Preparando el PI Planning

La planificación del PI es un evento importante que requiere preparación, coordinación y comunicación. Es facilitado por el RTE y los asistentes al evento incluyen a: 

• Business Owners

• Arquitecto / Ingeniero de Sistemas 

• Project Management

• Equipos Ágiles

• Otras partes interesadas (stakeholders) 

y requiere preparación en tres áreas principales:

• Preparación organizacional: alineación estratégica y configuración de equipos y trenes

• Preparación del contenido: preparación para la gestión y el desarrollo

• Disponibilidad logística: consideraciones para realizar un evento exitoso

Preparación Organizacional

Antes de la planificación de PI, debe haber una alineación de la estrategia entre los participantes, stakeholders y Business Owners. Se asignan roles críticos. Sin embargo, para abordar esto con anticipación, los organizadores del evento deben considerar lo siguiente: 

• Alcance y contexto de la planificación: ¿Se comprende el alcance (producto, sistema, dominio tecnológico) del proceso de planificación? ¿Sabemos qué equipos deben planificar juntos?

• Alineación empresarial: ¿Existe un acuerdo razonable sobre las prioridades entre los Business Owners?

• Equipos ágiles: ¿Tenemos equipos ágiles? ¿Hay miembros dedicados 100 % al equipo? ¿Tenemos identificado un Scrum Master y Product Owner para cada equipo?

Preparación del Contenido

Es igualmente importante asegurarse de que haya una visión y un contexto claro, y que los stakeholders puedan participar. Por lo tanto, la planificación de PI debe incluir:

• Reunión informativa ejecutiva: Una reunión informativa que define el contexto empresarial actual. 

• Informes sobre la visión del producto: Informes preparados por Product Management, incluido el top 10 funcionalidades en el Program Backlog. 

• Resumen de la visión de la arquitectura: Una presentación realizada por el CTO, el arquitecto empresarial o el arquitecto del sistema para comunicar nuevos habilitadores (Enables), características y requisitos no funcionales (NFR). 

Disponibilidad Logística

Preparar un evento para una gran cantidad de asistentes debe considerar lo siguiente:

• Ubicaciones: Sea física o remota cada ubicación de planificación debe prepararse con anticipación. 

• Tecnología y herramientas: Acceso en tiempo real a información y herramientas para respaldar la planificación distribuida, incluyendo a los asistentes remotos. 

• Canales de comunicación: Los canales de presentación, video y audio deben estar disponibles. Sean canales de presencia física como digital.

Agenda PI Planning

3. Prácticas de desarrollo y visión de la arquitectura: System Architect/Engineering presenta la visión de la arquitectura. Además, un gerente de desarrollo senior puede introducir cambios de apoyo ágil en las prácticas de desarrollo, como la automatización de pruebas, DevOps, Integración continua e Implementación continua, que se están avanzando en el próximo PI.

4. Contexto de planificación y almuerzo: El RTE presenta el proceso de planificación y los resultados esperados de la reunión.

5. Sesión de trabajo N° 1: Los equipos estiman su capacidad para cada iteración / proyecto e identifican lo que probablemente necesitarán para realizar los features / proyectos. Cada equipo crea sus borradores de planes, visibles para todos, iteración por iteración. Durante este proceso, los equipos identifican los riesgos y las dependencias, y redactan los objetivos iniciales de PI del equipo. Los objetivos de PI generalmente incluyen "objetivos no comprometidos" que son metas integradas en el plan (por ejemplo, historias que se han definido e incluido para estos objetivos), pero que el equipo no se compromete a cumplir debido a demasiadas incógnitas o riesgos. Los objetivos no comprometidos no son cosas adicionales que realizar en caso de que haya tiempo. Esto ayuda a aumentar la confiabilidad del plan y brindan a la gerencia una advertencia temprana de los objetivos que es posible que el ART no pueda cumplir. Los equipos también agregan las funciones y las dependencias asociadas al tablero del programa. 

6. Revisión del borrador del plan: Durante la revisión del borrador del plan, los equipos presentan los resultados de la planificación, que incluyen la capacidad y la carga, los objetivos del borrador de PI, los riesgos potenciales y las dependencias. Los Business Owners, Product Managements, los otros equipos y stakeholders revisan y brindan información. 

