5 - Réunion du 28 janvier 2010

AVERTISSEMENT : Cette version du compte-rendu n'a pas été validée par la totalité des membres du conseil syndical.

REUNION DU CONSEIL SYNDICAL DU 28 JANVIER 2010

S R nous interroge sur l’utilisation et l’accès des salles communes et, plus particulièrement sur la salle « transit » située derrière la loge au 47B : qui peut l’utiliser, quand, comment? Qui en assure le rangement, le nettoyage et la gestion au quotidien? S propose – dans la mesure où elle est souvent présente à son domicile -, de conserver les clés de cette salle « transit » pour les tenir à disposition des personnes susceptibles d’en avoir besoin en journée. Malheureusement, sa proposition ne peut être retenue car elle n’est pas membre du CS. "Sa proposition est ignorée, au motif ( soulevé par G C) qu'elle n'est pas membre du CS". Ce à quoi quelqu'un (e) a répondu : "Et alors, cela n'a pas d'importance, puisqu'elle pourrait "officier" chapeautée par un membre du CS"

* Il est rappelé que pour permettre à tout copropriétaire désireux d’entreposer des appareils et/ou meubles encombrants temporairement de disposer d’un espace ad hoc dans l’immeuble, cette salle a été mise à disposition courant 2009, soit assez récemment. Ses modalités d’utilisation, de gestion et de suivi restent donc à déterminer et à officialiser à ce jour. A priori seul M. en aurait la clé actuellement avec 1 ou 2 autres personnes, à vérifier ?

-> Prévoir de désigner un interlocuteur responsable de la gestion de cette salle pour qu’elle ne soit pas utilisée n’importe comment ni n’importe quand.

-> Prévoir un document individuel nominatif à compléter par les personnes dépositaires d’objets et/ou meubles dans cette salle de transit et qui sera affiché sur les objets en dépôt et précisera une date limite de dépôt / dans cette salle de transit avec un délai de séjour maximum sur place.

S nous interroge également sur le local « serre » du 47B où les plantes sont entreposées car une quinzaine de jardinières non identifiées séjournent actuellement près dudit local. Les plantes déposées pour l’hivernage resteront-elles désormais à l’extérieur?

* La commission Jardin rappelle que la serre est un espace restreint qui ne peut recevoir toutes les plantes pour l’hivernage, aussi l’espace disponible devant ce local peut - à titre ponctuel - servir de lieu de dépôt temporaire si tant est que les plantes soient clairement identifiées et leur durée de séjour indiquée. La gestion de ce local « serre » devra donc être formalisée avec une durée limite de séjour des plantes et un nouveau briefing devra être fait à M sur ce sujet.

Commission Loisirs : les dernières festivités…

1) Le Noël des enfants s’est déroulé le dimanche 20 décembre 2009 avec un nombre d’enfants un peu inférieur à celui de l’année précédente, sans doute du fait de la date retenue (1^er week-end des vacances scolaire) et de l’affichage assez tardif de l’événement. Nous essaierons donc l’an prochain de nous y prendre un peu plus à l’avance afin que les parents et/ou les grands parents puissent se réserver au plus tôt pour la date choisie. Les intempéries ont empêché le Père Noël de 2008 d’arriver jusqu’à nous mais un autre Père Noël a bien voulu assurer l’intérim au pied levé, un grand merci à lui !

2) La Galette des Rois s’est déroulée le samedi 9 janvier 2010 avec un nombre moindre de gourmands qu’en 2009. A noter que les bulletins de participation tardent toujours à être remis dans les temps et ce, malgré les affichages et les rappels successifs. Nous avons finalement décidé de ne pas passer de commandes supplémentaires du fait des inscrits de dernière minute et nous avons donc opté pour le partage de nos 6 galettes avec des parts individuelles plus petites… au grand dam des gourmands qui ont du faire une croix sur le « rab » éventuel J.

Commission Jardin : au programme de 2010…

1) L’élagage des espaces verts et notamment la taille du peuplier d’Italie qui remonte à plus de 10 ans afin de le ramener à sa hauteur d’origine. Les 11 peupliers et le tilleul n’ont pas subi de taille depuis bientôt 10 ans également et ils devront donc être rabattus à leur taille d’alors si l’on veut s’assurer de leur longévité et leur bonne santé. Deux entreprises ont été consultées pour réaliser ces travaux :

- DARNIS (société avec qui nous travaillons pour nos espaces verts) : devis à 4.376 € TTC

- LA SERRE DU COLOMBIER (société recommandée par GIEP) : devis à 7.415 € TTC

Un rendez-vous a également été pris le mardi 2 février prochain avec la société en charge de la taille des arbres pour la MJC dont le travail rapide et efficace nous a impressionné. La présidente nous informe que JP M, directeur de la MJC, a prévu de faire tailler le gros peuplier (sa taille nous inquiète depuis quelques temps déjà) dès ce vendredi 29 janvier.

