Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (tiếp theo)

(tổ chức sự kiện) Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà. Nhà tổ chức sự kiện nhằm tới những mục tiêu khác. Dưới đây là những mục tiêu thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng tới.

Họp hội thảo

   1. Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm

   2. Cung cấp thông tin về sản phẩm mới ý tưởng mới

   2. Trao đổi ý kiến

   3. Tìm kiếm sự đồng thuận

   4. Tím giải pháp cho vấn đề tồn đọng

Sự kiện toàn thể

   1. Tuyên dương

   2. Cảm ơn

   3. Gặp gỡ, giao lưu

   4. Giới thiệu sản phẩm

   5. Ghi nhận thương hiệu

   6. kỷ niệm

Gây quỹ

   1. Gây quỹ

   2. Tạo kiến thức trong công chúng

   3. Thu hút nhà tại trợ mới

   4. Thu hút người ủng hộ

   5. Tăng tình nguyên viên

Khuyến khích

   1. Ghi nhận doanh số bán thảo luận

   2. Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai

   3. Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường làm việc

   4. Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và các đối tác

Sự kiện đặc biệt

   1. Gây sự chú ý trong giới truyền thông

   2. Gây ý thức công chúng

   3. Thu hút khách hàng mới

   4. Trao phần thưởng tặng phẩm cho các nhân viên tham gia sự kiện

Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lặp kế hoạch và tổ chức sự kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện mới mang lại thành công cao. Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tời tổ chức sự kiện dể ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia các chương trình của sự kiện.

Ví dụ: Những nhà đầu tư chứng khoáng trong các cuộc hội thảo có chương trình dự dạ tiệc với nhiều chương trình vui chơi giải trí tại khu liên hiệp mới xây. Mục tiêu của buổi dạ tiệc là thu hút khách tham dự, giữ khách ở lại và giao tiếp với mọi người.

Xe đã chờ sẵn dể đưa khách tới dạ tiệc. Khi khách lên xe, họ được tặng một gói quà với sự hướng dẫn là chỉ được mở khi tới tiệc cocktail.Gói quà đó là gậy đánh golf có in hình logo công ty.

Mục đích đầu tiên của nhà tổ chức đối với cây gậy đánh golf là phân chia khách thành các đội theo màu sắc của cây gậy. Mỗi đội do một thành viên cao cấp của công ty chủ nhà đầu đứng đầu, giúp họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu các thành viên trong đội của mình. Trong tiệc cocktail, khách được hướng dẫn trước và sau buổi tiệc sẽ tham gia vào các cuộc vui chơi giải trí, tiếp đến họ sẽ ăn tối và đây là cơ hội để chia sẽ kinh nghiệm, điểm số được tính ngay và phần thưởng cũng dược trao nhanh chóng. Sau đó khách mời sẽ được tự do thưởng thức nhửng đồ ăn thức uống và các món tráng miệng cứ 30 phút có một chuyến xe đưa họ về khách sạn nếu họ muốn.

Khác có một khảng thời gian tuyệt vời vào cuối buổi tiệc  khiến hầu hết họ điều muốn ra về sớm . Có những khoảnh khắc mà sự kiện của công ty đạt được mục tiêu là khách dự điều dùng nhiều thời gian để giao tiếp với nhau và để tìm hiểu khách hàng.

Mục đích thứ 2 của nhà tổ chức là biến cây gậy đánh golf thành quà chia tay. Thông thường những loại quà này là sàn phẩm giá trị thấp, ít được quan tâm.

Song phần lớn những người đầu tư và mô giới chính khoáng điều choi golf nên những cây gậy đánh golf này điều là những vật dụng có thể sử dụng trên thực tế và có giá trị kỷ niệm sự kiện. Nếu không có cơ cấu đội hình thi đấu, sẽ không có sự giao tiếp như mong đợi. Nếu để khách tự tìm hiểu thế giới của mình, họ sẽ phân tán và chỉ có ít người tạt vào bữa tiệc và tham gia một vài trò chơi ngắn.

Nếu mục tiêu là gây sự chú ý của giới truyền thông thì yêu cầu đặt ra và phương pháp thực hiện lại khác. Nhà tổ chức sự kiện có thể gửi thư mời trực tiếp, thư điện tử tới từng địa chỉ, nhắc họ thời gian về ngày tổ chức sự kiện một cách tế nhị thông qua việc giới thiệu công tác chuẩn bị một cách kỹ càng và chu đáo.

Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần giải quyết năm nội dung sau.

   1. Có nên tổ chức sự kiện không?

   2. Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?

   3. Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện?

   4. Mục đích sự kiện?

   5. Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện phải xác định toàn bộ nội dung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình.

Ban tổ chức sự kiện và loại sự kiện:

Ban tổ chức sự kiện: ban tổ chức phải được thành lập trước tiên dể giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn trong ban tổ chức cần được giao những mãng công việc cụ thể chi tiết trên lĩnh vực riêng biệt, không trùng lập nhau.

Nhà quản trị sự kiện đảm nhận trưởng ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc và kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong ban.

Loại hình sự kiện: loại hình sự kiện cũng cần được xác định rõ trước khi lập kế hoạch, loại hình này quyết định đối tương khách mời.

   1. Cần chú ý  tới đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện.

   2. Cần lưu ý tời những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trong tham gia sự kiện

   3. Loại hình sự kiện còn tham gia chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện

   4. Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiên sự kiện.