04. 'Stuur mail met CC en BCC' is in Covide anders

Het sturen van een e-mail met CC's en BCC's is een ontzettend handige functie in mailprogramma's. Tegelijkertijd is het ook één van de grootste veroorzakers van de e-mail Tsunami, waar we het in deze Cursus - Handleiding vaker over hebben.

Maar ... waar we bij Covide een afkeer hebben van het forwarden van e-mail en daarvoor een veel beter alternatief bedachten, daar hebben we dat probleem juist niet bij het sturen van mail met CC's en BCC's, omdat we voor de interne ontvangers een juist ontzettend handige toevoeging hebben gerealiseerd.

Bekijk dit plaatje uit mijn STER-map (WM) maar eens:

Het betreft hier een mailtje, dat oorspronkelijk werd gestuurd aan collega De Vogt. Vlak voor het driehoek-icoon bevindt zich - nu bijna niet zichtbaar door de zwarte blok - het commentaar-icoon, dat vertelt, dat er aan deze mail een notitie hangt. (Zie daarvoor de paragraaf 'Stop met forwarden; verplaats je mail inclusief notitie'.)

Het gaat ons in de context van deze paragraaf om het icoon met de driehoek.

Wanneer je binnen Covide een e-mail stuurt met collega's in CC of BCC, dan krijgen de ontvangers dat icoontje in hun Inbox. Het vertelt hen al in de Inbox (ze hoeven het mailtje daarvoor dus helemaal niet te openen), dat deze mail door een collega is gestuurd en gearchiveerd. Via de hoover functie van je muis (je gaat met je muis boven het icoon hangen zonder erop te klikken) zie je ook door welke collega de mail is gearchiveerd, onder welke Relatie(s), welke BusinessCard en - indien dat ook een feit is - zelfs welk Project.

In feite weet je op het moment dat je die icoon in je Inbox ziet al, dat van jou geen directe actie wordt verlangt. Veelal kan je gebruikmakend van diezelfde hoover functie van je muis op het onderwerp van de mail al zien of je überhaupt nog wat met de mail moet of hem wellicht zelfs meteen kan verwijderen.

Volgens veel van onze gebruikers is deze functie één van de aller handigste in het systeem. Tsja, dat gaan we dan maar niet tegenspreken.

Selecteren van alleen de mailtjes met driehoek-icoon

Hierboven lieten we zien, wat een fantastische mogelijkheid de CC en BCC functie in Covide biedt middels het driehoek-icoontje. In juni 2018 heeft dat een extra dimensie gekregen op verzoek van één van onze klanten. Men schreef: "Weet je wat nou echt top zou zijn....als je een archived inbox van 6000 mails van je manager moet archiveren en je kon selecteren op mails die reeds gearchiveerd zijn, dan zou je zo de helft weg kunnen gooien. Mag op een wensenlijstje komen ;)" Nou hopen we natuurlijk dat de mail in Covide ook door de manager wel zo goed wordt gemanaged, dat dergelijk grote hoeveelheden niet meer gaan vóórkomen in een Inbox. Zelfs niet in de 'Archived Inbox, maar ... de functie om te kunnen selecteren op alleen de reeds door de collega gearchiveerde verzonden mailtjes is natuurlijk wel een Gouden Tip. En dus deze extra dimensie door eenvoudigweg even een vinkje te plaatsen:

Vanaf 12 juni 2018 voor iedereen beschikbaar.