04. Google Drive

Natuurlijk kun je ook in Google Drive nog steeds bestanden uploaden en daar vandaan ook downloaden. Echter ... er is nu een veel betere methode.

Google heeft Google Drive ontwikkeld. Een totaal andere en VEEL EENVOUDIGER manier van denken en werken. In 2007 gestart als Google Docs. Bekijk dit filmpje en je begrijpt meteen de achterliggende visie.

Het belangrijkste verschil met de oude manier van werken is, dat je online aan documenten, spreadsheet, presentaties en tekeningen kan werken, zonder een programma op je lokale machine te installeren. De voordelen zijn enorm:

je kan samenwerken aan hetzelfde document en ziet direct wat er gebeurt
je hoeft dus niet meer bijlagen aan elkaar te mailen en het spelletje 'zoek de verschillen' te spelen
je hebt geen documenten meer op je lokale systeem staan, die kunnen dus ook niet meer worden gestolen
je hebt altijd samen het laatste document en ... een fantastische revisie-functionaliteit
je kan importeren en exporteren van en naar elk formaat
je kan aan je documenten werken met je PC, je laptop, je mobieltje, je tablet ongeacht het besturingssysteem
je werkt op een altijd beschikbaar, zeer robuust en super veilig gecertificeerd platform

Let op!! Documenten die zijn gemaakt in Google Drive, zoals tekstdocumenten of presentaties geen extra opslagruimte verbruiken in uw Google Drive, Google geeft u deze ruimte gratis.

TIP!!!

Anders dan je wellicht gewend bent, is de drive-folder geen fysieke plaats, maar niet meer dan een label. Daardoor kan je één en hetzelfde bestand (dus niet kopietjes!!!) in verschillende folders hebben staan. Dit voorkomt kopieën en daarmee de ellende van niet accurate bestanden.

Je doet dit met de shortcut "Shift" + "Z". Je voegt het geselecteerde bestand daarmee toe aan een andere folder, zonder hem te verplaatsen. Eén en het zelfde bestand 'leeft' daarmee op schijnbaar twee verschillende locaties.

Doordat je ook (zelfs tegelijkertijd) samen aan bestanden kunt werken en G Suite over een geweldige revisie-functie beschikt, heb je met Google Drive zonder extra kosten (het maakt immers gewoon deel uit van G Suite, wat de basis is onder Covide) echt een geweldig paradepaardje in huis.

En wat betekent Drive dan voor Covide?

Door de integratie met Covide komen daar als voordelen bij, dat de documenten centraal gearchiveerd staan onder relaties en projecten. Daardoor

kunnen alle Google-documenten ook worden benaderd vanuit en georganiseerd onder de Covide Relatie en/of Project
daarnaast kan je bijlagen in je mail direct opslaan onder de juiste relatie in Google Drive
bestanden in Google Drive heel eenvoudig als bijlage toevoegen aan je mail of Sales

Bijzonder handig: je kunt je documenten ook benaderen via de Google Drive App.

Bekijk onderstaande video als je even een geschikt moment vindt.

In deze uitgebreide informatiefilm met schermbeelden tonen we je de verregaande integratie van Covide en G Suite. We laten dat zien aan de hand van de functies:

inloggen (en uitloggen)
e-mail
maps
agenda
contactpersonen
drive

G Suite biedt daarvoor een prima en veilig platform in de Cloud.

Covide bundelt die processen en gegevens:

uw medewerkers kunnen sámen slagvaardig ingaan op klantvragen en -wensen
energie gaat niet onnodig verloren en fouten worden voorkómen
optimale controle op alle bedrijfsprocessen

Preview van beveiligde Office documenten in Google Drive.

Je kunt in Google Drive werken met een groot aantal bestandsformaten, zo ook beveiligde Microsoft Office documenten. Wanneer je in Google Drive een beveiligd document wilt openen verschijnt er een veld waar je het wachtwoord van het document moet invullen. Is dit succesvol, dan opent Google Drive een read-only preview van het document. Zie hiervoor ook de onderstaande animatie