7. Revisión de la dirección y resolución de problemas: Es probable que los planes preliminares presenten desafíos como el alcance, las limitaciones de personas, recursos y las dependencias. Durante la reunión de resolución de problemas, la gerencia puede negociar cambios en el alcance y resolver otros problemas acordando varios ajustes de planificación. El RTE facilita y mantiene a las partes interesadas principales juntas durante el tiempo que sea necesario para tomar las decisiones necesarias para definir objetivos alcanzables. 

Día 2

1. Ajustes de planificación: Al día siguiente, el evento comienza con la administración presentando cualquier cambio en el alcance de la planificación, las personas y los recursos.

2. Sesión de Trabajo N° 2: Los equipos continúan planificando en función de su agenda del día anterior, haciendo los ajustes necesarios. Finalizan sus objetivos para el PI, al que los Empresarios asignan valor comercial.

3. Revisión del plan final y almuerzo: Durante esta sesión, todos los equipos presentan sus planes al grupo. Al final del intervalo de tiempo de cada equipo, el equipo indica sus riesgos e impedimentos y proporciona los riesgos al RTE para usarlos más adelante en el ejercicio de ROAM. Luego, el equipo pregunta a los propietarios de negocios si el plan es aceptable. Si se acepta el plan, el equipo lleva la hoja de objetivos de PI de su equipo al frente de la sala para que todos puedan ver el desarrollo de los objetivos agregados en tiempo real. Si los empresarios tienen inquietudes, los equipos tienen la oportunidad de ajustar el plan según sea necesario para abordar los problemas identificados. Luego, el equipo presenta su plan revisado.

4. Riesgos del programa: Durante la planificación, los equipos han identificado los riesgos e impedimentos del programa que podrían afectar su capacidad para alcanzar sus objetivos. Estos se resuelven en un contexto de gestión más amplio frente a todo el tren. Uno por uno, los riesgos se discuten y abordan con honestidad y transparencia, y luego se clasifican en una de las siguientes categorías: Resuelto: los equipos están de acuerdo en que el riesgo ya no es una preocupación. Propio: alguien en el tren se hace cargo del riesgo, ya que no se puede resolver durante la planificación de PI. Aceptado: algunos riesgos son solo hechos o problemas potenciales que deben entenderse y aceptarse. Mitigado: los equipos identifican un plan para reducir el impacto del riesgo.

5. Voto de confianza: Una vez que se han abordado los riesgos del programa, los equipos votan sobre su confianza en el cumplimiento de los objetivos de PI de su equipo. Cada equipo realiza una votación de 'puño de cinco'. Si el promedio es de tres dedos o más, la gerencia debe aceptar el compromiso. Si son menos de tres, el equipo reelabora el plan. Cualquier persona que vote con dos dedos o menos debe tener la oportunidad de expresar sus preocupaciones. Esto podría agregarse a la lista de riesgos, requerir una nueva planificación o simplemente ser informativo. Una vez que cada equipo ha votado, el proceso se repite para todo el ART y todos expresan su confianza en el plan colectivo.

6. Retrabajo del plan: Si es necesario, los equipos reelaboran sus planes hasta que se pueda alcanzar un alto nivel de confianza. Esta es una ocasión en la que la alineación y el compromiso se valoran más que la adhesión a un marco de tiempo.

7. Planificación retrospectiva y avance: Finalmente, el RTE lleva a cabo una breve retrospectiva del evento de planificación de PI para capturar lo que salió bien, lo que no y lo que se puede hacer mejor la próxima vez.

Observaciones:

• Una PI Planning debe ser preparada con al menos dos meses de anterioridad. Se debe trabajar de la mano con los líderes, Product Owners, Scrum Master y Dev Teams.

• Se puede realizar en un solo día, adelantando tareas. Por ejemplo, que se sepa con anterioridad cuáles son los proyectos/épicas prioritarias, que los equipos tengan claramente identificados sus desarrollos (historias de usuario) con sus pesos (story points), sus dependencias y riesgos.

• Es clave en tiempos de pandemia, contar con canales tecnológicos que permitan la conexión de varias personas al mismo tiempo, que los equipos puedan tener conversaciones para definir su capacidad, que se pueda conversar con otros equipos para resolver dependencias o dudas, y que se cuente con tableros digitales.

• Los resultados siempre han sido equipos más motivados, comprometidos, con sus metas y objetivos claros. Y no solo cada equipo, sino que toda la organización tiene claro qué se desarrollará en el PI, cuáles son los compromisos, dependencias y riesgos.