1. Visualizar el trabajo

Construir un modelo visual que refleje el trabajo y su flujo, los riesgos. Lo cual permite obtener información en tiempo real del estado de los proyectos ayudando a identificar oportunidades de mejora y promoviendo una efectiva colaboración.

4. Hacer explícitas las políticas

Asegúrate de establecer y comunicar claramente las políticas (restricciones a la acción). Las políticas de proceso deben ser escasas, simples, estar bien definidas, visibles, deben aplicarse siempre, y tienen que ser fácilmente modificables por los que proporcionan el servicio. Además, se debe alentar a todos en el equipo a participar e innovar las políticas Kanban. Ejemplos:

• Los límites del WiP.

• Asignación de capacidad.

• Nivelación de la carga de trabajo.

• Definición de Hecho.

• Entregables de las etapas de un proceso.

• Seleccionar un nuevo trabajo cuando exista capacidad.

• Uso de las clases de servicio.

5. Implementar ciclos de retroalimentación

Kanban ofrece siete oportunidades de retroalimentación del sistema y muestra las frecuencias aconsejables para las revisiones las cuales se adaptan al contexto de la organización:

1. Revisión de la estrategia: Para la selección de los servicios que se van a prestar y para definir para este conjunto de servicios el concepto de “adecuado al propósito” y para percibir el entorno exterior con el fin de proporcionar una dirección a los servicios.

2. Revisión de las operaciones: Para entender el balance entre y a través de los servicios, el despliegue de recursos para maximizar la entrega de valor alineada con las expectativas de los clientes.

3. Revisión de los riesgos: Para entender los riesgos de las entregas efectivas de servicios; por ejemplo, a través de agrupar temas bloqueantes.

4. Revisión de la prestación de servicio: Se hace para examinar y mejorar la efectividad de un servicio (esta y las cadencias posteriores aplican a un solo servicio).

5. Reunión de realimentación: esta reunión es para mover los ítems de trabajo a través del punto de compromiso (y dentro del sistema) y para supervisar la preparación de opciones para una selección futura.

6. La reunión de Kanban: Esta es normalmente una coordinación diaria de auto-organización y revisión de la planificación para aquellos que colaboran en la prestación del servicio. A menudo utiliza un formato “de pie” para fomentar un encuentro corto y energético enfocado en completar los elementos de trabajo y desbloquear asuntos.

7. Reunión de planificación de la entrega: Se utiliza para supervisar y planificar entregas a los clientes.

6. Mejorar colaborando y evolucionar experimentando

En esencia, Kanban se trata de una mejora continua introduciendo pequeños cambios al contexto actual de la organización los cuales son motorizados por modelos basados en el entendimiento de los riesgos, variabilidad, restricciones, fuentes de demora, teoría de colas y costos de coordinación. Debes estar siempre dispuesto a colaborar, experimentar y desarrollar tus procesos si es necesario.

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