Al cumplir el principio “empieza donde estés” nadie recibe nuevos roles lo que significa que no hay roles obligatorios en Kanban y el método no crea ninguna nueva posición en la organización. Sin embargo, dos roles han emergido de la práctica común y puede ser beneficioso pensar en estos como “gorros” que la gente se pone para llevar a cabo estas funciones:
El Gestor de Peticiones de Servicio (Service Request Manager), es responsable de entender las necesidades y expectativas de los clientes, y de facilitar, seleccionar y ordenar los elementos de trabajo en la Reunión de revisión de la cartera de trabajo (Replenishment Meeting). Otros nombres alternativos del rol son Gestor de Producto (Product Manager), Dueño de Producto (Product Owner) y Gestor de Servicio (Service Manager).
El Gestor de Prestación de Servicio (Service Delivery Manager), es el responsable del flujo de trabajo entregando los elementos seleccionados a los clientes y facilitando la Reunión de Kanban y la planificación de la entrega (Delivery Planning). Otros nombres alternativos a este rol son Gestor del Flujo de trabajo (Flow Manager), Gestor de la Entrega, o Maestro del Flujo (Flow Master).
Kanban recomienda implementar ciclos de retroalimentación donde resaltan las siguientes reuniones de seguimiento para mantener la cadencia:
Kanban Meeting: Reunión diaria que sirve para saber en qué estamos trabajando, qué tenemos por terminar y qué para hacer hoy antes de iniciar trabajo nuevo. Reunión diaria de 15 minutos.
Replenishment Meeting: Reunión de planificación o reposición en la que se selecciona trabajo para empezar en los próximos días. De esta manera todos los integrantes del equipo tendrán priorizado el trabajo para esa semana. Reunión semanal entre 45 y 90 minutos.
Retrospective Meeting: Reunión de revisión del flujo donde el equipo reflexiona sobre cómo ha realizado el trabajo, qué debe fortalecer y mantener, qué debe mejorar y priorizar cómo hacerlo. Aplicadas las acciones de mejora, mide el impacto en su proceso. Reunión mensual entre 45 y 90 minutos.
Nota: Estos tiempos son referenciales, el equipo, de acuerdo con su tamaño y a la naturaleza de los servicios que presta, acuerda cómo y cuándo inspeccionar y adaptar su trabajo.