hoặc thậm chí là trễ tiến độ. Việc này có nhiều nguyên nhân, có thể do họ bận rộn quá, hoặc do tự tin vào năng lực của mình hoặc đơn giản cho họ thích chần chừ, nhưng dù sao đó cũng là một tính xấu. Hãy dành ngày dài tháng rộng để hoàn thành công việc đã được giao.

Sắp xếp bàn làm việc của bạn thật gọn gàng: Bàn làm việc bừa bộn là thói quen của nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện. Thứ nhất nó sẽ tác động vào tâm lý, làm cho bạn cảm thấy rất rối trong việc sắp xếp công việc, thứ hai là nó sẽ làm bạn mất thời gian tìm kiếm những vật dụng, giấy tờ mình cần, chính vì vậy một người làm event không nên để bàn làm việc của mình như một bãi rác.

Áp dụng những nguyên tác cơ bản trong việc quản lý thời gian hằng ngày – trong mỗi dự án nói chung và trongg nghề event nói riêng ta thường sử dụng bản timeline để quản lý tiến độ công việc thực hiện.

Timeline (tạm dịch là bản tiến độ công việc) – Một timeline hoàn chỉnh và có hiệu quả sẽ giúp tiến độ công việc diễn ra một cách có trật tự và luôn chắc chắn rằng người thực hiện công việc sẽ không để bất cứ một giai đoạn nào bị trễ hạn từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến các công việc khác trong cùng một dự án.

Timeline không chỉ là một bàn danh sách thật dài với những công việc cần phải làm mà nó còn là một thời khóa biểu liệt kê những công việc chủ yếu , thời gian thực hiện được miêu tả một cách cụ thể và dễ dàng nắm bắt.

Các bước để chuẩn bị cho một bản timeline:

Bước 1: Tạo một bản mẫu

Chúng ta có thể sử dụng phần mềm excel hay một phần mềm quản lý dự án để tạo ra một khuôn timeline có sẵn

Bước 2: Thiết lập nội dung

Nếu dự án mà chúng ta thực hiện là một dự án nhỏ với ít người quản lý hay đó chỉ là một timeline cho chính công việc của chúng ta thì timeline chỉ cần bao gồm những công việc cần thực hiện và những cột mốc quan trọng cần phải làm, thời gian giới hạn cho từng công việc.

Nếu chúng ta có một dự án phức tạp thì timeline đòi hỏi phải chi tiết thể hiện được sự ảnh  hường của từng công việc với nhau.

Bước 3: Đưa ra thời gian giới hạn cho mỗi công việc được liện kê.

Xác định rõ ngày bắt đầu của dự án và xác định mỗi công việc nhỏ sẽ tiêu tốn bao nhiêu thời gian

Tóm lại, đồ đạc được sắp xếp trật tự thì dễ tìm thấy, thời gian làm việc cũng vậy bạn chỉ loay hoay bận bịu khi không sắp xếp công việc một cách hợp lý và có trật tự. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta cải thiện vấn đề tích cực hơn, đặc biệt là trong nghề event khi mà mức độ chính xác và hiệu quả làm việc nằm ở một vị trí hết sức quan trọng