2) Suppression des 2 gros cyprès près des escaliers d’accès au Passage des Otages afin de pouvoir étendre la zone fleurie + demande de suppression des petits cyprès qui végètent le long du mur (cf. commentaire n°1 de Anne-Lise « post-réunion » en fin de document).

- DARNIS : devis à 992 € TTC

- SERRE DU COLOMBIER : devis à 712 € TTC

3) Plantations d’arbustes pas trop hauts en façade sud car il y a 2 à 3 massifs morts et il faut donc combler les vides de ce côté. Devis de la SERRE DU COLOMBIER à 216 € TTC + devis de DARNIS à 150 € TTC.

J Informer et convier les copropriétaires de Haxo 1 de nos séances « mains vertes » car certains aimeraient beaucoup y participer.

Commission Travaux : quoi de neuf ?

Le matériel et les affaires personnelles de la personne en charge du ménage sont désormais entreposés au 49B dans l’ancien local « douche ». Un énième point a été fait avec l’association intermédiaire en charge du personnel de ménage car les RDC restent malheureusement toujours très poisseux. Un remplaçant devrait arriver d’ici à 1 semaine pour prendre la relève de la personne présente qui a tout laissé en plan samedi matin et avec qui F. n’a même pas pu discuter lorsqu’elle a souhaité faire une mise au point ! Dernière tentative avec l’association intermédiaire actuelle et si non satisfaisant d’ici à fin février 2010 => STOP ! Il faudra prévoir pour la suite de choisir une société avec obligation de résultats.

En prévision de l’Assemblée Générale 2010 :

Eclats de béton : les photos prises et les questionnaires distribués ont permis de faire état d’une soixantaine de reprises à faire sur les 4 façades or il s’agit en partie de celles qui ont déjà fait l’objet d’une intervention il y a 3 ans ou lors du ravalement de 1994. Lors de cette nouvelle intervention, prévoir une obligation de résultats mais également une garantie à la clé, négociable sur 2 ou 4 ans. Il faudrait disposer pour le 22 février 2010 d’un budget et/ou d’un devis pour l’estimation de ces travaux. Nouvelle demande à la société précédente.

Electricité parties communes + poubelles. Le voyant lumineux orange des interrupteurs sur les paliers est KO => à démonter et à changer, M pourrait-il s’en charger ayant désormais suivi la formation de 2 jours qui l’autorise officiellement à intervenir sur l’électricité ?

Pour le nettoyage des parties communes, qui se charge de rappeler à M ses tâches et de s’assurer qu’elles sont bel et bien réalisées? GIEP doit venir voir M régulièrement afin de constater sur place la réalisation ou non réalisation des tâches à accomplir. Toutefois, il faut un interface in situ car GIEP ne peut évidemment pas se déplacer chaque jour ; D et G proposent de se charger de cet interface si tout le monde en est d’accord ? Côté jardin, la commission confirme que tout est Ok avec M

Résolution à prévoir pour la « prime 2010 » éventuelle qui serait allouée à M afin de marquer l’amélioration du suivi et du travail et donc l’encourager à poursuivre dans cette voie et le motiver pour l’année à venir. Résolution OK ou NON sur des objectifs déterminés au préalable ? A noter sa disponibilité et son investissement lors de plusieurs dégâts des eaux.

Ventilation : la commission Travaux indique que les entreprises consultées sont pour le moins « volatiles »… Deux devis obtenus via GIEP pour aller sur le toit => l’une des entreprises a refusé tout net ; l’autre ne semble pas pressée de fournir son devis malgré 2 mois de relance par Françoise. Pour la suite, choix au hasard d’autres sociétés ?

Ascenseurs : GIEP a transmis les offres de 3 bureaux pour la mission de contrôle quinquennal de nos ascenseurs (obligation légale récente). L’ARC a initié la mise en place d’une certification et publié à ce titre une liste des entreprises certifiées. La commission Travaux a donc sollicité 2 de ces entreprises pour obtenir leur devis et elle a décidé à prix équivalents de retenir l’offre de l’entreprise certifiée. La commission Travaux a donc demandé à GIEP de passer commande. Il serait peut être utile de confier une mission complémentaire suite à ce diagnostic pour contrôler les travaux de mise aux normes qui vont être lancés. L’ascenseur du 47 fait encore un bruit inquiétant depuis 2/3 jours => relance de Schindler faite par M + mail de F.

Jardin : la commission signale qu’il faudrait prévoir l’ajout de gravier dans l’allée, voire ajouter au devis l’ajout de gravier sur macadam et mauvaises herbes (cf. commentaire n°2 de Anne-Lise « post-réunion » en fin de document). Côté désherbage, M assure au moment ad hoc. Le karcher ne fonctionne plus et nul ne sait pourquoi ni depuis quand ? Vérification faite avec M ce jeudi 4 février et le karcher fonctionne correctement en réalité.

