Chuẩn bị sân khấu cho tổ chức sự kiện

(tổ chức sự kiện) Sân khấu được coi là trung tâm của không gian sự kiện trong nhà, nơi diễn ra các hoạt động hoặc những hoạt động chính của sự kiện. Sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của tổng thể không gian trong nhà và loại hình sự kiện được tổ chức. Chúng luôn luôn bảo đảm hài hòa với nhau.

Sân khấu phải có vị trí đẹp có thể treo màn hình lớn trong phòng sao cho mọi người dù xa hay gần đều có thể theo dõi mọi hoạt động xảy ra trên sân khấu hay khán giả bằng truyền hình trực tiếp. Phòng điều hành camera có thể theo dõi toàn bộ thông qua các màn hình tivi được đặt tại các vị trí xung quanh phòng. Các camera quét toàn bộ từ lúc người đi từ vị trí khách tham dự ngồi trên sân khấu.

Chiều cao của sân khấu phụ thuộc vào chiều cao của trần nhà. Trần nhà sẽ tạo sự khác biệt trong việc tính toán trang trí sân khấu và các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Chẳng hạn trần nhà cao tối thiểu cho phòng có đặt màn hình chiếu khoảng 9m. Phải tính toán thật kỹ trong việc bố trí sân khấu, ánh sáng và các nhà cung cấp dịch vụ để có được một bố cục hợp lý nhất dựa trên yêu cầu phải đạt được. Chiều cao sân khấu còn bị chi phối bởi kiểu loại và cách kê ghế ngồi trong phòng.

Chiều rộng của sân khấu phụ thuộc nhiều vào các hoạt động sự kiện diễn ra ở đó. Cụ thể sẽ có bao nhiêu người có mặt trên sân khấu, các nhạc công được bố trí như thế nào? Trên sân khấu chính hay được xếp cố định tại 1 phía của sân khấu? Cách bố trí bàn ghế trên sân khấu như thế nào?

Tầm nhìn trong phòng cũng là một vấn đề cần tính đến. Tầm nhìn trong phòng đều hướng về sân khấu, do đó khi quyết định vị trí sân khấu phải tính đến yếu tố này. Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, liệu có trở ngại gì cho việc treo đèn. treo rèm không? Mọi khán giả đều có thể nhìn rõ sân khấu hay màn hình không? Trong mọi trường hợp đều có thể giải quyết được song phải có đủ nguồn lực (thời gian, con người, tài chính, v.v...)

Một câu hỏi cần được đặt ra là cần bao nhiêu sân khấu? Nhà tổ chức cần biết rõ nơi nào sẽ đặt sân khấu, được bố trí như thế nào và tất cả cần bao nhiêu sân khấu. Việc này cần phải cân nhắc, có những sự kiện cần nhiều hơn một sân khấu. Song nhiều sân khấu ảnh hưởng tới diện tích trong phòng và chổ ngồi của khách.

Không gian cho hoạt động sân khấu và các trang thiết bị cũng cần phải được tính đến. Cần phải bố trí mặt bằng của toàn bộ sân khấu bao gồm cả khu vực phía sau sân khấu. Phải bố trí phòng thay đồ, vị trí để và vận chuyển các thiết bị, lối đi lại đủ rộng. Cần chú ý xem sự kiện có sử dụng những thiết bị đặc biệt gì và nó ở vị trí nào trên mặt bằng toàn bộ sân khấu.

Trong một buổi giới thiệu sản phẩm mới tại nhà hát Las Vegas có sự kết hợp tốt các trang thiết bị hiện đại và sân khấu để tăng hiệu quả trình diễn. Vừa xoay vừa nâng sân khấu sẽ làm cho sản phẩm xuất hiện một cách sinh động và ấn tượng hơn, hầu hết các hiệu ứng này đều có thể thực hiện được ở các nhà hát.

Ngoài ra Nhà tổ chức cần cân nhắc liệu sân khấu có cần trang trí nhiều màu sắc không? Sân khấu được bố trí đơn giản hay phải thiết kế đặc thù theo yêu cầu sự kiện? Việc này còn phụ thuộc vào ngân sách. Nếu cho phép, cần trang trí sân khấu phù hợp với các hoạt động sự kiện. Cần làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ và thiết bị để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của một sân khấu.

Các khu vực xung quanh sân khấu cần được trang trí cho phù hợp. Tấm màn phía sau sân khấu không đơn thuần bức tường chắc và đính trang trí bằng rèm. Phải xác định đây là vị trí tốt nhất để trang trí thể hiện thông tin tới mọi người tham dự. Trang trí ở vị trí này phải thể hiện yêu cầu trọng tâm, những nội dung then chốt mà sự kiện phải thực hiện được.