MJC : la présidente a reçu hier une lettre au sujet de l’entretien de l’entrée de l’immeuble rue Borrégo (passage sous voûte + jardin). La MJC prend acte de nos demandes et s’engage à nettoyer l’entrée sous le porche avec un karcher courant février, y compris dans l’allée si nécessaire. Lors des formations sises à la MJC, les participants transitent effectivement par notre entrée rue du Borrégo et ils utilisent également trottoir et espaces verts afférents. Le résultat est peu reluisant et la saleté domine puisque mégots, papiers et autres détritus en tout genre jonchent le sol... La présidente organise donc un RV avec la MJC et quelques membres du conseil syndical pour lister les problèmes puis rappeler et fixer les engagements respectifs concernant l’entretien et le fonctionnement afin que l’entrée de notre immeuble cesse de se dégrader. Ces zones restent à surveiller et nous ne devons pas hésiter à signaler et réclamer dès que nécessaire auprès de la MJC.

A voir lors de notre prochaine réunion, les 100 ans de Mme C : qui fait quoi ? où et quand ? que fait-on ?

Rétro planning Assemblé Générale du 8 avril 2010

=> Emargement PV les 9 et 10 mars après-midi + soir / Pré AG le samedi 27 mars 14h-16h / AG le 8 avril 2010

Comptage des voix : réflexion de D, F et A sur un document pré imprimé pour toutes les résolutions lors de l’AG => coche à compléter ou étiquettes autocollantes, etc.

G craint qu’un tel système de sécurisation des votes par résolution, bien que nécessaire, ne nous conduise à « passer la nuit complète » en AG.

Projet de résolution pour la « mise à disposition des salles communes » présenté par un groupe de travail constitué à et effet (E, D et F)

A L nous indique souffrir d’ores et déjà des nuisances sonores occasionnées lors des mises à disposition pour les fêtes des enfants de < 10 ans, aussi elle s’inquiète dès à présent de ce projet de résolution qui validerait d’éventuels mercredi en sus de ce qui existe aujourd’hui. Il s’agit d’un projet de résolution qui reste donc à retravailler avec toutes les parties prenantes pour aboutir à une résolution finalisée pour l’AG.

Résolutions proposées par Anne–Lise

1) Projet d’installation d’un lombricomposteur (des vers de terre pour fabriquer du compost) + achat du bocal = coût estimé à 175 €. Les membres du CS présents valident cet achat à titre expérimental pour l’immeuble et il n’y a donc pas nécessité d’une résolution car le coût est tout à fait raisonnable.

2) Projet d’AMAP des Hauts-de-Belleville en cours de création => il s’agit d’une coopérative d’achats de fruits & légumes directement auprès des producteurs moyennant un abonnement annuel payable d’avance et la participation ponctuelle des adhérents à la préparation et à la distribution hebdomadaire. Un lieu serait déjà retenu pour accueillir les futures distributions hebdomadaires de cet AMAP mais, si bon nombre de copropriétaires de notre immeuble étaient intéressés, ne serait-il pas envisageable d’être nous aussi ce lieu d’accueil/distribution à titre ponctuel ? Pour cette résolution, il serait utile d’apporter des précisions quant à la fréquence de cet accueil dit « ponctuel » ; quant aux nombres d’adhérents amenés à transiter dans l’immeuble, etc. Danielle suggère également de sonder du côté de la MJC car ce lieu pourrait également s’y prêter, à suivre.

(cf. commentaire n°3 de Anne-Lise « post-réunion » en fin de document).

Les dysfonctionnements

Apaisement momentané, nous souhaitons que cela dure afin de pouvoir enfin travailler sereinement. Anne L. s’interroge sur la pertinence et l’efficacité d’un CS plus restreint pour 2010 car 17 membres c’est beaucoup selon elle et là réside peut-être, pour partie au moins, l’origine de nos dysfonctionnements récents.

La prochaine réunion du conseil syndical aura lieu le jeudi 18 février 2010

Il s’agira d’une réunion INTERNE (cf. commentaire n°4 de Anne-Lise « post-réunion » en fin de document) afin de relire et finaliser les résolutions pour l’AG du 8 avril 2010

Commentaires « post-réunion » de Anne-Lise pour ajout au projet de CR du 18 01 2010 (transmis initialement à tous les présents pour corrections et ajouts avant diffusion finale à tous les membres du CS) :

1- On ne peut abattre les arbres d’une zone protégée sans autorisation – même au sein d’une propriété privée – et il serait donc judicieux de se renseigner au préalable auprès de la Direction des espaces verts et/ou de la Mairie du XXe. D’autre part, il conviendrait peut-être de consulter également les copropriétaires dont les fenêtres donnent sur ce côté ?

2- Consultation des habitants au préalable pour savoir s’ils préfèrent le gravier aux « mauvaises » herbes ?

3- Plusieurs copropriétaires travaillent actuellement à améliorer le texte de cette résolution => à consulter sous http://docs.google.com/View?id=dsznxqq_26cpj4h7hm

4- Pourquoi une réunion interne le jeudi 18 février prochain ? On a pu constater que la présence de public extérieur au CS évite bien des débordements verbaux et des attaques personnelles.